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電子決裁とは?メリットやシステム導入の流れなどを紹介

テレワークの導入が進む中、ペーパーレスや脱ハンコの取り組みとして、電子決裁システムが注目されています。場所や時間から解放され、コストや業務の効率化につながる電子決裁。具体的にはどのような仕組みなのでしょうか?ここでは、電子決裁の概要やメリット、システム導入の注意点などを紹介します。

電子決裁とは

電子決裁は、決裁業務を電子化することです。経費精算所、休暇申請書、稟議書などの決裁業務がパソコンやスマートフォンだけで完結できるようになります。

従来の業務では、「パソコンで作成した書類を紙にプリントアウトして、上席者や担当者が閲覧し、承認する場合は印鑑を押す」というフローが一般的でした。電子決裁の導入によって、書類の作成、申請、承認、保管のすべての工程が電子化されます。

書類作成や承認のために出社する必要がなくなり、場所や時間に縛られない働き方が実現。ペーパーレス化や保管コストの削減にもつながります。

電子決裁のメリット・デメリット

電子決裁を導入すると、業務の効率化、コスト削減、内部統制の強化などのメリットがあります。業務フローがシステム内で管理されるため、人的なミスも削減可能です。紙や印刷代のカットの他、人件費の削減にもつながるでしょう。編集や承認の記録が残ることから、不正が防止でき、責任の所在が明確になります。

デメリットは、導入に伴う一時的なコストです。システム導入のコストに加えて、新たな業務フローの構築、組織変更や人事異動、社員がシステムの使い方を覚える時間などが必要になるでしょう。また、取引先に合わせなければいけない契約書など、すべての書類が電子化できるわけではありません。

電子決裁システム導入の流れやポイント

電子決裁システムの導入は、システムを選び、一部の社員に実際に使ってもらい、問題なければ本格導入という流れで進めるとスムーズでしょう。研修などを随時行い、社員全員が使えるようにしていきます。

システムを選ぶときのポイントのひとつは、サーバーです。自社サーバーを使う「オンプレミス型」とインターネット上のサーバーを使う「クラウド型」があります。それぞれのメリット・デメリットを確認して自社に適したものを選んでください。また、「自社に必要な機能が搭載されているか」「フローはシンプルで使いやすいか」もチェックします。システムを選ぶ前に、業務フローのイメージを構築しておくことが大切です。

電子決裁とワークフローの違いとは?

電子決裁は、ワークフローの一種です。

紙の申請書類での決裁の場合、「パソコンで作成した書類をプリントアウト→担当者へ提出→担当者が閲覧→承認のハンコを押す→書類作成者へ返還」のようなフローが一般的です。

電子決裁でのワークフローは、例えば「パソコンで書類を作成→システムにアップ→担当者に申請の通知が届く→担当者がパソコン上でチェックして承認ボタンを押下→承認された旨の通知が書類作成者に届く」のようになります。

電子決裁では、システムでワークフローの構築が必要です。自社に合ったフローになっているシステムを選ぶ、もしくは自社に合うフローにカスタマイズできるシステムを選ぶといいでしょう。

「目的別」
ワークフローシステム3選

目的別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな?と検討している場合はぜひ参考にしてください。

既存書類と同じ見た目で
デジタル化したい
Streamline
Streamline
引用元:Streamline公式HP (https://streamline.mitori.co.jp/)
こんな企業にオススメ
これから稟議書・申請書をペーパーレス化したい
  • 紙のイメージで使える
  • 業界最安⽔準で利⽤可能※
既存システムと
連携させたい
Gluegent Flow
Gluegent Flow
引用元:glugent-flow公式HP(https://www.gluegent.com/)
こんな企業にオススメ
グループウェアに組み入れIT統制を高めたい
  • グループウェアとして使用
  • 電子契約サービスと連携
様々な承認ルートに
適応させたい
intra-mart
intra-mart
引用元:intra-mart公式HP(https://www.intra-mart.jp/)
こんな企業にオススメ
業務プロセスを自動化して業務改善を実現したい
  • 幅広い業務プロセスや既存システムと連携
  • 作り変え可のローコード開発
【選定基準】googleで「ワークフロー」で検索上位30社の中で
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Gluegent Flow…Google Workplace / Microsoft365のアプリとして使えるワークフローとして最安(2022年3月公式サイト調査時点)
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(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元:intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)

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