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ワークフローシステムでできること

ワークフローシステムは業務に関する一連の流れを電子化し、見える化するシステムです。紙の申請書や稟議書をデジタル化し、承認や回覧を行うことができます。書類の回付状況を把握できるだけでなく、申請・承認・却下をシステム上で実現することができるため、紙ベースよりも迅速に業務を進めることができるのが特徴です。

ここではワークフローシステムは具体的にどんなことができるのか、わかりやすく説明をしています。

フォーム(申請書)の作成

稟議書や申請書の作成をデジタル化することで、ミスのない入力・必要な入力箇所を教えてくれるので入力漏れを防ぐ・書類を紛失するリスクを減らす、といったことが実現できます。

この記事では、ワークフローシステムでのフォーム作成ではどういったことができるのか、特徴を紹介しています。

承認経路の設定

ワークフローシステムの特徴として、申請内容や金額に応じて様々な承認経路を作成できることが挙げられます。また、承認申請があった際にメールやチャットシステムで通知するアラーム通知機能を持つワークフローシステムもあるため、見落としを防ぐことができます。

この記事では承認経路の設定や機能について、わかりやすく紹介しています。

承認・差し戻し

ワークフローで差し戻しが発生すると、承認作業に携わる人に多くの時間と労力がかかるだけでなく、業務全体が滞ってしまいます。では差し戻しの発生を防ぐにはどうしたらよいのでしょうか。

この記事では差し戻しを防ぐためのアイディアと、便利なツールを紹介しています。

申請書の検索

ワークフローシステムは検索機能が充実しているのも特徴です。文書選択による絞り込み検索、項目をまたいでのテキスト検索、日時を指定した範囲検索など、さまざまな検索が可能です。

この記事では、ワークフローシステムでの検索方法の活用方法についてまとめました。

承認経路の分岐

ワークフローの承認経路は大きくわけて 「直線型の承認経路」「指名型の承認経路」「条件分岐型の承認経路」「並列型の承認経路」の4つに分類されます。

この記事ではこういった承認経路の分岐の特徴や、承認経路の分岐する際に注意したい点をまとめました。

多彩な通知

ユーザーが申請書を提出したり承認したりしたときに自動的にメールやチャット(Slack、ChatWorkなど)で通知をしてくれる「通知機能」を備えているのもワークフローシステムの特徴です。

この記事では、通知方法の種類やどのように活用をすればいいのかを紹介しています。

「目的別」
ワークフローシステム3選

「ワークフローの電子化」「IT統制の強化」「業務プロセスのデジタル化」の3つの視点から、目的別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな?と検討している場合はぜひ参考にしてください。

業務フローのペーパレス化
Streamline
Streamline
引用元:Streamline公式HP (https://streamline.mitori.co.jp/)
こんな企業にオススメ
これから稟議書・申請書をペーパーレス化したい
  • 紙のイメージで使える
  • 業界最安⽔準で利⽤可能※
IT統制の強化
Gluegent Flow
Gluegent Flow
引用元:glugent-flow公式HP(https://www.gluegent.com/)
こんな企業にオススメ
グループウェアに組み入れIT統制を高めたい
  • グループウェアとして使用
  • 電子契約サービスと連携
業務プロセスの自動化
intra-mart
intra-mart
引用元:intra-mart公式HP(https://www.intra-mart.jp/)
こんな企業にオススメ
業務プロセスを自動化して業務改善を実現したい
  • 幅広い業務プロセスや既存システムと連携
  • 作り変え可のローコード開発
【選定基準】googleで「ワークフロー」で検索上位30社の中で
Streamline…紙のフォーマットを電子化できるクラウド型ワークフローサービスのうち、月額費用が最も安いシステム(2022年3月公式サイト調査時点)
Gluegent Flow…Google Workplace / Microsoft365のアプリとして使えるワークフローとして最安(2022年3月公式サイト調査時点)
Intra-mart…グローバルを含めた全社規模の統一基板となるワークフローシステムとしてシェアNo.1※

(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元:intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)

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