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電子決裁システムの選び方について

オンラインで申請・承認・決済・保管までできる電子決済システムには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。システム導入の際には、様々な点を考慮して選ぶことになりますが、その基準となるポイントを詳しく解説していきます。ぜひ参考にしてください。

選び方のポイント

電子決済システムには、社内にサーバーや通信回線、システムを構築し、社風や利用目的に応じて機能のカスタマイズができる自社運用のオンプレミス型と、オンライン上のサーバーでシステムが構築されていて、アカウント登録すればすぐに使用できるクラウド型の2種類があり、それぞれ特徴が異なり、メリットも違います。
どのような点を考慮して選ぶべきか、詳しく解説していきます。

承認ルート設定の自由度

決済に至るまでの承認フローやルートは、会社によって異なります。同じ会社内でも複数の部署にまたがって承認が必要な決済になると承認ルートや条件分岐も複雑になっていきます。そのため、柔軟な設定や細かな変更などができるかどうかが重要になります。
条件が変われば承認者の数を増加できる、特定の分類に該当する申請には適した承認者に変更が可能など、通常の承認ルート以外に特殊な分類の承認ルートにも対応できるかどうかをチェックしておくことをおすすめします。

操作性や利便性

電子決済システムの導入は、会社にとって様々なメリットがありますが、会社の中でも一部の社員や、IT部門の担当者しか使用できないようでは、活用できているとはいえません。現場の社員や専門知識のない担当者でも簡単にワークフローの構築や操作ができるシステムを選びましょう。
企業規模や組織変更、人事異動などで承認者が変更しても、その変化に素早く対応が可能で、メンテナンスも簡単にできるかどうかも重視して、誰もが利用しやすいシステムを選びましょう。

機能の充実度

設定の自由度や利便性、操作性の他にも、運用に便利な機能の充実度も、電子決済システムの選び方のポイントとなります。機能が増えればそのぶん、操作も複雑になることも考えられますが、使用目的に適した機能がついているシステムのほうが、活用の幅も広がります。下記のポイントも含め、どのような機能がついているのか確認して選びましょう。

テンプレートなどの充実度

システムを構築するにあたって、申請フォームなどを0から作っていくのは、時間も労力もかかります。簡単な設定の入力だけでページやフォームを作成できるテンプレート機能があると、速やかに利用開始できるので便利です。

モバイルにも対応している

決済処理業務を社内だけでなく、出張先や移動中も発生する場合には、パソコンだけでなく、持ち運びできるモバイルでも利用できる機能があると便利です。 出先でも操作できることで、決済スピードも向上し、業務を速やかに進めることができます。

ほかのシステムとの連携

会社で先に採用している他のシステムとの連携ができるシステムかどうかも確認しましょう。連携させることができれば業務全体の効率化にも繋がり、社内での確認ミスを減らすこともできます。

細かな権限制御が設定できるか

様々な決済処理を行う中で、全社員が見られるものと、上層部のみが扱う必要があるものに分けることも重要です。そのため、処理する案件ごとに細かく権限制御の設定ができるかどうかもとても重要です。適切な情報管理や安全な運用のためにもぜひ重視したいポイントです。

自社の要件に適したシステムを導入しましょう

電子決済システムを導入する際には、専門知識のない社員でも理解できる操作性や要件に適した機能の充実度をはじめ、複雑な承認ルートの設定が柔軟に変更できる自由度などもチェックするのがポイントです。機能性が高くても、自社の要件に活用できなければ意味がないので、実現したい運用の型に合致した機能が搭載されているシステムを選びましょう。

   
「課題別」
ワークフローシステム
(電子決済システム)3選

課題別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな?と検討している場合はぜひ参考にしてください。

PCでの業務が苦手な人が
多い会社は…
Streamline
Streamline
引用元:Streamline公式HP (https://streamline.mitori.co.jp/)
こんな企業にオススメ
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Gluegent Flow
Gluegent Flow
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intra-mart
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【選定基準】googleで「ワークフロー」で検索上位30社の中で
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(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元:intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)

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