電子決裁とは？メリットやシステム導入の流れなどを紹介
テレワークの導入が進む中、ペーパーレスや脱ハンコの取り組みとして、電子決裁システムが注目されています。場所や時間から解放され、コストや業務の効率化につながる電子決裁。具体的にはどのような仕組みなのでしょうか？ここでは、電子決裁の概要やメリット、システム導入の注意点などを紹介します。
電子決裁とは
電子決裁は、決裁業務を電子化することです。経費精算所、休暇申請書、稟議書などの決裁業務がパソコンやスマートフォンだけで完結できるようになります。
従来の業務では、「パソコンで作成した書類を紙にプリントアウトして、上席者や担当者が閲覧し、承認する場合は印鑑を押す」というフローが一般的でした。電子決裁の導入によって、書類の作成、申請、承認、保管のすべての工程が電子化されます。
書類作成や承認のために出社する必要がなくなり、場所や時間に縛られない働き方が実現。ペーパーレス化や保管コストの削減にもつながります。
電子決裁のメリット・デメリット
電子決裁を導入すると、業務の効率化、コスト削減、内部統制の強化などのメリットがあります。業務フローがシステム内で管理されるため、人的なミスも削減可能です。紙や印刷代のカットの他、人件費の削減にもつながるでしょう。編集や承認の記録が残ることから、不正が防止でき、責任の所在が明確になります。
デメリットは、導入に伴う一時的なコストです。システム導入のコストに加えて、新たな業務フローの構築、組織変更や人事異動、社員がシステムの使い方を覚える時間などが必要になるでしょう。また、取引先に合わせなければいけない契約書など、すべての書類が電子化できるわけではありません。
電子決裁システム導入の流れやポイント
電子決裁システムの導入は、システムを選び、一部の社員に実際に使ってもらい、問題なければ本格導入という流れで進めるとスムーズでしょう。研修などを随時行い、社員全員が使えるようにしていきます。
システムを選ぶときのポイントのひとつは、サーバーです。自社サーバーを使う「オンプレミス型」とインターネット上のサーバーを使う「クラウド型」があります。それぞれのメリット・デメリットを確認して自社に適したものを選んでください。また、「自社に必要な機能が搭載されているか」「フローはシンプルで使いやすいか」もチェックします。システムを選ぶ前に、業務フローのイメージを構築しておくことが大切です。
電子決裁とワークフローの違いとは？
電子決裁は、ワークフローの一種です。
紙の申請書類での決裁の場合、「パソコンで作成した書類をプリントアウト→担当者へ提出→担当者が閲覧→承認のハンコを押す→書類作成者へ返還」のようなフローが一般的です。
電子決裁でのワークフローは、例えば「パソコンで書類を作成→システムにアップ→担当者に申請の通知が届く→担当者がパソコン上でチェックして承認ボタンを押下→承認された旨の通知が書類作成者に届く」のようになります。
電子決裁では、システムでワークフローの構築が必要です。自社に合ったフローになっているシステムを選ぶ、もしくは自社に合うフローにカスタマイズできるシステムを選ぶといいでしょう。
自治体で電子決裁システムを導入する際の問題点とは？
ペーパーレス化が推進される近年において、大企業や自治体など社会的影響力の大きい組織は率先して電子化に取り組んでいます。特に行政機関は公的な組織であるという民間企業との違いがあり、先駆けての対応が求められることもあるでしょう。本サイトで取り上げているような電子決裁システム（ワークフローシステム）も例外ではありませんが、自治体業務の電子化においてはさまざまな課題に直面することがありますので、その解決策も併せて求められています。
電子決裁システムの比較ポイントは？
電子決裁システム（ワークフローシステム）は、その提供業者がよりよいソリューション開発に勤しんでおり、さまざまな種類のものが展開されています。あまり種類が多すぎるとその選定に苦労することとなりますので、必要なポイントを押さえて比較することがシステム選びにおいては重要です。自社の規模や承認フローに合っているかどうか、既存の書式や他システムとの親和性があるかなどを比較しながら、自社により適したソリューション選定を行いましょう。
無料で使える電子決裁システムの選び方や注意点
業務のデジタル化に対応するため、現在、多くの電子決裁システムがあり、その中には無料で利用できるものも含まれています。ここでは、そういった電子決裁システムをいくつかピックアップして、特徴などを紹介しています。ただし、無料のものは、経費削減につなげられるというメリットは得られるものの、業務の効率化といった観点においては、あまり成果を発揮できないケースも少なくありません。ですので、無料の電子決裁システムを導入する際には、機能の充実度をあらかじめ確認しておくことが大切です。
稟議書の電子化
これまで紙を使って書類を作成し、上司からの承認を得ていた稟議書。この稟議書を電子化することで、業務のスピードアップや効率化、そしてコスト削減などさまざまなメリットが生まれます。しかし、そこには注意点もあるので事前にしっかりと把握しておきたいところです。
電子決裁システムの選び方について
電子決裁システムの選ぶ際には、承認ルート設定の自由度をはじめ、操作性の良さや機能の充実度などを確認しましょう。業務全体の効率化と。安全な運用のためにも、自社の要件に合ったシステムの導入を目指しましょう。
電子決裁移行加速化方針とは
「電子決裁移行加速化方針」とは、デジタル・ガバメント閣僚会議によって政府が策定した方針のこと。これまで紙ベースで行ってきた決裁処理について、電子化により複雑になるものなどを除き速やかに電子決裁に移行する、ということが定められています。
電子決裁システムと内部統制の関係は？
電子決裁システムは、申請から承認までの共有と可視化を可能にし、業務の効率化を実現するだけでなく、上場企業とその関連会社に義務付けられた内部統制を強化する役割も果たします。
タイムパフォーマンス（タイパ）と電子決裁システムの関係
時間対効率を現す「タイムパフォーマンス」は、現代人の価値観として定着しつつありますが、ビジネス面においても無視できません。電子決裁システムのように、効率化をもたらすシステムを導入することで、タイムパフォーマンス向上が見込めます。
電子決裁システムで押印するメリットとは？
電子決済システムにおける押印の本質的な役割は、申請者・承認者・決裁者を明確に示すことや、いつアクションが起こされたか日時で確認できるため正しいタイミングで稟議申請が進んでいるかの証跡を残すことなど様々なメリットがあります。
電子決裁システムであると良いとされるポイントとは？
近年、導入を検討している企業も増加している電子決済システム。ペーパーレスや作業の効率化などのメリットを生かすために、搭載されている機能や仕様は各システム会社によって異なる為、しっかり比較して自社にあったものを導入しましょう。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
このサイトでは、「ワークフローの電子化」「IT統制の強化」「業務プロセスのデジタル化」の3つの視点から、
おすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
これからワークフローシステムを導入しようかな？と検討している場合はぜひ参考にしてください。
ワークフローシステム
（電子決済システム）3選
課題別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな？と検討している場合はぜひ参考にしてください。
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