多彩な通知
ワークフローシステムの通知機能とはどのようなものなのでしょうか。この記事では、ワークフローシステムの通知機能で具体的にどのようなことができるのかを紹介します。
ワークフローシステムの通知機能とは
多くのワークフローシステムでは「通知システム」という機能が備わっています。通知機能ではユーザーが申請や承認を行った際に自動的に相手に通知をしたり、通知を受け取ったりすることができます。この機能を利用すれば、「申請の承認レベル・差し戻し・却下」といった状況が随時通知されるため、承認を取りこぼすことがありません。
また利用するシステムによっては、「今、誰がその申請書を持っているか」を確認することも可能です。現在の回覧状況を確認できるのも、ワークフローシステムならではの機能です。
通知の受け取り方
通知の受け取り方法はワークフローシステムによって異なりますが、主に以下の2種類の受け取り方法があります。
- 電子メール
- チャット（Slack、ChatWorkなど）
メールやチャットでの通知を有効にすることで、ワークフローシステムにログインすることなく、承認依頼が来たときや、申請済みの案件が完了したことを確認することができます。
通知の種類
細かい通知の種類はワークフローシステムによって異なりますが、おおまかに次のような通知の種類があります。
承認依頼
申請があったとき、または承認されたときに承認者に通知します。
承認通知
決定した場合、申請者またはこれまでの承認者に通知をします。
取り戻し通知
承認依頼を取り消し、別の承認者に承認を依頼する場合に通知します。
差し戻し通知
自分より前の担当者に承認のやり直しを依頼する場合、相手に通知します。
却下
申請を却下した場合、通知をします。
催促通知（リマインダー）
申請書を受け取ってから一定期間以上経過した承認者や決裁者に、催促通知を自動で送信します。
まとめ
ワークフローシステムを導入すれば、申請や承認などの業務が必要な時にメールやチャットで通知されるのですぐに申請に気づくことができ、スムーズに書類を回付することができます。また、承認期限が迫っている時や、申請が未承認のままになっている時にもアラートで通知をすることができるので、承認漏れを減らすことができます。
申請された書類がスムーズに滞りなく承認・決裁されることは全体業務の効率アップにつながります。ぜひこの機会にワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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