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ワークフローシステムで交通費精算

企業で使用されるシステムにはさまざまなものがありますが、ここではワークフローシステムにおける交通費精算を解説しますので、ぜひ参考にして下さい。

機能の解説

交通費精算の承認・申請を行う上で注意しなければいけない点として、「経路や金額の妥当性判断」があります。また、申請件数が増えるほど、確認の手間も増えますので、ワークフローシステム上で「最も早い」「最も安い」などのラベルによる判定がつくワークフローシステムであれば、この判断をスムーズに行えます。また、公共交通機関の運賃はまれに価格改定されて金額が変わってしまいますので、最新の情報に更新・対応が可能な点も必要な機能になります。

活用シーン

住所変更時に定期経路の変更

入社や部署・部門異動・引っ越しが発生した場合、これまで申請していたルートと異なるルートでの交通費申請が発生することになります。住所変更届と併せて定期経路の変更ができる場合、申請側・承認側ともに利便性が高まると共に、提出忘れ・切り替え漏れなどのエラーも防ぐことが可能です。もちろん上記で紹介した安い・早いなどの合理的経路判断ができるような機能が付いている場合にはそれを活用することで、より正確かつ効率的な処理が可能になります。

営業活動の経費精算

旅費交通費は毎日の通勤のほか、近場・遠方への出張で発生することがあります。こちらも同じく時間・金額の妥当性を確認したうえで承認する必要がありますので、どのルートが最短か・最安かを把握しなければなりません。しかも通勤交通費が基本的に毎日同じルートを利用することになるのに対し、出張旅費は都度訪問先が変わるとそのたびに新たな確認を行わなければいけません。そのため公共交通機関の最新情報を取り入れられるワークフローシステムを導入することがおすすめです。

申請書作成におけるシステム選びのポイント

交通費精算は積もり積もると処理に手間がかかりますし、確認作業を行おうと思うとさらに工数がかかってしまいます。バックオフィス関連業務の効率化はさまざまな企業における課題であることから、最適なソリューションの導入が求められるでしょう。ワークフローシステムにはさまざまな機能があり、対象となる業務も幅広くあります。まずは自社における業務改善ニーズをきちんと整理したうえで、機能やコスト面を踏まえて比較・検討を行い、システム選びを行いましょう。

   
「課題別」
ワークフローシステム
(電子決済システム)3選

課題別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな?と検討している場合はぜひ参考にしてください。

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(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元:intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)

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