【2021年版】おすすめのワークフローシステム比較8選

Excel稟議書からワークフローシステムへ
ストレスフリーな移行を実現する8項目を比較しました

	ワークフローEX 公式HP	AppRemo 公式HP	AgileWorks 公式HP	X-point Cloud 公式HP	楽々WorkflowII 公式HP	Create!Webフロー公式HP	ExchangeUSE 公式HP	aipo workflow 公式HP
クラウド＆オンプレミス	○	○	-	○	○	○	○	-
既存フォーマット利用	○	○	-	-	-	○	-	-
Excelデータ抽出	○	○	○	○	○	○	○	-
ローカル環境対応	○	○	-	-	-	-	-	○
組織変更の事前設定	○	○	○	-	○	-	-	-
承認フロー途中の編集	○	-	○	○	-	-	-	-
OS依存がない	○	-	○	○	-	-	-	-
Excelモバイル申請	○	-	-	-	-	-	-	-
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Excel稟議書からワークフローシステムへ
ストレスフリーな移行を実現する8項目

ワークフローシステムの導入にあたり、単純なスペックばかり気にしていると、想定外の「使いづらさ」が後々発覚することも。「使いやすさ」の実現には、現在の稟議フローを踏襲でき、なおかつ柔軟性が高いか、つまりは以下の8項目を満たしているかが重要です。

1：会社規模に合う
システム導入形式を
選べるか

手軽なクラウドと、大規模組織でも安定するオンプレミス。組織の規模や活用方法によって選択できるのが理想的です。

2：既存Excelフォーマットを利用できるか

既存のExcelフォーマットが使えないことは、申請・承認のストレスや混乱を招く大きな要因の1つです。

3：組織や帳簿などをExcelデータとして抽出できるか

ワークフローシステムのデータをすぐにExcelで活用できる形式で抽出できると、管理側の負担が軽減されます。

4：組織編制の情報を事前に設定・一括変更できるか

組織変更が完了してから社員一人ひとりの設定変更をしているようでは、フローに大きなタイムロスが生まれます。

5：ローカル・オフライン環境でも稟議作成できるか

出張先や現場など、ネット環境が安定しない場所でも問題なく稟議書作成ができると業務が止まりません。

6：申請フローの途中で書類の編集ができるか

小さな数字ミスの修正、注意書きの追加などで、差し戻しや再確認の手間がかからないように、途中編集の機能も必須です。

7：OSに依存せずシステム利用ができるか

OS依存のワークフローシステムを導入するとなると、社内すべてのPC・モバイル環境を揃える必要が出てきます。

8：Excelを使用してモバイル申請・承認ができるか

モバイル機器でも、利便性・セキュリティ性の高いExcelファイル申請ができれば安心です。

Excel稟議フォーマットに対応した
ワークフローシステム8選比較

当サイトで調査した全30のワークフローシステムの中から、Excel稟議フォーマットを活用できるものを選出。ストレスフリーな移行を実現する8項目をどれだけクリアしているのかを精査した上で、各システムの解説や評判を記載します。

従来のExcel稟議書をそのまま活用
使いやすさ重視のシステム

引用元：ワークフローEX公式サイト（https://www.workflow-ex.jp/）

88項目中

ワークフローEX

クラウド＆オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請

今までのExcel稟議フォーマットの感覚そのままに申請・承認できる

日頃使い慣れているExcelの稟議フォーマットを、そのままドラッグ＆ドロップするだけで利用できるワークフローシステムです。システムに合わせたフォーマットを作成する必要もないため、申請側の負担が軽減されます。Excelでモバイル申請・承認することも可能であり、ドキュメントビューワーの活用によりオフラインで申請途中の書類の修正や追記もでき、承認側のメリットも豊富です。

フォーマット作成も組織編制も、Excelの知識があれば扱える

申請フォーマットにExcelをそのまま活用できるだけでなく、組織編制のデータもExcelで使用できる形式でダウンロード可能。データを保存しておけば、人事異動時に以前の情報を参照して変換するなど、柔軟な対応が可能です。複雑なプログラミングの知識がなくても、管理がしやすいシステムです。

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ワークフローEX導入企業からの評判

iPhoneのメール承認で決裁時間短縮

社員がバインダーを持って走り回る風景は見られなくなったし、ビジネスグローバル化で経営幹部の海外出張の機会が増えているが、iPhoneによるメール承認によって決裁までの時間短縮も実現した。
引用元：ワークフローEX公式サイト（https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2019/07/wfex-case0010.pdf）

日にちではなく時間単位で決裁が完了

決裁手続きは確実にスピードアップしました。決裁完了までのタイムスパンが、従来は日にち単位だったものが時間単位になっています。
引用元：ワークフローEX公式サイト（https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2019/07/wfex-case0011.pdf）

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お知らせ

2020.2.6　[ワークフロー導入事例] 株式会社URコミュニティ様を掲載いたしました。
2020.1.14　Windows 7延長サポート終了に伴うお知らせ
2019.1.17　[ワークフロー導入事例] 九州旅客鉄道株式会社様を掲載いたしました。

導入事例

九州旅客鉄道株式会社:導入規模2000ユーザー
株式会社パソナテック:導入規模500ユーザー
株式会社サイゼリヤ:導入規模200ユーザー

参照元：ワークフローEX公式HP（https://www.workflow-ex.jp/）

使い慣れた画面レイアウトや機能で
稟議書の作成・編集が可能

引用元：AppRemo公式サイト（https://solutions.system-exe.co.jp/appremo）

58項目中

AppRemo（旧：羅針盤ワークフロー）

クラウド＆オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定

フォームの追加や編集もExcelで対応できる

AppRemoの申請フォームはExcelシートをベースとしているため、使い慣れた画面レイアウトや機能で申請・承認業務を処理することが可能です。罫線や塗りつぶしなど、日頃慣れているExcelの機能を使って簡単にデザインできます。さらに、導入後の申請フォームの追加・編集もExcelで対応可能です。

個人単位ではなく組織単位で承認グループを設定可能

AppRemoは、個人だけでなく承認グループによる承認機能を備えています。ワークグループ全体での承認・確認が行えるため、チーム単位でのプロジェクトを動かすことが多い組織での利便性に優れ、スムーズな進行を実現します。

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AppRemo）導入企業からの評判

引用申請により押印と紐づけられる

機能として評価したのは引用申請です。申請の承認後に、文書に押印を求める押印申請を引用申請から申請できるので、どの申請の押印申請なのかを紐づけられて、とても便利だと思いました。
引用元：AppRemo公式サイト（https://products.system-exe.co.jp/case/exexcps-atr/）

台帳転記や申請書保管の必要がない

業務負荷も大きく改善された。申請書の内容を台帳に転記して管理する必要がなくなり、申請書の保管も不要になったことで、その時間をコア業務に充てられるようになった。
引用元：AppRemo公式サイト（https://www.system-exe.co.jp/case/exexcps-msp/）

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お知らせ

2021.04.15 AppRemoサポートデスク：ゴールデンウィーク休業期間のお知らせ
2021.03.29 TOKYO MX 情報番組「ええじゃない課Biz」でAppRemoが紹介されます
2020.12.23　セミナー動画　オンデマンド配信はじめました

導入事例

導入事例：三菱商事パッケージング株式会社
導入事例：株式会社アトレ
導入事例：株式会社ミヤザワ

イベント・セミナー

2021年6月9日（水）10時～10時40分　＜9:50からログイン可能＞
ワークフローシステムAppRemo体感セミナー

参照元：AppRemo公式HP（https://solutions.system-exe.co.jp/appremo）

紙のようなインターフェースで
簡単に書類申請ができる

引用元：AgileWorks公式サイト（https://www.atled.jp/agileworks/）

48項目中

AgileWorks

Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

直感性や操作性を重視した紙のようなインターフェース

直感性や操作性を重視したインターフェースで、稟議書の電子化をサポートするワークフローシステムです。一般的な企業で使用されている紙の稟議書をイメージさせる申請フォーマットで、システム導入によるストレスを軽減。一度作成したフォームはコピーして再利用できるため、フォーム作成の手間を省くことで業務効率アップが期待できます。

業務フローの可視化、権限管理が行いやすい

個人の業務だけでなく社内業務のフローを全て可視化できるため、進捗状況の把握やミス、不正防止にもつながります。蓄積されたデータは世代別の組織情報に管理されるなど、柔軟な権限管理による内部統制強化にも効果的です。

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AgileWorks導入企業からの評判

電子化、保存の手間がかからない

決裁後の帳票はPDF化／CSV化されて指定の場所（ストレージ）に自動で保存されるため、これまで所管部署で行ってきた、紙でまわってきた申請書を電子化して保存する手間が削減されました。
引用元：AgileWorks公式サイト（https://www.atled.jp/agileworks/case/shimz/）

記載漏れや不備が大幅に削減された

申請書の必須項目の記載漏れや不備が大幅に減り、業務がスムーズかつ正確に遂行されるようになりました。また、承認・決裁業務のスピードアップや自動化が図られました。
引用元：AgileWorks公式サイト（https://www.atled.jp/agileworks/case/dir/）

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お知らせ

2021.05.26 【琉球アスティーダ×エイトレッド】全国の地域企業やスポーツ関連企業の上場支援を発表
2021.04.15 「ITreview Grid Award 2021 Spring」でリーダーポジションを獲得～ワークフロー部門で7期連続での選出～
2021.03.31 【2020年度総括と2021年度展望】進む業務のデジタル化、企業の競争力向上には情報の「経営資産化」がますます重要に

導入事例

コニカミノルタジャパン株式会社
学校法人東洋大学
富士ゼロックス株式会社

イベント・セミナー

2021年06月02日(水)11:00-11:45
【定期セミナー】X-pointの効果的なトライアルとは　トライアルの効果的な進め方セミナー
2021年06月03日(木)14:00-14:50
【6/3開催】ウェビナー｜大規模向けワークフロー製品AgileWorksデモセミナー
2021年06月08日(火)10:00-11:30
【ワークフロー総研1周年記念】バックオフィスから始まるファーストDXセミナー－3人のプロ～組織改革、パートナーCFO、戦略総務～が語るバックオフィスのDX－
2021年06月09日(水)14:00-14:40
ワークフローがないと発生する課題＆「X-point」での解決策をご紹介！
2021年06月09日(水)11:00-11:45
【定期セミナー】X-pointの効果的なトライアルとは　トライアルの効果的な進め方セミナー
2021年06月10日(木)11:00-11:45
【定期セミナー】中堅大手企業様向け　～AgileWorks製品紹介セミナー～　デモによる操作性とフォーム・ルート作成など管理機能もご紹介
2021年06月11日(金)15:00-15:45
ハンコ出社からの脱却！ワークフロー見直しで経営もコストもスリム化！～直面するテレワークの課題を解決！X-point 新バージョンを紹介～
2021年06月16日(水)14:00-14:40
長く安心して利用できる、ワークフローの選び方
2021年06月21日(月)14:00-15:45
ペーパーレス対応から始める電子帳簿保存法対応～CTCが提案するワークフローシステムやRPAを組み合わせたデジタルトランスフォーメーション (DX)～
2021年06月22日(火)14:00-14:30
【新バージョンはここが違う！】ノーコードで業務効率化 X-point Cloud 紹介セミナー
2021年06月23日(水)15:00-16:00
【ユーザー様ご登壇セミナー】帝京大学様に訊く、校務デジタル化に向けたワークフロー導入について～決裁の効率化、迅速な意思決定、ガバナンス強化を実現～
2021年06月23日(水)11:00-11:40
事例から学ぶ！紙業務を電子化することで、生まれる効果とは？
2021年06月24日(木)15:30-17:00
インボイス制度で加速するDX「まったなし！インボイス制度。そろそろ準備が必要です」
2021年06月25日(金)13:30-14:30
ERP連携、こうすれば紙がなくなる！請求業務大改造セミナー～OCR×ワークフロー×データ連携で実現するリモートワーク推進～

参照元：AgileWorks公式HP（https://www.atled.jp/agileworks/）

800種類以上の帳票作成ができ
複雑なフローに対応

引用元：X-point Cloud公式サイト（https://www.atled.jp/xpoint_cloud/）

48項目中

X-point Cloud

クラウド＆オンプレミス
Excelデータ抽出
承認フロー途中の編集
OS依存がない

様々な形式の稟議書や申請書に対応できる

用途が制限されたシステムではないため、場合によっては800種類以上の帳票作成も可能。また、スマホやタブレットなどのモバイルにも対応しているため、承認者は外出先からもワンクリックで承認処理を行えます。多数の形式の稟議書や申請書を、様々な場所で扱う企業に適したシステムです。

今までの業務規程テンプレートそっくりの入力フォームを作成できる

稟議や勤怠届、経費精算など、社内の業務規程テンプレートそのままのデザインを活かして入力フォームにできるため、システム以降のストレスを抑えらえます。必須入力箇所の指示や入力支援の機能を搭載しているため、ミスなく素早く書類作成ができるようサポートしてくれるのも特徴です。

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X-point Cloud導入企業からの評判

コスト削減ができ保管スペースも不要に

毎月4000枚もの勤怠届の申請書類を受け取っていました。その紙とやり取りにかかわるコストがすべて削減されたと同時に、申請書類の保管スペースも不要になりました。
引用元：X-point Cloud公式サイト（https://www.atled.jp/xpoint_cloud/case/abcmart/）

直感的な操作でミスが少なくなった

画面や操作がわかりやすく、直感的に使えて設定のオペレーションミスも少なくなりました。フォームを選ぶことで完成形がイメージしやすく、仕様決めの打ち合わせもスムーズに行えます。
引用元：X-point Cloud公式サイト（https://www.atled.jp/xpoint_cloud/case/kmbiologics/）

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お知らせ

2021.05.26 【琉球アスティーダ×エイトレッド】全国の地域企業やスポーツ関連企業の上場支援を発表
2021.04.15 「ITreview Grid Award 2021 Spring」でリーダーポジションを獲得～ワークフロー部門で7期連続での選出～
2021.03.31 【2020年度総括と2021年度展望】進む業務のデジタル化、企業の競争力向上には情報の「経営資産化」がますます重要に

事例

- UiPath株式会社
- 株式会社プレミアムウォーターホールディングス
- 牛乳石鹸共進社株式会社

イベント・セミナー

2021年06月02日(水)11:00-11:45
【定期セミナー】X-pointの効果的なトライアルとは　トライアルの効果的な進め方セミナー
2021年06月03日(木)14:00-14:50
【6/3開催】ウェビナー｜大規模向けワークフロー製品AgileWorksデモセミナー
2021年06月08日(火)10:00-11:30
【ワークフロー総研1周年記念】バックオフィスから始まるファーストDXセミナー－3人のプロ～組織改革、パートナーCFO、戦略総務～が語るバックオフィスのDX－
2021年06月09日(水)14:00-14:40
ワークフローがないと発生する課題＆「X-point」での解決策をご紹介！
2021年06月09日(水)11:00-11:45
【定期セミナー】X-pointの効果的なトライアルとは　トライアルの効果的な進め方セミナー
2021年06月10日(木)11:00-11:45
【定期セミナー】中堅大手企業様向け　～AgileWorks製品紹介セミナー～　デモによる操作性とフォーム・ルート作成など管理機能もご紹介
2021年06月11日(金)15:00-15:45
ハンコ出社からの脱却！ワークフロー見直しで経営もコストもスリム化！～直面するテレワークの課題を解決！X-point 新バージョンを紹介～
2021年06月16日(水)14:00-14:40
長く安心して利用できる、ワークフローの選び方
2021年06月21日(月)14:00-15:45
ペーパーレス対応から始める電子帳簿保存法対応～CTCが提案するワークフローシステムやRPAを組み合わせたデジタルトランスフォーメーション (DX)～
2021年06月22日(火)14:00-14:30
【新バージョンはここが違う！】ノーコードで業務効率化 X-point Cloud 紹介セミナー
2021年06月23日(水)15:00-16:00
【ユーザー様ご登壇セミナー】帝京大学様に訊く、校務デジタル化に向けたワークフロー導入について～決裁の効率化、迅速な意思決定、ガバナンス強化を実現～
2021年06月23日(水)11:00-11:40
事例から学ぶ！紙業務を電子化することで、生まれる効果とは？
2021年06月24日(木)15:30-17:00
インボイス制度で加速するDX「まったなし！インボイス制度。そろそろ準備が必要です」
2021年06月25日(金)13:30-14:30
ERP連携、こうすれば紙がなくなる！請求業務大改造セミナー～OCR×ワークフロー×データ連携で実現するリモートワーク推進～

参照元：X-point Cloud公式HP（https://www.atled.jp/xpoint_cloud/）

会社の規模や予算に合わせて
選択できるシステム

引用元：楽々WorkflowII公式サイト（https://www.sei-info.co.jp/workflow/）

48項目中

楽々WorkflowII

クラウド＆オンプレミス
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定

日本独特の商習慣に合った柔軟な設定に対応

小規模な知識ならクラウドを利用した簡易ワークフロー、組織規模が大きい本格的なワークフローならオンプレミスと、組織の規模によって最適なシステムが選択できます。また、根回しや条件分岐など、日本独特の商習慣に合った柔軟な設定ができるなど、組織に合わせて細やかな設定ができるワークフローシステムです。

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楽々WorkflowII導入企業からの評判

データのエクスポート・インポートが可能

操作がわかりやすいので、申請フォームの作成や設定もしやすいです。管理するデータをエクスポート・インポートする機能がありますので、検証環境から本番環境への移行も容易です。
引用元：楽々WorkflowII公式サイト（https://www.sei-info.co.jp/workflow/cases/mcj.html）

ペーパーレス化、働き方改革に貢献

メール内のリンクをクリックするとワークフローが立ち上がります。外出先からスマートフォンで承認することも可能。ペーパーレス化とともに働き方改革の観点でも大きく貢献しています。
引用元：楽々WorkflowII公式サイト（https://www.sei-info.co.jp/workflow/cases/nssmc-eng.html）

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お知らせ

2021/05/27 クラウド型ワークフローサービス「楽々WorkflowII クラウドサービス　オープン講習」をオンラインでも提供開始
2021/05/25 文書管理・情報共有システムの最新版「楽々Document Plus Ver.6.1」を販売開始～電子契約サービス「クラウドサイン」と連携し、契約書の申請から締結・保管までを一貫して管理～
2021/05/21 株式会社ニチリン様の導入事例の紹介を公開しました。

事例

ケイティケイ株式会社
株式会社MCJ
株式会社横浜銀行

イベント・セミナー

2021/06/08 失敗しないナレッジマネジメントの進め方　～暗黙知の引き出し方から、ナレッジの共有・活用方法まで～
2021.05.26～28　名古屋楽々WorkflowII オープン講習

参照元：楽々WorkflowII公式HP（https://www.sei-info.co.jp/workflow/）

紙ベースの稟議書の様式を
そのまま電子上で再現

引用元：Create!Webフロー公式サイト（https://www.createwebflow.jp/）

38項目中

Create!Webフロー

クラウド＆オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出

印影表示や日付印の設定に対応

システムにあるテンプレートを活用するだけでなく、必要に応じでフォーマットの調整・修正が可能です。決裁後の申請書はPDF形式での出力、印影表示や日付印の設定もできるため、まさに「紙の稟議書同様」の扱い方ができます。また、稟議申請途中でもページの挿入や画像の挿入が事由にできるなど、柔軟性のある対応も可能です。

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Create!Webフロー導入企業からの評判

起案から保管まで紙出力の必要なし

起案されてから決裁完了、登録・保管まで紙が出力されることは一切ありません。書類の保管に必要な手間やスペース（書庫）も不要となり、空いたスペースは会議室などに転用しています。
引用元：Create!Webフロー公式サイト（https://www.createwebflow.jp/case/nittsushoji/detail.html）

再入力や保管、管理の手間が省ける

これまでは決裁書や報告書の内容の再入力や、原本書類の保管や管理にも多くのリソースを割いていましたが、そのような作業も不要となりました。
引用元：Create!Webフロー公式サイト（https://www.createwebflow.jp/case/kitasato/detail.html）

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管理者側への問い合わせを
軽減するナビゲーションを搭載

引用元：ExchangeUSE公式サイト（https://www.exchangeuse.com/）

28項目中

ExchangeUSE

クラウド＆オンプレミス
Excelデータ抽出

社員に提出が必要な申請書を知らせるナビゲーションシステム

ExchangeUSEではナビゲートオプションを活用することで、提出が必要な申請書を社員に知らせるナビゲーションを作成できます。申請者が事象を選択して「はい・いいえ」で答えていくだけで必要な申請書を自動選択できるため、管理者への問い合わせを軽減することが可能です。

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ExchangeUSE導入企業からの評判

社員に自発的な意識が根付いた

フローを格段にシンプル化できたうえ、経費精算も「誰かに言われてやる」のではなく自発的に起票しなければならないという意識が徐々に社内に根付いてきました。
引用元：ExchangeUSE公式サイト（https://www.exchangeuse.com/case/case_sankei.html）

知識やスキルに不安のある社員も抵抗がない

今まで使っていた紙の書式イメージをそのままに、稟議書フォームが容易にできました。ITの知識やスキルに不安のある社員も、導入の混乱が抑えられると思いました。
引用元：ExchangeUSE公式サイト（https://www.exchangeuse.com/case/case_astomos-r.html）

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官公庁でも採用されるほどの
セキュリティ水準の高さ

引用元：aipo workflow公式サイト（https://aipo.com/apps/workflow/）

18項目中

aipo workflow

ローカル環境対応

操作のイベントログ記録により不正を防ぐ

企業だけでなく官公庁でも採用されるセキュリティ水準の高さが特徴です。IPアドレスによる制限を行うことで、社外端末からの不正なアクセスをブロック。ファイル送受信を禁止設定することで、機密ファイルなどを誤って漏洩するリスクも軽減できます。さらに、重要な操作はイベントログに記録されることから、不正利用を防ぐことにつながります。

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aipo workflow導入企業からの評判

細かな事務手続きに煩わされない

機器の操作方法やトラブル時の対応、ノウハウなどは掲示板で共有しています。細かな事務手続き等にわずらわされることなく、制作という本業に集中できるようになったのが最大の効果です。
引用元：aipo workflow公式サイト（https://aipo.com/case/aslan-estudio/）

スタッフ是認で全体のタスクを確認できる

スタッフ全員が「全てのスケジュール・タスク」を確認できるので、お互いに声を掛けながら納期調整作業がしやすくなり、お客様にご迷惑をかける事がかなり少なくなりました。
引用元：aipo workflow公式サイト（https://aipo.com/case/web_tamago/）

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社内システムを選ぶとなると、どうしても基本的なスペックで比較をしがちです。ですが多くの社員が使用するシステムでは、なによりも「使いやすさ」にこだわるべきです。使いやすいシステムを選ぶために知っておくべきポイントを、わかりやすく解説いたします。

クラウドとオンプレミスを選べるか

クラウドとオンプレミスにはそれぞれメリット・デメリットがあり、会社の規模や環境、システムの使用状況によって、どちらを選ぶべきか一概には判断できません。最適なシステムを選ぶためには、クラウドとオンプレミスを選べることが重要です。ここではそれぞれのメリット・デメリットを解説した上で、どのように選ぶべきか説明します。

「クラウドとオンプレミスを選べるか」を詳しく見る

既存Excelフォーマットがそのまま利用できるか

「Excelを使えるワークフローシステム」といっても、実際は様々なタイプのものがあります。システム側で定められたフォーマットでならExcelを使える、会社内で使用しているExcelフォーマットとシステムの互換性を整えてから使用できる…といったタイプですと、管理側の負担が大きくなります。Excelをそのまま申請フォーマットとして使用できるかが、見極めるポイントです。

「既存Excelフォーマットがそのまま利用できるか」を詳しく見る

組織や帳簿などをExcelデータとして抽出できるか

ワークフローシステムにExcelを反映できるだけでなく、反対にExcelデータとして抽出できるかも重要です。ただ単にデータを抽出できる、管理できるというだけでなく、そのままExcelに反映できるのかを見る必要があります。人事データなどもインポートできると、データ管理や状況の修復などにも利用できますよ。

「組織や帳簿などをExcelデータとして抽出できるか」を詳しく見る

組織編成の情報を事前に設定・一括変更できるか

組織編制を行った際に、承認フローを一括で変更できないと、数日間のロスが生まれ業務に滞りが発生します。組織編制後のフローを別のデータとして編集・保存でき、組織編制が行われた際、一括で変更できることが望ましいです。管理側の負担を減らすためにも、必要な機能です。

「組織編成の情報を事前に設定・一括変更できるか」を詳しく見る

ローカル・オフライン環境でも稟議作成できるか

Webブラウザを使用したシステムやサーバーにつないで使用するシステムは、オンライン状態でないと稟議作成ができません。出張が多い仕事ですと、オンライン環境が安定しないような状況でも円滑に稟議作成を行うためにも、ローカル環境で使用可能なシステムが好ましいです。

「ローカル・オフライン環境でも稟議作成できるか」を詳しく見る

申請フローの途中で、書類の編集ができるか

申請フローの途中で誤りがあった、書類に追記したい内容があるといった場合、いったん申請者まで差し戻しをし、再度データを修正する必要が発生してしまうのは大きな手間です。差し戻しの手間をかけずに「誰がどのタイミングで変更したか」が明確となる、申請フローの途中で書類が編集できるシステムですと便利です。

「申請フローの途中で、書類の編集ができるか」を詳しく見る

OSに依存せずシステム利用ができるか

専用のアプリケーションの場合OSや環境に依存してしまい、PCによってはシステムが使用できない、モバイル機器では上手く扱えない等の心配があります。ブラウザを使用したドキュメントビューワーや、モバイル機器のためのシステム、さらにはOSや機種も選ばないメールでの申請など、様々なパターンに対応できることが望ましいです。

「OSに依存せずシステム利用ができるか」を詳しく見る

Excelを使用してモバイル申請・承認ができるか

モバイル機器でExcelファイルによる申請は、メール送信ならばZIPファイルに対応できるため、セキュリティが高められます。また、支店が多くある会社や出張が多い会社などでは、元来からメールでの申請を行ってきた傾向にあるため、メールを使用できるワークフローシステムですと、元々の方法と体感が同じため、定着しやすいメリットもあります。

「Excelを使用してモバイル申請・承認ができるか」を詳しく見る

ワークフローシステム導入による
メリットとその事例

社内の稟議申請・承認をシステム上で行えるワークフローシステム。導入により承認完了までのスピードが上がる、書類の管理・確認がしやすくなるなど様々なメリットがあり、注目を集めています。
ワークフローシステムの導入で自社にとってどのような利益があるのかを解説。また、すでに導入をしている企業ではどのような変化があったのか、事例を掲載しています。

稟議・決済手続きの工数削減

ワークフローシステム導入の基本的なメリットの1つです。いままで紙の稟議書を使用し、承認者が順番に捺印をする形式で稟議決裁をしていた場合、完了までに多くの時間と工数が必要でした。ワークフローシステムならば、システム上ですべてが完結するため、申請者・承認者共に工数が削減でき、スムーズな業務進行を助けます。

過去書類や帳票の管理・検索性の向上

稟議書を紙で管理、もしくはPDF化などを行い保管をしていた場合、特定のものをピックアップするには工数がかかっていました。システム上で稟議や帳票を一括管理することで、検索性を向上させるだけではなく、データの抜粋もしやすくなります。

事務処理の軽減による効率化

膨大な稟議書や申請書を紙によるファイリングや、PDF化によるフォルダ格納などで処理するには、一定量の事務処理工数が必要でした。ワークフローシステムを導入すれば、承認された稟議書は自動的にデータ処理・格納されるようになります。

不正な稟議・決済の防止

紙の稟議を使用した決済では、費用面など目視による確認が中心となるため、稟議の間違いや不正な申請などに気付きづらく、丁寧な確認が必要でした。ワークフローシステムならば、予算の計算などもシステム上で行われるため、申請の誤りや不正が起こりにくくなります。

申請書類の一元化による内部監査業務の効率化

定期的な内部監査を行う場合、必要な書類などをあらかじめ精査し、用意する必要があります。ワークフローシステムを活用すれば、必要書類をすぐに検索し、監査用にまとめることが可能です。

ペーパーレス化による経費削減・社会貢献

紙の稟議書による申請・承認には、毎日膨大な量の資源が使用されます。特に支店が多い企業でFAXによるやりとりをしていた場合、稟議1枚に対して何枚もの紙が使用に。システム上で承認・申請が行えるワークフローシステムならば、ペーパーレス化による経費削減と社会貢献につながります。

承認経路の可視化による決済の権限の明確化

ワークフローシステムは通常の承認フローだけでなく、代理申請・代理承認も設定できるものが多いです。紙の稟議では誰が捺印をしたのかがわからない、誰が権限をもっているのか不明瞭といったことが起こりやすいですが、ワークフローシステム上ならばすべてが明確に記載されているため、トラブルが発生しにくくなります。

文書管理におけるセキュリティの強化

紙の稟議書による申請途中で、文書を紛失してしまうケースは珍しくありません。また、管理ファイル自体を紛失し、大問題になったという話もあります。システム上で稟議の申請を行えば紛失の心配はありません。また、暗号化によるセキュリティの強化も行えます。

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