aipo workflow

ワークフローシステムaipo workflowを紹介します。社内の様々な申請業務をペーパーレス化するとともに申請・承認業務を効率化して本業に専業することが可能です。システムの概要や基本的なスペック、メリットや口コミ評判などについてまとめました。

aipo workflowの概要

aipo workflow 引用元:aipo workflow公式サイト(https://aipo.com/apps/workflow/)

aipo workflowは社内の様々な申請業務をペーパーレス化するワークフローシステムです。クラウド上で申請書を管理できるため、PCだけでなくスマホからいつでもどこでも申請、承認が可能。申請業務や承認業務を効率化しながら、組織の意思決定の高速化につなげることができます。シンプルなインターフェースは使用する人の業種や年齢層を選ばず、簡単に使用することができることも魅力といえるでしょう。

aipo workflowの基本的なスペック

申請経路、申請内容のテンプレート化/差し戻し・再申請/ワークフロー検索/デスクトップ通知

立場別に見るaipo workflowの導入メリット

管理側としてのメリット

aipo workflowは、クラウド上に申請データを保存できるため管理コストの軽減につながります。また、企業や官公庁でも採用されるセキュリティ水準の高さも特徴のひとつ。IPアドレスによる制限を行うことで、社外端末からの不正なアクセスをブロックすることが可能です。

ファイル送受信の禁止設定をすることで、機密ファイルなどを誤って漏洩するリスクも軽減できます。さらに、重要な操作はイベントログに記録されることから管理者はいつでも確認が可能。不正利用を防ぐことにつながります。単体機能サービスのものから購入することが可能であるため、価格もリーズナブル。追加サービスを利用することでワークフローにスケジュール管理やチャット、勤怠管理などを組み合わせることも可能です。

申請側としてのメリット

ワークフローを電子化することで業務効率化を図ることができても、社員全員がITに精通していなければ使えないようなシステムでは意味がありません。aipo workflowはシンプルなインターフェースで直感的な操作が可能であるため、業種や職種、年齢層を問わずに快適に使用することができます。

セットアップ手順や機能の活用方法について、丁寧なチャットサポートがあるため隣のスタッフに気軽に尋ねる感覚で利用可能です。PC、スマホから申請ができるため、出張や外回りの途中でも急ぎの申請処理ができます。申請業務を後回しにして業務が遅滞することを防ぐことが可能です。

承認側としてのメリット

aipo workflowは、シンプルな操作性が特徴となっているため、他の業務の途中に申請書が上がってきても手を煩わせることなく短時間で承認・決裁処理を行うことができます。申請経路や申請内容はあらかじめテンプレート化して再利用することもできるため、修正業務に時間を取られることもありません。

万が一申請内容に不備があった場合には、差し戻し、再申請を促すことも可能です。さらに、承認依頼はリアルタイムで通知されるため、外出先でも見落とすことなく迅速な承認処理ができます。決裁履歴は検索が可能なので業務処理を再確認することも可能です。

aipo workflowの口コミ評価

権限を管理しながら全ての情報を管理できる

アナウンス部ではデスク5人だけが記入できる権限を持ち、ほかのアナウンサー60人は登録されたスケジュールを見るだけの権限に設定して使っています。スケジュールの作成者と更新者が確認できるので、アナウンサーが登録したデスクに確認できますし、スケジュールの内容欄には発注元や連絡先など、全部の情報を記入するようにしています。出先で携帯を開いて仕事の詳細を確認したり、プロデューサーへ連絡などもすぐにできます。

参照元:aipo workflow公式サイト(https://aipo.com/case/tbs_announcer/)
事務効率化で本業に集中できるようになった

スケジュールの共有と課題のシェアに問題を抱えていました。変動しやすいスケジュールを社内で共有できるようになったことがありがたく感じています。また自宅勤務など変則勤務の際にも在席中かわかりやすく、連絡がとりやすくなりました。機器の操作方法やトラブル時の対応、ノウハウなどは掲示板で共有しています。細かな事務手続き等にわずらわされることなく、制作という本業に集中できるようになったのが最大の効果です。

参照元:aipo workflow公式サイト(https://aipo.com/case/aslan-estudio/)
互いに声を掛け合いながら納期調整が可能

ホワイトボード・EXCELで管理していた「スケジュール・タスク管理」を、私が外出中の際は電話・メールで確認しておりました。抜け漏れもでるので、リアルタイムに確認でき、入力できるツールを探しておりました。スタッフ全員のワークフロー・スケジュールが「見やすくて分かりやすい」事が導入のポイントになりました。スタッフ全員が「全てのスケジュール・タスク」を確認できるので、お互いに声を掛けながら納期調整作業がしやすくなり、お客様にご迷惑をかける事がかなり少なくなりました。

参照元:aipo workflow公式サイト(https://aipo.com/case/web_tamago/)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。