できる
ワークフローシステム選び

ワークフローシステムとは、社内の様々な申請書をデジタル的に決裁し完了させるシステムです。申請フォーマットの作成後は承認方法を設定し、承認フローに基づいて申請・承認することができます。ワークフローシステムを有効に活用するためには、目的に応じたシステムを選択することが重要です。
当サイトではワークフローシステムの導入に失敗をしないよう、ワークフロー導入の際の注意点やおすすめのワークフローシステムなどのポイントをまとめています。

「目的別」
ワークフローシステム3選

ここでは「ワークフローの電子化」「IT統制の強化」「業務プロセスのデジタル化」の3つの視点から、目的別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
これからワークフローシステムの導入を検討している方へ、各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめました。ぜひご活用ください。

業務フローのペーパレス化

Streamline

Streamline
引用元:Streamline公式HP (https://streamline.mitori.co.jp/)
こんな企業にオススメ
これから稟議書・申請書をペーパレス化したい
  • 紙のイメージで使える
  • 業界最安⽔準で利⽤可能※
IT統制の強化

Gluegent Flow

Gluegent Flow
引用元:glugent-flow公式HP(https://www.gluegent.com/)
こんな企業にオススメ
グループウェアアプリに組み入れIT統制を高めたい
  • グループウェアとして使用
  • 電子契約サービスと連携
業務プロセスの自動化

intra-mart

intra-mart
引用元:intra-mart公式HP(https://www.intra-mart.jp/)
こんな企業にオススメ
業務プロセスを自動化して業務改善を実現したい
  • 幅広い業務のプロセスや既存システムと連携
  • 作り変え可のローコード開発
【選定基準】googleで「ワークフロー」で検索上位30社の中で
Streamline…紙のフォーマットを電子化できるクラウド型ワークフローサービスのうち、月額費用が最も安いシステム(2022年3月公式サイト調査時点)
Gluegent Flow…Google Workplace / Microsoft365のアプリとして使えるワークフローとして最安(2022年3月公式サイト調査時点)
Intra-mart…グローバルを含めた全社規模の統一基板となるワークフローシステムとしてシェアNo.1※

(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元:intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)

イメージ

おすすめのワークフローシステムを詳しく

ここでは、おすすめのワークフローシステム「Streamline」「Gluegent Flow」「intra-mart」3つのシステムについて、もっと詳しく紹介をしていきます。
おすすめのポイントや特長だけでなく料金プランなども見やすくまとめたので、システム導入を検討する際に参考にしてください。

ワークフローの電⼦化
Streamline
引用元:Streamline公式HP (https://streamline.mitori.co.jp/)

Streamline

紙のイメージで直感的に使える業界最安⽔準グループウェア

Streamlineでは今まで使用していた紙の書式をイメージ化して取り込むことで、項目やレイアウト、フォントサイズなど、自社に最適化された現在の書式をそのまま継承して利用できるクラウド型のワークフローシステムです。
稟議書や各経費精算所など多彩な申請書もドラッグアンドドロップで直感的に作成でき、新しいシステム導入による現場の負担を最小限に抑えて、業務の効率化を図れます。
また、承認ルートも直観的かつ柔軟に設定できるため、本来の承認者が不在の場合や、途中で決裁者を追加したい場合などでも、業務を止めることなくスムーズな変更が可能です。
現場と管理者の負担を最小限にしながらワークフローシステムを導入したいという人におすすめです。

Streamlineの費用・プラン

プラン名 価格
Basic 月額330円(税込) 年額3,960円(税込)
初期費用…1~50ユーザー:5,500円/社、51~100ユーザー:11,000円/社、101ユーザー以上:33,000円/社
Professional 月額825円(税込) 年額9,900円(税込)
初期費用…110,000円/社

Streamlineでは1ユーザー月額330円(税込)からワークフローシステムを利用できます。Basicはユーザー数によって初期費用が変わりますが、Professionalでは初期費用が110,000円と定額です。そのため、予算や人数にあわせてプランを選ぶと良いでしょう。
契約期間はどちらの場合も12ヶ月となっています。

※公式HPに税表記はありませんでした

Streamlineの特徴

稟議書・各経費精算書など
様々な申請書の作成

Streamlineでは、現在使っている紙の書式をイメージ化して取り込み、項目をドラッグ&ドロップで配置するだけで簡単に書式を作成できます。各項目は自由自在に配置できるため、直感的に稟議書・各経費精算書など、多彩な申請書の作成が可能です。もちろん紙の書類だけでなく、ExcelやWordなどで作成された書式も楽々移行ができます。
また、様々な承認ルートも簡単に作成できます。役職や組織を承認者に指定できるので、異動などで承認者が変わった場合でもそのまま利用ができます。

標準搭載の豊富な機能で低コスト運営が可能

自社の既存システム(人事システムやグループウェア等)と情報を連携できる「自動データ連携(API)」や、一度のログインで複数のシステムを横断的に使用できる各種SSO機能など、申請業務の電子化に必要な機能が標準で搭載されています。
導入後すぐに使用でき、追加費用の心配もありません。 クラウド型なので、サーバーの購入や構築不要で、初期費用、ランニングコストを抑えた運用が可能です。

Streamlineの選定ポイント

既存システムを活かし直観的な操作で電子化

Streamlineは、申請書類をそのまま電子化できるクラウド型の業務改善サービスです。 クラウド型のため、サーバー購入や構築の必要がなく、初期費用などのコストを抑えて運用することが可能です。 Google workspaceなどの各種SSO機能にも標準で対応するため、一度のログインで社内の複数のシステムにログインでき、利便性の向上が期待できます。 ドラッグアンドドロップで直感的に操作できるため、初めてワークフローシステムを導入する場合でも操作に困ることはないでしょう。 書式の作成だけでなく幅広い機能に対応しているため、ほとんどの申請業務や報告業務をStreamlineで運用することが可能です。また1ユーザーあたり月額330円(税込)から利用できる月額料金の安さも魅力です。

Streamlineの基本情報

商品名
Streamline
会社名
株式会社ミトリ
所在地
神奈川県大和市柳橋3丁目12-10 ミトリビル
電話番号
046-267-6071
URL
https://streamline.mitori.co.jp
IT統制の強化
Gluegent Flow
引用元:glugent-flow公式HP(https://www.gluegent.com/service/flow/)

Gluegent Flow

IDやパスワードの発行管理不要で業務負担を減らす

Gluegent Flowの大きな特徴として、ユーザーのIDやパスワードの発行・管理が不要という点が挙げられます。
Gluegent Flowを利用する際はGoogle WorkspaceやMicrosoft 365のユーザーアカウントに権限を付与するだけでいいので、パスワード紛失での再発行など業務の負担を減らすことができます。
また、様々な自動処理にも対応しており、申請や承認を受けると、社内で利用しているメールシステムを利用して自動的にメールが配信されます。
そのほかにも、Googleドキュメントの自動作成、Google ドライブの自動保存・更新、Googleサイトへの自動投稿など、様々なことの自動化ができます。

Gluegent Flowの費用・プラン

プラン名 価格
Gluegent Flow for Google Workspace 月額 1ユーザー 330円(税込) 年額3,600円(税込)
Gluegent Flow for Microsoft 365 月額 1ユーザー 330円(税込)
年額 公式HPに記載がありませんでした
Gluegent Flow Plus 月額 1ユーザー 440円(税込)
年額 公式HPに記載がありませんでした

Gluegent Flowでは、アクセス・認証制御やアカウント・組織管理をGoogle Workspaceで行うかMicrosoft 365で行うかによってプランが変わります。どちらを選んでも機能の違いはありませんがMicrosoftの場合は申請モデルレイアウトHTML編集のみ・自動処理はメール連携のみとなります。
Google WorkspaceやMicrosoft 365がない場合は、単体でも利用可能なGluegent Flow Plusとなります。

Gluegent Flowの特徴

アカウントIDやパスワードの管理が必要ない

Google WorkspaceやMicrosoft 365のユーザーに権限を付与するだけで使えるため、ワークフローシステムのユーザーごとにアカウントIDやパスワードを発行するように必要がないのが大きな特徴です。管理者側でユーザーIDやパスワードを管理する必要がないたけでなく、パスワード忘れによる再発行の業務がなくなるため、業務を効率的に進めることができます。
またパソコンだけではなくタブレットやスマートフォンからも申請・承認・決済にアクセスが可能なため、場所を選ばず手軽に申請・承認ができるのも特徴のひとつです。

業務をサポートする自動処理ツールが充実している

Gluegent Flowでは、申請や承認を受けると社内で使用しているメールシステムを使って自動的にメールで通知をしてくれます。これにより「すっかり忘れていた」ということがなくなるので、重要な申請や承認を滞りなくスムーズに進めることができます
その他にも、Googleドキュメントの自動作成、Googleドライブの自動保存・更新、Googleサイトへの自動投稿など、強力な自動処理ツールを使用できます。

Glugent Flowの選定ポイント

自動処理でもっと業務を効率的に!

Gluegent FlowのアカウントIDやパスワードの管理をGoogle WorkspaceやMicrosoft 365と連携して行えるため、Google WorkspaceやMicrosoft 365のソフトを導入している会社におすすめです。
Googleドキュメントの自動作成、Googleドライブの自動保存・更新、Googleサイトへの自動投稿などの強力な自動処理ツールを備えているため、業務をもっと効率よく進めることができるでしょう。

Gluegent Flowの基本情報

商品名
Gluegent Flow
会社名
サイオステクノロジー株式会社
所在地
東京都港区南麻布2-12-3 サイオスビル
電話番号
03-6401-5111
URL
https://www.gluegent.com/
業務プロセスのデジタル化
intra-mart
引用元:intra-mart公式HP(https://www.intra-mart.jp/)

intra-mart

プログラミング知識不要で幅広い業務プロセスを自動化

intra-martはローコード開発で業務プロセスのデジタル化・自動化をし、柔軟なワークスタイルと生産性を実現するワークフローシステムです。プログラミングの知識がなくても、ドラッグ&ドロップだけで簡単にシステムを構築できるようになっているため、知識がない人でも扱いやすいのが特徴です。
申請・承認処理以外にも、幅広い業務のプロセス処理や既存システムへの連携ができるため、様ざまな業務をデジタル化し、ビジネスの最適化・効率化を実現します。

intra-martの費用・プラン

プラン名 価格
intra-martワークフロー 公式HPに記載なし

intra-martの費用は公式HPに記載がないため、メールや電話、FAXなどでのお問い合わせが必要になります。
実際にシステムを導入する前に無料のトライアルやオンライン製品デモを使うことができるので、事前に使用感を確認することができます。会社にあうかどうか、実際に試してみてから導入を決めると良いでしょう。

intra-martの特徴

どんな承認ルートにも柔軟に対応できる

intra-martは稟議、合議、回覧、差戻しといったシンプルな承認フローだけでなく、申請内容や金額によって承認者がその都度動的に変わる承認フローや、組織や役職に権限を付与する承認フローなど、日本の慣習にあった様々なケースに対応しています。そのため、人事異動や組織改編にも柔軟な対応が可能となっています。
また作成したフローはintra-mart上の業務アプリケーションだけでなく、他のシステムとも簡単に連携ができます。

わかりやすい操作性で社内業務を最適化

様々な外部サービスと簡単に連携できるのもintra-martの大きな特徴のひとつ。外部システムの画面からコンテンツを引き継いでワークフローシステムと連携できるだけでなく、事前にワークフローで統制させたデータをERPなどに入力することもできます
BPM、AI、OCRなどとワークフローを組み合わせることによってオフィスワークを電子化し、プログラミング知識がない人でも直感的な操作で社内業務を最適化できます。

intra-martの選定ポイント

幅広い業務プロセス処理や既存システム連携に対応

intra-martは、社内の様々な業務アプリケーションを共通のプラットフォーム上に集約して業務プロセスの最適化・標準化を可能にするツールです。
intra-martのコンポーネントとデジタル技術を組み合わせることで、ビジネスプロセスのデジタル化と自動化を迅速かつ簡単に実現することができます。
申請・承認処理だけでなく、幅広い業務プロセス処理や既存システム連携に対応しているのが他のワークフロー製品との違いともいえるでしょう。

intra-martの基本情報

商品名
intra-mart
会社名
株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマート
所在地
東京都港区赤坂四丁目15番1号 赤坂ガーデンシティ5階
電話番号
03-5549-2821
URL
https://www.intra-mart.jp/

ワークフローシステムカタログ

販売している会社やシステムによって多彩な特徴があるワークフローシステム。
ここでは様々なワークフローシステムを集め、「ワークフローシステムカタログ」として見やすくまとめました。

Streamline

Streamlinは電子稟議に強いワークフローシステムです。従来の紙の申請書類をそのまま電子化し、業務改善をサポートします。わかりやすく、簡単な操作性が魅力です。

開発元 株式会社ミトリ
公式HP https://streamline.mitori.co.jp/

GlugentFlow

GlugentFlowは、Google WorkspaceやMicrosoft 365に組み込まれたアプリケーションとして利用できるクラウド型のワークフローシステムです。ユーザーIDやパスワードの管理が必要ないのが特徴です。

開発元 サイオステクノロジー株式会社
公式HP https://www.gluegent.com/service/flow/

intra-mart

intra-martはシステム基盤を共通化した高機能なワークフローシステムです。他システムとの連携はもちろん、申請・承認処理以外の様々な幅広い業務の処理に対応しています。

開発元 株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマート
公式HP https://www.intra-mart.jp/

Dugong

Dugongは専用ソフトが不要のワークフローシステムです。複雑な承認ルートの設定も簡単にでき、会計や人事などをはじめとした多彩なシステムとの連携にも対応しています。

開発元 株式会社電算
公式HP https://www.ndensan.co.jp/dugong/

楽々Work flowⅡ

電子承認・電子決裁システムの導入が簡単にできる楽々WorkflowII。既存のWebシステムとの柔軟な連携が可能なため、いつでもどこでも、簡単かつスピーディーに申請・承認が行えます。

開発元 住友電工情報システム株式会社
公式HP https://www.sei-info.co.jp/workflow/

Create!Webフロー

紙ベースの申請・承認プロセスをWeb上で再現できるCreate!Webフロー。設定した承認ルートに様々な書類を乗せて、申請・承認・回覧などのワークフローを処理することができます。

開発元 インフォテック株式会社
公式HP https://www.createwebflow.jp/

AgileWorks

大組織ならではの複雑なフローも簡単に実現できるAgileWorks。人事・ERPとのシステム連携により、社内インフラを構築できるパッケージ型の高機能ワークフローシステムです。

開発元 株式会社 エイトレッド
公式HP https://www.atled.jp/agileworks/

ジョブカンワークフロー

最短5分で設定が完了し、シンプルな操作性が魅力のジョブカンワークフロー。稟議書などあらゆる社内申請に対応し、申請書作成、承認処理などの事務作業を大幅に効率化します。

開発元 株式会社 DONUTS
公式HP https://wf.jobcan.ne.jp/

承認Time

承認Timeは最短1週間で導入できる手軽さと月額3,300円(税込)~という低価格が魅力です。社内文書の申請・承認プロセスを電子化することで、ペーパーレス化、業務効率アップを実現します。

開発元 SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
公式HP https://shonintime.sbi-bs.co.jp/

業務デザイナー

業務デザイナーはプログラミングの知識がなくても、自社用にカスタマイズできるワークフローシステムです。企業によって異なるワークフローに合わせたシステムを自社で簡単に構築・編集できます。

開発元 株式会社ユニオンシンク
公式HP https://www.utc-net.co.jp/bdtop/

Shachihata Cloud

マニュアル不要ですぐに導入・利用が可能なShachihata Cloud。請求書、発注書、注文請書などの保存も可能で、電子帳簿保存法にも対応しているのが特徴です。

開発元 シヤチハタ株式会社
公式HP https://dstmp.shachihata.co.jp/products/cloud/

PFUワークフロー

PFUワークフローはユーザー数に依存しないライセンス方式と独自のフレームワークが特徴。経験豊富なSEが業務のワークフロー化を支援してくれるため、短期間でリーズナブルに個別業務のデジタル化を実現できます。

開発元 株式会社PFU
公式HP http://www.pfu.fujitsu.com/si/docworkflow/workflow/

NCIWF

NCIWFは基本的なワークフロー機能に加え、文書管理機能を備えた業務統合システムです。ESBの仕組みにより、あらゆる外部システムとのシームレスな連携が容易に実現できます。

開発元 エヌシーアイ総合システム株式会社
公式HP https://www.nci.co.jp/solution/nciwf/

J-MOTTOワークフロー

簡単な操作でスピーディーな申請・承認業務を実現しているJ-MOTTOワークフロー。申請書ごとの豊富な権限設定により、スムーズな申請・承認業務が可能となっています。

開発元 リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
公式HP https://www.j-motto.co.jp/00000000/service/workflow/feature/

rakumo

rakumoでは、稟議書だけでなく、様々な申請・承認業務を電子化することができます。また、Google Workspace(旧G Suite)との連携により、人事異動時のメンテナンスを最小化することができます。

開発元 rakumo 株式会社
公式HP https://rakumo.com/product/gsuite/workflow/

Bitrix24

Bitrix24は、CRM、タスク管理、オンラインミーティングなどを備えている企業のためのオンライン・ワークスペースです。無料でできるプランも用意されています。

開発元 Bitrix, Inc.
公式HP https://www.bitrix24.jp/

決裁ワークフローシステム

現状の運用を大きく変えることなく、業務フローの見える化を実現できる決裁ワークフローシステム。承認ルートもシステム上で設定できるため、従来と同じルートをたどることも可能です。

開発元 株式会社シーシーエス
公式HP http://ccs-enet.co.jp/solution/workflow/

SKYSEA Client View

毎年のバージョンアップで進化し続けるSKYSEA Client View。組織の大切なデータを守るため、情報漏えい対策や安全なテレワークの実現など、企業や組織のIT運用・管理支援に力を入れています。

開発元 Sky株式会社
公式HP https://www.skyseaclientview.net/

SmartDB

多くの業務の流れを簡単に電子化できるSmartDB。社内の申請・承認から単純化が難しい現場や部門の横断的な業務まで、業務プロセス全体をデジタル化し、より使いやすくします。

開発元 株式会社ドリーム・アーツ
公式HP https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/function/workflow/

AppRemo

AppRemoはExcelで作成した申請書をそのまま使えるワークフローシステムです。Excelなので簡単に導入・運用ができるうえ、電子化で申請・承認・決裁業務をスピーディーに行えます。

開発元 株式会社システムエグゼ
公式HP https://solutions.system-exe.co.jp/appremo

EXPLANNER/FLⅡ

他システムとの連携を得意としているEXPLANNER/FLⅡ。シンプルかつ低コストな申請ワークフローを実現します。スマートデバイス対応により、場所や利用環境に左右されず、申請・承認が可能です。

開発元 日本電気株式会社
公式HP https://jpn.nec.com/soft/explanner/explanner-fl/

ALIVE SOLUTION WF

ALIVE SOLUTION WFは、複雑な画面開発や項目制御、ルート設定なども簡単に設定できるワークフローシステムです。一歩踏み込んだ複雑な業務にも対応可能です。

開発元 三菱電機ITソリューションズ株式会社
公式HP https://www.mdsol.co.jp/as/products/alive-wf.html

jinjer

jinjerのワークフローシステムでは、申請や承認を高速化し、申請書作成や承認処理などの業務を大幅に効率化を実現。大手企業から中小企業まで様々な規模の企業で利用できます。

開発元 jinjer株式会社
公式HP https://hcm-jinjer.com/workflow/

mitoco

mitocoでは日本の習慣に合わせた柔軟な申請・承認ルートの設定が可能です。状況別に申請データを確認できるため、どこまで手続きが進んでいるかひと目でわかります。

開発元 株式会社テラスカイ
公式HP https://www.mitoco.net/application/workflow

VWSワークフロー

クラウド型の管理システムを提供しているVWSワークフロー。申請や清算などが手軽にできるワークフローシステムを提供し、企業の様々な働き方のサポートを行っています。

開発元 株式会社ビジョン
公式HP https://vws-biz.com/

Flow

FlowはSharePoint Online上で稼働するSaaS型のワークフローサービスです。管理者不要でワークフローによる申請業務を利用者自身が設定できるのが特徴です。

開発元 SBテクノロジー株式会社
公式HP https://www.softbanktech.co.jp/service/list/microsoft365/o365/flow/

ExchangeUSE

ExchangeUSEは経費申請、稟議書、勤怠管理といった3大機能に加え、専門性が高く複雑な基幹業務との連携が可能なワークフローシステムです。ペーパーレス化の推進だけでなく業務の効率化を実現します。

開発元 富士電機株式会社
公式HP https://www.exchangeuse.com/

Global Flow

パナソニックのワークフローシステム「Global Flow」では、社内のさまざまなアプリケーションを電子決裁化することで、承認プロセスを可視化し、より迅速な経営判断ができるようサポートしています。

開発元 パナソニック株式会社
公式HP https://www.panasonic.com/jp/business/its/globalflow.html

Password Manager Pro

Password Manager Proは、承認・申請フロー、操作画面の録画、安全なパスワード管理を実現できる特権ID管理システムです。承認者の数で費用が決まるため、低価格での導入が可能です。

開発元 ゾーホージャパン株式会社
公式HP https://www.manageengine.jp/products/Password_Manager_Pro/

X-point

X-pointは現在使用している書式をそのまま入力デザインに反映できるワークフローシステムです。社員の立場に立って設計されているため、申請・承認などの社内業務手続きをスムーズに電子化できます。

開発元 株式会社 エイトレッド
公式HP https://www.atled.jp/xpoint/

Xima

Ximaは、多彩な用途がありながらも煩雑な手間が削減でき、直感的に操作できるのが魅力のワークフローシステムです。クラウド型なので、いつでもどこからでも、同じ情報にアクセスできます。また大切な情報は徹底管理されており、すぐにでも運用可能な点が魅力です。

開発元 株式会社ビーステージ
公式HP http://xima-cloud.com/#

consentFlow

consentFlowは、開発スキルがなくてもアプリ作成ができるワークフローシステムで、簡単な承認経路の作成で高度な申請・承認アプリケーション作りができます。1ヶ月間すべての機能を無料で利用できるので、慎重に検討が可能です。

開発元 ケートリック株式会社
公式HP https://www.consentflow.jp/

バクラク

バクラクは、チャットアプリってスピーディーな稟議を可能にするワークフローシステムです。請求書はどんなフォーマットでも5秒でデータ化、支払い申請と同時に仕訳と振込データを自動作成など、今まで行っていた作業がスピーディーに行えます。

開発元 株式会社LayerX
公式HP https://bakuraku.jp/workflow

ワークフローシステムでできること

ワークフローシステムでは一体どんなことができるのでしょうか。
製品によってできることは異なりますが、一般的なワークフローシステムで実現できることをわかりやすく解説しました。

フォーム(申請書)の作成

ワークフローシステムの主な機能として申請書の作成があります。
稟議書や申請書類の作成をデジタル化することによって書類の管理がしやすくなるだけでなく、入力支援機能でミスなく入力ができる・必須入力箇所を教えてくれるので入力不備を防げるなど、様々なメリットがあります。
申請書類の項目を柔軟に変更できるためどんな書式でも作成することができるうえ、システムによっては今まで使っていた紙のイメージを取り込んで申請書をデジタル化したり、ExcelやWordのファイルをそのまま取り組むこともできます。

承認経路の設定

申請内容や金額によって様々な承認経路を作成できるのもワークフローシステムの特徴のひとつです。
システムによっては部署や役職を指定することができるため、組織内で異動があっても作成した承認経路をそのまま利用できます。またアラーム通知機能を備えているワークフローシステムも多く、承認依頼が来た場合などにメールやチャットシステムに知らせてくれます。そのため見落としのリスクが軽減され、スピーディーに承認を行うことができます。

承認・差し戻し

ワークフローで差し戻しが発生してしまうと、承認経路に関わる人の手間を要するだけでなく業務が滞ってしまい業務全体に支障が出てしまいます。
「申請の内容に不備があった」「添付書類に不足があった」など差し戻しを発生させないためにも、申請前に書類に不備・不足がないかを確認することが大切です。
ワークフローシステムを導入すれば入力補助機能で内容を事前に確認できるため、申請者が申請前に不備がないか確認することができます。

申請書の検索

ワークフローシステムではワークフローの機能だけでなく検索機能も充実しているのも特徴です。
どのように検索できるかは製品ごとに異なりますが、書類を選択しての絞込検索やフォームをまたいだテキスト検索、日時を指定した範囲検索など、さまざまな検索が可能となっています。よく使う検索条件は保存して再利用することもできます。
後からもう一度書類を確認したいといった場合や監査への対応が必要といった時に役に立ちます。

承認経路の分岐

組織の規模や申請内容の種類にもよりますが、ワークフローの承認経路は大きくわけて 「直線型の承認経路」「指名型の承認経路」「条件分岐型の承認経路」「並列型の承認経路」の4つにわけることができます。
特に並列型の承認経路の場合、「今どこに書類があるのか」 「誰で止まっているのか」といった回付の状況を把握するのが難しくなり、書類の改ざんや紛失といったリスクも高くなりがちです。
ワークフローシステムで書類を電子化すれば、回付状況を把握しやすくなるだけでなく書類の改ざんや紛失といったリスクを軽減させながら、スムーズに業務を進めることができます。

多彩な通知

多くのワークフローシステムには通知システムが備えてあります。ユーザーが申請書を提出したり承認したりしたときに自動的にメールやチャット(Slack、ChatWorkなど)で通知をしてくれるため、承認の見逃し・取りこぼしを防ぐことができます。
ワークフローシステムにログインすることなく、承認依頼が来たことや申請済みの案件が完了したことがわかるため、外出先でも手軽に書類の申請状況を確認できるのが魅力です。

知っておきたいワークフローシステムの基礎知識

初めてワークフローシステムを導入する人向けに、ワークフローシステムの導入前に知っておきたいメリットやデメリット、選び方などの基礎知識についてわかりやすくまとめました。

ワークフローシステムはスピーディーな決裁やセキュリティの強化が可能な反面、導入コストがかかる、既存のシステムとの連携ができない可能性があるなどのデメリットがあります。
メリット・デメリットを把握して、本当にワークフローシステムが必要かどうかを検討する必要があります。

ワークフローシステムはどれを選んでも同じというわけではなく、システムごとに特徴があります。
目的を明確にし、その目的に沿ったシステムを選ぶのが効率的な業務を実現するうえで重要と言えるでしょう。

ワークフローを導入する前に、どのようなルートで申請や承認が行われているかを把握する必要があります。
現状をしっかりと分析した上でどのような目的をもってシステムを導入するのか見極め、目的を達成できる改善策を検討し、フローの設定を行います。

ワークフローシステムは申請書類の作成・管理や、承認状況の把握に便利なシステムです。
申請書類が多くなってきたり複雑な承認経路が多くなり回付状況が把握できなくなってきた頃が導入の目安と言えるでしょう。

ワークフローシステムと似たものに「文書管理システム」があります。
どちらも申請書の作成や申請・承認のフローができますが、ワークフローシステムは申請・承認により特化し、文書管理システムは申請書の作成・保管をより得意としています。

今さら聞けないワークフローFAQ

ワークフローという言葉は知っているけれど、具体的にどのようなことを指すのか、どのような決まりやルールがあるのか、いまさら人に聞けない!なんてこともありますよね。
ここではワークフローの基礎知識だけでなく、令和4年1月施行の電子帳簿保存法についてなど、ワークフロー全般に関する疑問をわかりやすくまとめました。

ペーパーレス化ノウハウ

ペーパーレス化は取引先とのやり取りを迅速化できるだけでなく、申請書のファイリングや破棄といった書類を管理する手間がなくなり、社内での情報の共有化もしやすくなるなどメリットがたくさんあります。
ここではペーパーレス化をどうやって進めればいいのか、ツールの選び方やペーパーレス化の手順などをわかりやすくまとめました。

ペーパーレス化を実現するには、様々なツールがあります。
文書作成には「表計算ソフト」「ワークフローシステム」、文書管理には「文書管理システム」「ワークフローシステム」、情報の共有化には「オンラインストレージ」「ワークフローシステム」がおすすめです。

ペーパーレス化をするために、まずはペーパーレス化の目的を明確化することが大切です。その後ペーパーレス化する業務や文書を決定し、電子化文書の運用ルールやマニュアルを整備していきます。

ペーパーレス化に成功した事例を見ると、承認に要する時間を短縮して業務の効率化に成功しただけでなく、書類を紛失するリスクを減らすなどセキュリティ面でも多くのメリットがあったようです。
ここではペーパーレス化に成功した事例を3つ紹介します。

脱ハンコには「捺印をもらわないと業務が先に進まない」「テレワークでも捺印もらうために会社に行く必要がある」といった無駄な時間を削減させる効果があります。
また書類を電子化すれば、紛失・改ざんのリスクの低減も可能です。

ワークフロー⽤語集

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ワークフローに関連する用語で「よく聞くけど意味がわからない」「今さら誰かに聞けない」なんてことはありませんか?
このページでは、ワークフローでよく使われる基本的な用語の使い方や意味について、わかりやすくまとめました。知らない単語を確認するたけでなく、既に知っている単語の再確認などに役立ててください。

【PR】ワークフローにおける業務改善のポイント

ひとつひとつのフローを見直し・改善していく

業務効率を上げるにはワークフローの改善が必要不可欠です。
「承認者は適切か」「二重チェックが起きていないか」といった確認だけでなく、ワークフローの中で差し戻しが起きやすい部分はないか、待ち時間が発生しやすい工程はないかなどの調査も大切なポイントです。ひとつひとつのフローを丁寧に改善していくことによって、スムーズに決裁を完了できるようになるでしょう。
具体的に何をどうすれば良いのか、どのようなメリットがあるのか、業務効率化のポイントについてわかりやすくまとめました。