ワークフローシステムでできること
ワークフローシステムは業務に関する一連の流れを電子化し、見える化するシステムです。紙の申請書や稟議書をデジタル化し、承認や回覧を行うことができます。書類の回付状況を把握できるだけでなく、申請・承認・却下をシステム上で実現することができるため、紙ベースよりも迅速に業務を進めることができるのが特徴です。
ここではワークフローシステムは具体的にどんなことができるのか、わかりやすく説明をしています。
フォーム（申請書）の作成
稟議書や申請書の作成をデジタル化することで、ミスのない入力・必要な入力箇所を教えてくれるので入力漏れを防ぐ・書類を紛失するリスクを減らす、といったことが実現できます。
この記事では、ワークフローシステムでのフォーム作成ではどういったことができるのか、特徴を紹介しています。
承認経路の設定
ワークフローシステムの特徴として、申請内容や金額に応じて様々な承認経路を作成できることが挙げられます。また、承認申請があった際にメールやチャットシステムで通知するアラーム通知機能を持つワークフローシステムもあるため、見落としを防ぐことができます。
この記事では承認経路の設定や機能について、わかりやすく紹介しています。
承認・差し戻し
ワークフローで差し戻しが発生すると、承認作業に携わる人に多くの時間と労力がかかるだけでなく、業務全体が滞ってしまいます。では差し戻しの発生を防ぐにはどうしたらよいのでしょうか。
この記事では差し戻しを防ぐためのアイディアと、便利なツールを紹介しています。
申請書の検索
ワークフローシステムは検索機能が充実しているのも特徴です。文書選択による絞り込み検索、項目をまたいでのテキスト検索、日時を指定した範囲検索など、さまざまな検索が可能です。
この記事では、ワークフローシステムでの検索方法の活用方法についてまとめました。
承認経路の分岐
ワークフローの承認経路は大きくわけて 「直線型の承認経路」「指名型の承認経路」「条件分岐型の承認経路」「並列型の承認経路」の4つに分類されます。
この記事ではこういった承認経路の分岐の特徴や、承認経路の分岐する際に注意したい点をまとめました。
多彩な通知
ユーザーが申請書を提出したり承認したりしたときに自動的にメールやチャット（Slack、ChatWorkなど）で通知をしてくれる「通知機能」を備えているのもワークフローシステムの特徴です。
この記事では、通知方法の種類やどのように活用をすればいいのかを紹介しています。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
このサイトでは、「ワークフローの電子化」「IT統制の強化」「業務プロセスのデジタル化」の3つの視点から、
おすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
これからワークフローシステムを導入しようかな？と検討している場合はぜひ参考にしてください。
ワークフローシステム3選
目的別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな？と検討している場合はぜひ参考にしてください。
デジタル化したい
- こんな企業にオススメ
- これから稟議書・申請書をペーパーレス化したい
- 紙のイメージで使える
- 業界最安⽔準で利⽤可能※
連携させたい
- こんな企業にオススメ
- グループウェアに組み入れIT統制を高めたい
- グループウェアとして使用
- 電子契約サービスと連携
適応させたい
- こんな企業にオススメ
- 業務プロセスを自動化して業務改善を実現したい
- 幅広い業務プロセスや既存システムと連携
- 作り変え可のローコード開発
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(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元：intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)