自治体における電子決裁システム導入について
現在、日本でも可能な限り業務をオンライン化する動きが加速しています。企業はもちろん、自治体も例外ではなく、決済を要する多くの業務を効率的に行うために、公文書の作成から保存、管理、移管など一貫で電子行うことを目指されています。
しかし、自治体において電子決済システムを導入するには、様々な問題点があります。ここでは事例ごとに、自治体での業務オンライン化にある課題と解決法について紹介します。
電子決裁システムへの移行が困難とされやすい業務
自治体の業務には、電子決済システムへの移行が難しいとされている業務があるため、導入しやすい部署や業務からのスモールスタートが推奨されています。全ての業務を電子化するためには、システム導入の前にそれぞれの事例の問題点を整理していく必要があります。電子化が難しい業務の事例を紹介します。
紙の添付資料があるもの
自治体に住民から提出される書類には、添付書類が必要なものも多くあります。これらをそのまま電子決済のためにだけにオンライン化することは、時間がかかり、かえって業務が非効率になってしまう可能性があります。住民からの各種申請の手続きについては、オンラインに移行するだけでなく、添付書類の撤廃や画像での添付なども検討しましょう。
独自の決裁機能を持たない業務
自治体が使用できる文書管理システムとして総務省が提供しているものがありますが、このシステムを使用するためには、政府の共通ネットワークに接続する必要があります。しかし、自治体によってはセキュリティの確保が困難で、共通ネットワークに接続できない可能性があります。その場合は、セキュリティ対策を講じてIT環境を整備することが解決策になります。
また、自治体が独自の決済機能を持たない場合も接続ができないため、まず独自の電子決済システムを導入することが求められます。
会計関係業務
自治体の会計関係業務は、紙の契約書や請求書を元に行われていて、会計監査院でも一定の書類は紙での提出が求められていたので、電子システム化する情報量も膨大なものになります。今後は、財務省の新しい官庁会計システム（ADAMSⅡ）を運用して、管理業務を電子化する方針となっています。確実に運用していくためには、各行政機関でシステムを導入できる環境を整えて証拠書類を電子的に提出できるようにした上で、会計関係業務の電子決裁を推進していくことが重要です。
まとめ
自治体の業務の中には電子化が困難なものがありますが、少しずつ可能な部署や業務から電子決済システムの導入が進められています。課題を解決することで導入が促進されていくことも今後求められます。しかし、システムを定着させるためには、丁寧な検証にかかる時間やクリアすべき課題があります。
何より、電子決済システムを初期から構築するにはコストもかかるため、導入に踏み切れない自治体もあるでしょう。そこで、比較的に初期費用が抑えられ、導入しやすいのがクラウド型のサービスを利用することです。初期投資費用やメンテナンスが定期的に必要なオンプレス型とは異なり、月額費用のみで利用できるのでおすすめです。インターネット環境さえ整っていれば、常に最新のシステムが使用できるクラウド型のシステムをまずはお試しで導入してみてはいかがでしょうか。
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