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電子決裁システムで押印するメリットとは?

近年、スムーズで効率的な作業を進めるために電子決済システムを導入する企業が増加している一方で、昔からのビジネス習慣で正式な書類には押印が必要と考え、検討を躊躇っている企業も少なくないのが現状です。ここでは、電子決済システムでの押印の必要性や効力、リスクなどについて詳しく解説しています。

そもそもなぜ押印は必要?

契約書や合意書、その他諸々の決済書類などには、押印や署名があることが常識であると考えられていますが、法的には原則として不要であり、契約書がなくても双方の合意があれば有効となります。
契約書への押印は、一部の取引分野においての慣習ともいえますが、誰でも確認が可能な文章で内容を残すことができ、契約者双方が目を通したことがわかるという利便性で根付いているものでもあります。

電子決裁システムにおける押印の効力とは?

適切に承認・決裁されたことを示す

電子決済システムにおける押印は、社内の規定に基づいて作成された書類に、承認および決済者が社内規定に則って承認した証跡を残すことができる役割を果たします。 セキュリティレベルの高い電子決済システムでは、承認や決裁を行う際にタイムスタンプが押されるため、本人が作成・承認・決裁したと証明することができます。

申請者・承認者・決裁者が誰であるかを示す

電子決済システムで作成した書類に、それぞれ申請者・承認者・決裁者の押印欄を設けることで、それぞれの役割を担当するのが誰であるか一目で把握することができます。社内で誰がどんな役割を担っているのかを判別できるので、業務の相談を適切な担当者とやり取りでき、効率化に繋がります。

いつ承認・決裁されたかを示す

電子決済システムの押印は、承認や決済された日時が確認できるハンコが用いられていることも多く、書類作成から承認、決裁までの時間的な流れがわかります。適切なタイミングで稟議申請が進んでいるかを証明する役割もあります。

紙の決裁書で押印するデメリットについて

電子決済システムでの社内における押印の役割や効力について解説してきましたが、電子決済システムへの移行に消極的な意見への対応策として、紙の決裁書で押印するデメリットについてまとめて紹介します。

時間がかかる

紙の資料に押印するには、承認者が直接書類を手にして確認し押印する必要があります。承認者が不在の場合には、申請者は待つか、再度申請することになり、時間がかかってしまいます。また書類そのものの破損(破れなど)、別人のハンコでの押印や押印箇所の間違い、朱肉のにじみなど書類を差し戻すことになるトラブルも起こり得ます。

紛失のリスク

紙の資料は電子決済システムの書類と比べると紛失のリスクが高くなります。すぐに目を通せない場合には、担当者のデスク上に置くことになりますが、その際に他の書類や資料に紛れ込んでしまったり、誤ってシュレッダーにかけてしまったということも起こる可能性があります。紛失は、書類の再発行はもちろん、社内機密情報などの漏洩にも繋がるなど、大きなリスクをはらんでいるため注意が必要です。

書類の管理に手間がかかる

押印した書類は、重要書類として扱うため、鍵のついた保管室などで管理されることが多いですが、企業の規模によっては膨大な量の書類を管理することになります。 社員全員が使用後常に正しい場所にファイリングを行わなければ、紛失のリスクがありますし、書類を探すのも時間と労力がかかり効率的とはいえません。古い書類になると紙自体が劣化してしまうこともあります。
また、印鑑の管理が甘ければ、誰でも押印して承認できる、押印済みの書類に後で書き換えや書き加えができるなど、印鑑と紙の両方に第三者による改ざんのリスクがあることもデメリットと言えます。

作業の効率化と情報漏洩のリスク抑制を実現

電子決済システムは、社内で共有すべき情報や書類が押印によって、いつ誰に届いたか明確に証明することができ、スムーズで効率的な作業を進めることができるツールです。 第三者による改ざんもできないよう高度なセキュリティで情報漏洩などのリスクも軽減することができます。 ペーパーレスが推奨されるビジネスシーンにおいて、電子決済システムのニーズも高まっています。押印を電子化できるサービスには、様々な種類がありますので、業務に合った電子決済システムを検討してみてはいかがでしょうか。

   
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