フォーム（申請書）の作成
ワークフローシステムの主な機能に申請書の作成がありますが、一体どのような申請書を作成できるのでしょうか。
ワークフローシステムでの申請書の作成方法と、ワークフローシステムで申請書を作成するメリットをわかりやすくまとめました。
機能の解説
ワークフローシステムの申請書作成機能では、システムに搭載されているフォーム用のエディターを使用して、会社で使用すると、様ざまな書式を作成できます。初めから用意されている多数のテンプレートの中から目的にあった書式のものを選べるようになっていることが多いため、一から新しく書式を作らなくてもすぐに書類の準備をすることができます。
またシステムによっては自動計算や自動入力の機能を備えているものもあります。入力や内容の不備をチェックできるため、申請前に不足がないかを確認することができます。
活用シーン
新しく書式を作るケース
新しく書類の作成が必要な場合、最初からシステム側で用意されている書式のテンプレートを使用すると素早く書類を作成することができます。テンプレートの項目はドラッグアンドドロップなどで簡単に入れ替えることができるため、直感的に操作することができるでしょう。
現在使っている書式があるケース
現在使っている書式がある場合、その書式をイメージとして取り込み、フォームを自動生成できる機能があるワークフローシステムを選ぶと良いでしょう。従来と同じ書式で管理運用ができるためマニュアルや研修の必要がなく、自社のノウハウが詰まった書式を引き続き利用できるのが魅力です。
また、ワークフローシステムによってはExcelやWordでの書式をシステムに取り込み、そのまま電子化することもできます。
申請書作成におけるシステム選びのポイント
デジタル上で申請書を作成する場合、パソコンに不慣れな人でも書式の作成ができるように紙のイメージで簡単かつ直感的に書式を設定できるようなシステムを選ぶのがおすすめです。現在使っている書式がある場合は、現在の書式をそのままデジタル化できるようなシステムを備えているものを選ぶようにしましょう。
ワークフローシステムで電子化した申請書はそのまま申請・承認のフローへ回すことができます、また検索機能も充実しているため過去の申請書の検索ができるだけでなく、申請書のデータはWeb上に保存されるため紙の書類を保管する必要がありません。
書類の管理の手間やコストを削減できるワークフローシステムの導入を検討してみてください。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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