ワークフローシステムの導入で問題の1つとなるのが、システムの使いづらさによる社員からの不満の声です。当サイトでは申請者・承認者・管理者、どの立場でも理解しやすく、より稟議フローの効率化・機能化を図れるシステムの導入サポートをいたします。
ワークフローシステムの導入にあたり、単純なスペックばかり気にしていると、想定外の「使いづらさ」が後々発覚することも。ストレスフリーな「使いやすさ」の実現には、現在の稟議フローを踏襲でき、なおかつ柔軟性が高いか、つまりは以下の8項目を満たしているかが重要です。
手軽なクラウドと、大規模組織でも安定するオンプレミス。組織の規模や活用方法によって選択できるのが理想的です。
既存のExcelフォーマットが使えないことは、申請・承認のストレスや混乱を招く大きな要因の1つです。
ワークフローシステムのデータをすぐにExcelで活用できる形式で抽出できると、管理側の負担が軽減されます。
組織変更が完了してから社員一人ひとりの設定変更をしているようでは、フローに大きなタイムロスが生まれます。
出張先や現場など、ネット環境が安定しない場所でも問題なく稟議書作成ができると業務が止まりません。
小さな数字ミスの修正、注意書きの追加などで、差し戻しや再確認の手間がかからないように、途中編集の機能も必須です。
OS依存のワークフローシステムを導入するとなると、社内すべてのPC・モバイル環境を揃える必要が出てきます。
モバイル機器でも、利便性・セキュリティ性の高いExcelファイル申請ができれば安心です。
当サイトで調査した全20のワークフローシステムの中から、Excel稟議フォーマットを活用できるものを選出。ストレスフリーな移行を実現する8項目をどれだけクリアしているのかを精査した上で、各システムの解説や評判を記載します。
今までのExcel稟議フォーマットの感覚そのままに申請・承認できる
日頃使い慣れているExcelの稟議フォーマットを、そのままドラッグ＆ドロップするだけで利用できるワークフローシステムです。システムに合わせたフォーマットを作成する必要もないため、申請側の負担が軽減されます。Excelでモバイル申請・承認することも可能であり、ドキュメントビューワーの活用によりオフラインで申請途中の書類の修正や追記もでき、承認側のメリットも豊富です。
フォーマット作成も組織編制も、Excelの知識があれば扱える
申請フォーマットにExcelをそのまま活用できるだけでなく、組織編制のデータもExcelで使用できる形式でダウンロード可能。データを保存しておけば、人事異動時に以前の情報を参照して変換するなど、柔軟な対応が可能です。複雑なプログラミングの知識がなくても、管理がしやすいシステムです。
iPhoneのメール承認で決裁時間短縮
社員がバインダーを持って走り回る風景は見られなくなったし、ビジネスグローバル化で経営幹部の海外出張の機会が増えているが、iPhoneによるメール承認によって決裁までの時間短縮も実現した。
引用元：ワークフローEX公式サイト（https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2019/07/wfex-case0010.pdf）
日にちではなく時間単位で決裁が完了
決裁手続きは確実にスピードアップしました。決裁完了までのタイムスパンが、従来は日にち単位だったものが時間単位になっています。
引用元：ワークフローEX公式サイト（https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2019/07/wfex-case0011.pdf）
フォームの追加や編集もExcelで対応できる
羅針盤ワークフローの申請フォームはExcelシートをベースとしているため、使い慣れた画面レイアウトや機能で申請・承認業務を処理することが可能です。罫線や塗りつぶしなど、日頃慣れているExcelの機能を使って簡単にデザインできます。さらに、導入後の申請フォームの追加・編集もExcelで対応可能です。
個人単位ではなく組織単位で承認グループを設定可能
羅針盤ワークフローは、個人だけでなく承認グループによる承認機能を備えています。ワークグループ全体での承認・確認が行えるため、チーム単位でのプロジェクトを動かすことが多い組織での利便性に優れ、スムーズな進行を実現します。
引用申請により押印と紐づけられる
機能として評価したのは引用申請です。申請の承認後に、文書に押印を求める押印申請を引用申請から申請できるので、どの申請の押印申請なのかを紐づけられて、とても便利だと思いました。
引用元：羅針盤ワークフロー公式サイト（https://products.system-exe.co.jp/case/exexcps-atr/）
台帳転記や申請書保管の必要がない
業務負荷も大きく改善された。申請書の内容を台帳に転記して管理する必要がなくなり、申請書の保管も不要になったことで、その時間をコア業務に充てられるようになった。
引用元：羅針盤ワークフロー公式サイト（https://www.system-exe.co.jp/case/exexcps-msp/）
直感性や操作性を重視した>紙のようなインターフェース
直感性や操作性を重視したインターフェースで、稟議書の電子化をサポートするワークフローシステムです。一般的な企業で使用されている紙の稟議書をイメージさせる申請フォーマットで、システム導入によるストレスを軽減。一度作成したフォームはコピーして再利用できるため、フォーム作成の手間を省くことで業務効率アップが期待できます。
業務フローの可視化、権限管理が行いやすい
個人の業務だけでなく社内業務のフローを全て可視化できるため、進捗状況の把握やミス、不正防止にもつながります。蓄積されたデータは世代別の組織情報に管理されるなど、柔軟な権限管理による内部統制強化にも効果的です。
電子化、保存の手間がかからない
決裁後の帳票はPDF化／CSV化されて指定の場所（ストレージ）に自動で保存されるため、これまで所管部署で行ってきた、紙でまわってきた申請書を電子化して保存する手間が削減されました。
引用元：AgileWorks公式サイト（https://www.atled.jp/agileworks/case/shimz/）
記載漏れや不備が大幅に削減された
申請書の必須項目の記載漏れや不備が大幅に減り、業務がスムーズかつ正確に遂行されるようになりました。また、承認・決裁業務のスピードアップや自動化が図られました。
引用元：AgileWorks公式サイト（https://www.atled.jp/agileworks/case/dir/）
様々な形式の稟議書や申請書に対応できる
用途が制限されたシステムではないため、場合によっては800種類以上の帳票作成も可能。また、スマホやタブレットなどのモバイルにも対応しているため、承認者は外出先からもワンクリックで承認処理を行えます。多数の形式の稟議書や申請書を、様々な場所で扱う企業に適したシステムです。
今までの業務規程テンプレートそっくりの入力フォームを作成できる
稟議や勤怠届、経費精算など、社内の業務規程テンプレートそのままのデザインを活かして入力フォームにできるため、システム以降のストレスを抑えらえます。必須入力箇所の指示や入力支援の機能を搭載しているため、ミスなく素早く書類作成ができるようサポートしてくれるのも特徴です。
コスト削減ができ保管スペースも不要に
毎月4000枚もの勤怠届の申請書類を受け取っていました。その紙とやり取りにかかわるコストがすべて削減されたと同時に、申請書類の保管スペースも不要になりました。
引用元：X-point Cloud公式サイト（https://www.atled.jp/xpoint_cloud/case/abcmart/）
直感的な操作でミスが少なくなった
画面や操作がわかりやすく、直感的に使えて設定のオペレーションミスも少なくなりました。フォームを選ぶことで完成形がイメージしやすく、仕様決めの打ち合わせもスムーズに行えます。
引用元：X-point Cloud公式サイト（https://www.atled.jp/xpoint_cloud/case/kmbiologics/）
日本独特の商習慣に合った柔軟な設定に対応
小規模な知識ならクラウドを利用した簡易ワークフロー、組織規模が大きい本格的なワークフローならオンプレミスと、組織の規模によって最適なシステムが選択できます。また、根回しや条件分岐など、日本独特の商習慣に合った柔軟な設定ができるなど、組織に合わせて細やかな設定ができるワークフローシステムです。
データのエクスポート・インポートが可能
操作がわかりやすいので、申請フォームの作成や設定もしやすいです。管理するデータをエクスポート・インポートする機能がありますので、検証環境から本番環境への移行も容易です。
引用元：楽々WorkflowII公式サイト（https://www.sei-info.co.jp/workflow/cases/mcj.html）
ペーパーレス化、働き方改革に貢献
メール内のリンクをクリックするとワークフローが立ち上がります。外出先からスマートフォンで承認することも可能。ペーパーレス化とともに働き方改革の観点でも大きく貢献しています。
引用元：楽々WorkflowII公式サイト（https://www.sei-info.co.jp/workflow/cases/nssmc-eng.html）
印影表示や日付印の設定に対応
システムにあるテンプレートを活用するだけでなく、必要に応じでフォーマットの調整・修正が可能です。決裁後の申請書はPDF形式での出力、印影表示や日付印の設定もできるため、まさに「紙の稟議書同様」の扱い方ができます。また、稟議申請途中でもページの挿入や画像の挿入が事由にできるなど、柔軟性のある対応も可能です。
起案から保管まで紙出力の必要なし
起案されてから決裁完了、登録・保管まで紙が出力されることは一切ありません。書類の保管に必要な手間やスペース（書庫）も不要となり、空いたスペースは会議室などに転用しています。
引用元：Create!Webフロー公式サイト（https://www.createwebflow.jp/case/nittsushoji/detail.html）
再入力や保管、管理の手間が省ける
これまでは決裁書や報告書の内容の再入力や、原本書類の保管や管理にも多くのリソースを割いていましたが、そのような作業も不要となりました。
引用元：Create!Webフロー公式サイト（https://www.createwebflow.jp/case/kitasato/detail.html）
社員に提出が必要な申請書を知らせるナビゲーションシステム
ExchangeUSEではナビゲートオプションを活用することで、提出が必要な申請書を社員に知らせるナビゲーションを作成できます。申請者が事象を選択して「はい・いいえ」で答えていくだけで必要な申請書を自動選択できるため、管理者への問い合わせを軽減することが可能です。
社員に自発的な意識が根付いた
フローを格段にシンプル化できたうえ、経費精算も「誰かに言われてやる」のではなく自発的に起票しなければならないという意識が徐々に社内に根付いてきました。
引用元：ExchangeUSE公式サイト（https://www.exchangeuse.com/case/case_sankei.html）
知識やスキルに不安のある社員も抵抗がない
今まで使っていた紙の書式イメージをそのままに、稟議書フォームが容易にできました。ITの知識やスキルに不安のある社員も、導入の混乱が抑えられると思いました。
引用元：ExchangeUSE公式サイト（https://www.exchangeuse.com/case/case_astomos-r.html）
操作のイベントログ記録により不正を防ぐ
企業だけでなく官公庁でも採用されるセキュリティ水準の高さが特徴です。IPアドレスによる制限を行うことで、社外端末からの不正なアクセスをブロック。ファイル送受信を禁止設定することで、機密ファイルなどを誤って漏洩するリスクも軽減できます。さらに、重要な操作はイベントログに記録されることから、不正利用を防ぐことにつながります。
細かな事務手続きに煩わされない
機器の操作方法やトラブル時の対応、ノウハウなどは掲示板で共有しています。細かな事務手続き等にわずらわされることなく、制作という本業に集中できるようになったのが最大の効果です。
引用元：aipo workflow公式サイト（https://aipo.com/case/aslan-estudio/）
スタッフ是認で全体のタスクを確認できる
スタッフ全員が「全てのスケジュール・タスク」を確認できるので、お互いに声を掛けながら納期調整作業がしやすくなり、お客様にご迷惑をかける事がかなり少なくなりました。
引用元：aipo workflow公式サイト（https://aipo.com/case/web_tamago/）
社内の稟議申請・承認をシステム上で行えるワークフローシステム。導入により承認完了までのスピードが上がる、書類の管理・確認がしやすくなるなど様々なメリットがあり、注目を集めています。
ワークフローシステムの導入で自社にとってどのような利益があるのかを解説。また、すでに導入をしている企業ではどのような変化があったのか、事例を掲載しています。
ワークフローシステム導入の基本的なメリットの1つです。いままで紙の稟議書を使用し、承認者が順番に捺印をする形式で稟議決裁をしていた場合、完了までに多くの時間と工数が必要でした。ワークフローシステムならば、システム上ですべてが完結するため、申請者・承認者共に工数が削減でき、スムーズな業務進行を助けます。
稟議書を紙で管理、もしくはPDF化などを行い保管をしていた場合、特定のものをピックアップするには工数がかかっていました。システム上で稟議や帳票を一括管理することで、検索性を向上させるだけではなく、データの抜粋もしやすくなります。
膨大な稟議書や申請書を紙によるファイリングや、PDF化によるフォルダ格納などで処理するには、一定量の事務処理工数が必要でした。ワークフローシステムを導入すれば、承認された稟議書は自動的にデータ処理・格納されるようになります。
紙の稟議を使用した決済では、費用面など目視による確認が中心となるため、稟議の間違いや不正な申請などに気付きづらく、丁寧な確認が必要でした。ワークフローシステムならば、予算の計算などもシステム上で行われるため、申請の誤りや不正が起こりにくくなります。
定期的な内部監査を行う場合、必要な書類などをあらかじめ精査し、用意する必要があります。ワークフローシステムを活用すれば、必要書類をすぐに検索し、監査用にまとめることが可能です。
紙の稟議書による申請・承認には、毎日膨大な量の資源が使用されます。特に支店が多い企業でFAXによるやりとりをしていた場合、稟議1枚に対して何枚もの紙が使用に。システム上で承認・申請が行えるワークフローシステムならば、ペーパーレス化による経費削減と社会貢献につながります。
ワークフローシステムは通常の承認フローだけでなく、代理申請・代理承認も設定できるものが多いです。紙の稟議では誰が捺印をしたのかがわからない、誰が権限をもっているのか不明瞭といったことが起こりやすいですが、ワークフローシステム上ならばすべてが明確に記載されているため、トラブルが発生しにくくなります。
紙の稟議書による申請途中で、文書を紛失してしまうケースは珍しくありません。また、管理ファイル自体を紛失し、大問題になったという話もあります。システム上で稟議の申請を行えば紛失の心配はありません。また、暗号化によるセキュリティの強化も行えます。
社内システムを選ぶとなると、どうしても基本的なスペックで比較をしがちです。ですが多くの社員が使用するシステムでは、なによりも「使いやすさ」にこだわるべきです。使いやすいシステムを選ぶために知っておくべきポイントを、わかりやすく解説いたします。
クラウドとオンプレミスにはそれぞれメリット・デメリットがあり、会社の規模や環境、システムの使用状況によって、どちらを選ぶべきか一概には判断できません。最適なシステムを選ぶためには、クラウドとオンプレミスを選べることが重要です。ここではそれぞれのメリット・デメリットを解説した上で、どのように選ぶべきか説明します。
「Excelを使えるワークフローシステム」といっても、実際は様々なタイプのものがあります。システム側で定められたフォーマットでならExcelを使える、会社内で使用しているExcelフォーマットとシステムの互換性を整えてから使用できる…といったタイプですと、管理側の負担が大きくなります。Excelをそのまま申請フォーマットとして使用できるかが、見極めるポイントです。
ワークフローシステムにExcelを反映できるだけでなく、反対にExcelデータとして抽出できるかも重要です。ただ単にデータを抽出できる、管理できるというだけでなく、そのままExcelに反映できるのかを見る必要があります。人事データなどもインポートできると、データ管理や状況の修復などにも利用できますよ。
組織編制を行った際に、承認フローを一括で変更できないと、数日間のロスが生まれ業務に滞りが発生します。組織編制後のフローを別のデータとして編集・保存でき、組織編制が行われた際、一括で変更できることが望ましいです。管理側の負担を減らすためにも、必要な機能です。
Webブラウザを使用したシステムやサーバーにつないで使用するシステムは、オンライン状態でないと稟議作成ができません。出張が多い仕事ですと、オンライン環境が安定しないような状況でも円滑に稟議作成を行うためにも、ローカル環境で使用可能なシステムが好ましいです。
申請フローの途中で誤りがあった、書類に追記したい内容があるといった場合、いったん申請者まで差し戻しをし、再度データを修正する必要が発生してしまうのは大きな手間です。差し戻しの手間をかけずに「誰がどのタイミングで変更したか」が明確となる、申請フローの途中で書類が編集できるシステムですと便利です。
専用のアプリケーションの場合OSや環境に依存してしまい、PCによってはシステムが使用できない、モバイル機器では上手く扱えない等の心配があります。ブラウザを使用したドキュメントビューワーや、モバイル機器のためのシステム、さらにはOSや機種も選ばないメールでの申請など、様々なパターンに対応できることが望ましいです。
モバイル機器でExcelファイルによる申請は、メール送信ならばZIPファイルに対応できるため、セキュリティが高められます。また、支店が多くある会社や出張が多い会社などでは、元来からメールでの申請を行ってきた傾向にあるため、メールを使用できるワークフローシステムですと、元々の方法と体感が同じため、定着しやすいメリットもあります。
評判のワークフローシステム20商品を調査。その基本的なスペックや使い勝手の良さ、評判などを掲載しています。
楽々WorkflowIIは、規模の大きい本格的なワークフローも簡単、スピーディに実現できる電子承認・電子決裁システム。オンプレミス版だけでなくクラウドサービスを選択することも可能です。
専用ソフトのインストールを必要とせず、申請・承認・出力などを一括管理できるワークフローシステム。ネット環境とWebブラウザさえあれば、いつでもどこでも導入することが可能です。
MajorFlowはフォームデザインやサンプルフォームなど、ビジネスリフォーム機能が充実しているため、簡単な操作であらゆる決裁のスピードアップができます。
ソフトウェア資産管理（SAM）は、情報セキュリティ対策や働き方改革などに効果が期待されている「SKYSEA Client View」が提供する機能のひとつです。
クラウド上で申請書を管理できるため、PCだけでなくスマホからいつでもどこでも申請、承認が可能。申請業務や承認業務を効率化しながら、組織の意思決定の高速化につながります。
サンプルフォームやオリジナル申請フォームを提供することで、パソコンに不慣れな人でも簡単に申請書を作成することが可能。複雑な承認ルートにも対応しています。
クラウド上で申請書などを管理できるため、 スマホやタブレットからもアクセス可能。必要書類の添付もでき、申請や差戻の通知がメールやSlackで届くので判子待ちもなくなります。
帳票の変更や作成を管理者側で行い、コンプライアンスの強化ができるFindワークフロー。契約種類によって文書項目の作成を振り分け、海外言語にも対応したナレッジの活用が可能です。