承認経路の分岐
ワークフローの承認経路の分岐とはどのような種類があるのでしょうか。この記事では承認経路の分岐の種類や注意点、ワークフローの管理や業務効率アップに便利なツールを紹介します。
ワークフローの承認経路とは
ワークフローにおける承認経路とは、「申請内容が承認され、最終的に承認されるまでの経路・道筋」のことです。
一般的には社内で申請者→複数の承認者→決裁者へと申請書類が回付されていく道筋を指します。
ワークフローの承認経路の分岐
組織の規模や申請内容の種類にもよりますが、承認経路はおおむね下記の4つの種類に分けられます。
直線型の承認経路
一番わかりやすく、シンプルな承認経路です。
申請（Aさん）→承認（Bさん）→決裁（Cさん）と、書類が回付されます。
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指名型の承認経路
指名型は承認経路の途中で承認者を指名し、追加するパターンです。
例えば、プロジェクトの重要人物であるDさんを承認者として追加した場合、
申請（Aさん）→承認（Bさん）→決裁（Cさん）が
申請（Aさん）→承認（Bさん）→承認（Dさん）→決裁（Cさん）
となります。
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条件分岐型の承認経路
条件分岐型は申請内容や金額によって、承認経路が分岐するパターンです。
例えば、金額が10万円未満の申請であれば申請（Aさん）→承認（Bさん）→決裁（Cさん）、10万円以上であれば申請（Aさん）→承認（Dさん）→決裁（Cさん）というように、条件よって申請内容が経由する道筋が変更となります。
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並列型の承認経路
並列型は一番複雑な承認経路のパターンです。
特に複数の部署が関わるような大規模なプロジェクトでは、同時に複数の経路で承認が進むことがあります。このような場合、多くの人数が承認に関わることになるので、どこまで承認が進んでいるのかの把握が難しくなります。また書類の改ざんや紛失といったリスクも高くなるので注意が必要です。
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複雑な承認経路にはワークフローシステムがおすすめ
承認経路の見直し・改善だけでも業務の効率化が期待できますが、紙ベースで行われている申請・承認手続きを電子化することで、さらなる効率化が見込めます。
また、申請手続きの電子化に特化しているワークフローシステムを導入すれば、書類の紛失のリスクを抑えながら複雑な承認経路での回付状況も把握できるため、スムーズに業務を進めることができるでしょう。
リスクマネジメントや業務効率の向上のために、ワークフローシステムを導入してみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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