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電子決裁移行加速化方針について

こちらの記事では、電子決済移行加速化方針とはどのような内容なのか、また実際に電子決裁を導入した事例について紹介しています。電子決裁の導入を検討している企業の担当の方は、ぜひ参考にしてみてください。

電子決裁移行加速化方針とは

まず「電子決裁」とは、行政や企業における決裁処理を電子文書により行う方法を指します。電子決裁を利用することにより現在紙で行っている文書の閲覧や捺印についてもWebで行えるようになり、手間やコストを削減できるというメリットがあります。

現在、政府や自治体で電子決裁システムの導入が進められていますが、電子決裁の普及が進んでいる理由のひとつとして「電子決裁移行加速化方針」があります。これは、「デジタル・ガバメント閣僚会議」により政府が策定した方針。従来は紙で行ってきた決裁処理を電子化する取り組みとして策定されています。

電子決裁移行加速化方針が電子決裁の普及を促進

上記でご紹介した「電子決裁移行加速化方針」により、現在は政府や自治体における電子決裁の普及が急速に進められています。この方針は、2016年に成立した「官民データ活用推進基本法」や2017年に策定された「世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」などによって業務のデジタル化が推進される中で示されており、紙で行っている決裁処理を電子化するための取り組みとして策定されたものです。

この方針では、電子化を行うことによって業務が複雑になったり非効率になったりしてしまうケースや、災害が発生した際など緊急の案件を除き、業務を運営する中でさまざまな工夫をすることで電子化できるものついては速やかに電子決裁に移行する、という内容が定められています。

参照元:【PDF】首相官邸HP「電子決裁移行加速化方針|デジタル・ガバメント閣僚会議(平成30年7月20日)」https://www.kantei.go.jp/jp/singi/doc_admin/kaigi/dai2/siryou4.pdf

電子決裁を取り入れる行政・企業は増加している

現在、電子決裁を導入する自治体や企業は増加している状況にあります。その一例として、東京都渋谷区での導入事例をご紹介します。

渋谷区では、公文書収受、起案、決裁、保管、廃棄といった一連の流れをカバーする電子決済・文書管理システムの運用を2019年より開始しています。こちらのシステムは、決裁履歴管理機能や電子付箋機能なども標準で搭載しています。

電子決裁システムを導入するにあたり、渋谷区では紙ベースの公文書業務プロセスについて大幅な見直しを行っています。例えば、公文書の収受から起案・決裁・保管・廃棄までを一貫して電子的に行うためのルールや添付書類の取り扱いなどに関して、全庁で統一された公文書管理基準を策定しました。

このように、公文書決裁を電子化することによって決済の迅速化、また時間や場所に関係なく決済が行えるようになったことから、迅速な意思決定が可能になったというメリットが得られています。

さらに、システムの導入によって公文書を適切に管理できるようにするとともにペーパーレス化も促進。電子化ができない添付公文書は、文書ごとに廃棄時期を明示した簿冊ラベル情報をシステムで管理しています。

参照元:IT Leaders「渋谷区、電子決裁・文書管理システムを導入して公文書プロセスを電子化」https://it.impress.co.jp/articles/-/17402

電子決裁の導入によりさまざまなメリットが得られる

こちらの記事では、電子決裁移行加速化方針について、また実際に電子決裁の導入を行った事例についてご紹介してきました。

電子決裁の導入を行うことにより、意思決定の迅速化や記入ミスを防ぐ、またペーパーレス化によるコスト削減など、さまざまなメリットが得られますので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

   
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