電子決裁システムであると良いとされるポイントとは？
近年、ペーパーレスや脱ハンコを推進するために、様々な企業が電子決済システムの導入を検討しています。業務の効率化やコストパフォーマンスの良さなどが特徴ですが、サービスによって細かな特徴が異なる電子決済システムの導入を検討する際の比較の指針として、あると良いポイントや機能について詳しく紹介します。
電子決裁システムであると便利なポイント
電子決済システムは、基本的な機能の他にもシステムを取り扱う会社によって細かな機能やオプションが異なるため自社の業務に適したシステムを選択することが大切です。検討する上で、あると便利な機能やポイントなどを以下で紹介します。
紙と変わらない見た目
電子決済システムを導入する際、従来の業務で使用していた書類とフォーマットを揃えることができるかという点は、大切です。大幅な仕様の変更は、導入時に混乱のもとになってしまうおそれがあり、新しいシステムに慣れるまではかえって効率が悪くなることもあります。導入を検討する時には、申請フォームの作成方法にも注目してみましょう。
印影が残せる機能
電子決済システムは、誰がいつ文書を閲覧し、承認や決済を行ったかがわかるよう印影が残せる機能が搭載されているものを選択することをおすすめします。せっかくペーパーレスで文書を作成しているのに、はんこの為だけに紙に印刷するのは非効率的である上、情報漏洩のリスクも高まってしまいます。
場所を選ばない
電子決済システムのメリットの一つとして、社内にあるパソコンだけでなく、出先でタブレットやスマホによる承認や申請が可能な点があげられますが、全てのデバイスに対応しているとは限りません。自分が所持しているデバイスや、社内用に採用しているスマホの機種などに対応しているかどうか把握しておきましょう。
文書をダウンロードできる
紙の書類を作成し、オンラインで時間や場所を選ばずに、申請や承認、決裁業務ができるのがメリットである電子決済システムですが、監査対応や公的機関への提出時や、取引先の企業の要望で必要な場合には、目的に応じて文書をダウンロードして印刷できる機能があると、臨機応変に対応できます。印刷可能であるかどうかはもちろん、システム内で保存できる容量や期限、ダウンロードの権限の設定ができるのかなども合わせて調べておきましょう。
容量が多く、保存できる期間が長い方が良いと思われがちですが、自社で使用する文書の量や、印刷する頻度、ファイルの大きさなどを考えて検討することをお勧めします。
どんな検索方法で文書を探せるか
紙の文書は年度や部署はもちろん、企業によっては案件ごとにファイリングして保管されていることも多く、膨大な中から必要な書類を探すのに時間がかかりますが、電子決済システムではシステム内で検索して探し出すことができます。そこで、検索範囲の広さや検索項目をどの程度細かく設定できるのかを把握しておきましょう。効率的に検索するためには項目の細分化と検索する範囲の広さが重要になります。
システムのメリットを生かせる機能や仕様がポイント
様々な電子決済システムがある中で、自社の業務に適したものを選ぶのは簡単なことではありません。ペーパーレスでの文書作成が可能で、時間や場所を問わず複数のデバイスで業務ができるメリットを損なわない便利な機能として電子印影や文書の検索機能などが搭載されているかどうかをしっかり比較検討して導入しましょう。専門的な知識がなくても社内のだれもが操作しやすいという点も考慮すべき点の一つです。
ワークフローシステム
（電子決済システム）3選
課題別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな？と検討している場合はぜひ参考にしてください。
多い会社は…
- こんな企業にオススメ
- 紙に慣れている人が多く、
シンプルなシステムを導入したい
- 紙のフォーマットのまま使える
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連携させたい会社は…
- こんな企業にオススメ
- グループウェアに組み入れIT統制を高めたい
- グループウェアとして使用
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承認経路が複雑な会社は…
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スピーディーなシステム構築が可能
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(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元：intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)