AgileWorks

ワークフローシステムAgileWorksを紹介します。直観性と操作性を重視した紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができるだけでなく、個人の業務の視覚化や大規模な組織改編にも対応。基本的なスペックや管理・承認・申請、それぞれのメリット、口コミ評判についてまとめました。

AgileWorksの概要

引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)

AgileWorksは、ビジネスの変化に俊敏に対応できる進化系ワークフローシステムです。まるで紙のようなウェブホームで直感性や操作性を重視した文書作成をサポート。社内業務の可視化により、不正やミスを防止するための業務基盤としても活用可能です。世代管理された組織情報や柔軟な権限管理により、内部統制を強力に支援するツールとしてもおすすめといえるでしょう。

AgileWorksの基本的なスペック

組織設定/フロー設定/フォーム設定/インポート・エクスポート設定/書類管理/システム連携・アドオン開発(SDK・公開API)/モバイル機能/ユーザー機能/多言語対応
ステージング・アーカイブ/グループウェア連携

立場別に見るAgileWorksの導入メリット

管理側としてのメリット

AgileWorksは個人の業務を可視化できるため、内部統制の支援に効果的です。また、組織変更の際に役職を束ねたグループ作成や部署を横断したグルーピングなどの設定ができるたるため、効率的な組織管理が可能となります。

さらに、カスタマイズなしで大規模組織設定ができるとともに人事システムとの連携も可能です。一方、組織改編や統廃合など、大規模で複雑な組織構造が配慮された設計となっており、組織改編に伴う閲覧権限、承認処理の権限などを引き継ぐ機能が搭載されています。これにより、書類移管とともに権限移譲もスピーディかつ効率的に行うことが可能です。

申請側としてのメリット

紙や電子ファイルを使って行っていた申請や以来の書類フォーマットをそのままのイメージで入力フォームとして使用することができます。紙のようなドキュメントビューアで入力できるため、戸惑うことなく書類を作成可能。一度作成したフォームはコピーして再利用できるため、フォーム作成の手間を省くことで業務効率が高まります。

また、自動入力、選択入力などの入力支援機能を充実させているため、入力担当者、チェック担当者双方の手間を省くことも可能。ノンプログラミングで自社専用紙のようなフォームを作成することができ、利用ユーザーと画面を見ながら作成することも可能です。

承認側としてのメリット

承認を依頼された書類は一覧とともに表示されタスクを管理しやすくなっています。また、仕事ボタンをクリックすることで、申請依頼、承認依頼、差し戻し、催促ありなどの処理待ち書類件数を確認することが可能です。さらに、代理承認権限があるユーザーであれば、代理者選択、承認が行えるため、担当者不在の際の承認業務の停滞を防ぐことができます。

ちなみに、これらの機能は全てモバイルでも操作可能であるため、出張先、外出先からでも業務の遂行が可能です。モバイル向けに最適化されたデザインは、スマホの画面でも快適に使用できるインターフェースを備えています。

AgileWorksの口コミ評判

帳票統廃合によりシステム運用の簡素化が図られた

基本的な帳票フォームの共通仕様を決定してから個別のフォームに展開することができました。これにより帳票の統廃合がなされ、200種類ものフォームを削減できました。そのため、システム運用の簡素化を図ると同時に、初期コストの削減や稼働準備期間の短縮にもつながりました。また、各セクションによってフォームが異なるといった課題が解消され、インターフェイスの共通化により、使い勝手の向上や利用者の負担軽減を図ることができました。

参照元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/case/anatc/)
決裁後の帳票は自動保存、業務の把握・分析・改善も簡単

決裁後の帳票はPDF化/CSV化されて指定の場所(ストレージ)に自動で保存されるため、これまで所管部署で行ってきた、紙でまわってきた申請書を電子化して保存する手間が削減されました。だれが、いつ、どの業務を行ったかが容易に把握・分析できるようになり、客観的な視点から業務やワークフローの改善案を策定できるようになりました。

参照元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/case/shimz/)
記載漏れや不備が減り、迅速な処理ができるようになった

申請書の必須項目の記載漏れや不備が大幅に減り、業務がスムーズかつ正確に遂行されるようになりました。また、承認者の負担が軽減され、承認・決裁業務のスピードアップや自動化が図られました。特に、紙ベースによる申請の異なるビルへの移動がなくなり、申請・承認・決裁の迅速化が図られ大きな成果が上がっています。

参照元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/case/dir/)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。