コラボフロー

ワークフローシステムコラボフローを紹介します。Web環境とExcelがあれば、誰でもワークフローの作成や修正ができる高機能ワークフローシステムです。システムの概要や基本的なスペック、メリットや口コミ評判などについてまとめました。

コラボフローの概要

コラボフロー 引用元:コラボフロー公式サイト(https://www.collabo-style.co.jp/)

コラボフローは、Web環境とExcelがあれば、どこでも誰でも作成・修正変更が可能なWebワークフローシステムです。充実した機能と柔軟性があり、業務変化にも迅速に対応することができるのに、専用ソフトやプログラミングは不要。直感的で簡単な操作でパソコンに不慣れな人でも使いこなせます。少人数から数千名規模まで様々な組織に対応することが可能です。

コラボフローの基本的なスペック

自動分岐/段階別の入力制御/相談機能/代理申請・承認/一括承認/AND、OR、議決承認/印影表示/リマインドメール/停滞書類検索
リストビュー機能

立場別に見るコラボフローの導入メリット

管理側としてのメリット

コラボフローは、運用中であってもフォームレイアウトの追加や修正が自由にできます。また、更新時に設定した入力項目情報はそのまま引き継がれるので二度手間を防ぐことができ、バージョン管理されるため運用に反映するタイミングを管理することも可能です。

クラウド版なら1名単位での契約が可能であるため、数名のチーム単位での運用からスタートして徐々に利用数を増やしていくことも可能。ワークフロー専門の充実したシステムで、千人単位の会社でも問題なく活用できます。また、連携パーツを利用すれば外部システムとも連携できるため、社内にあらゆるデータを活用した効率的な業務が可能となります。

申請側としてのメリット

コラボフローは、日頃から使用しているExcelファイルをそのままWebワークフローに変換して申請フォームを作成することができます。専用ソフトをインストールしたり、難解なプログラミング言語を理解したりする必要はありません。Web環境とExcelがあれば、誰でもすぐに運用できることが最大の魅力といえるでしょう。

ボタン1つでExcelファイルを申請書フォームに変換することが可能で、面倒な承認経路もあらかじめ用意されているパーツを配置するだけ。パズル感覚で簡単に設定することが可能です。変更修正も簡単なので、慣れたら改善を加えることで最適なワークフローを構築することができます。申請書を回しながら相談や確認をすることもできるため、遅滞することなく意思決定に関する履歴を残すことも可能です。

承認側としてのメリット

コラボフローはスマートデバイスやMacにも対応しているため、OSや端末を気にすることなく、外出先からでも処理が可能です。長く席を外していても業務スピードが低下する心配がありません。また、代理申請や複数の申請書の一括承認も可能。and、orはもちろん、メンバーの1/2、1/3以上などといった議決承認設定も可能です。

さらに、申請書に関係しない第三者が停滞している書類を検索して代行承認することもできます。承認者のうっかりをカバーすることができるため、業務の停滞や他者へのしわ寄せを回避することができるでしょう。一方、陰影はただ表示するだけでなく、関連する業務フローに合わせて連動する業務アクションまで自動設定することができます。

コラボフローの口コミ評判

Excelを利用することで現場の抵抗感がなかった

選定時、特に重視していたのが「使いやすさ」です。実際にワークフローを使う従業員にとって、難しい操作が無く、わかりやすく、使いやすいかどうか、という点を重視していました。現場が使い易い製品なら、システム管理の自分は大変でも構わないと覚悟していましたが、コラボフローは操作も簡単で使い易く、最初に触ってみた時点で直観的に「いいな」と思いました。申請フォームも、従来紙で運用していた元のExcelを利用し、紙と近い形で電子化できましたので、現場の抵抗感は無かったと思います。

参照元:コラボフロー公式サイト(https://www.collabo-style.co.jp/case/case016/)
開発コストを半減しながら社内メンテナンスが可能

開発について社内で検討したところ「人を雇った方が早いのでは」という意見も出ていたんです。 結局コラボフローに変更して、当初想定していた開発予算の半分程に抑えることができました。コラボフロー導入後は全て社内でメンテナンスできています。運用開始後のトラブルもないですし、修正も非常に簡単です。組織変更があっても承認する役職は変わらないので、マスタだけ修正すればいいのもメンテナンスが楽でいいですね。

参照元:コラボフロー公式サイト(https://www.collabo-style.co.jp/case/case015/)
出先からも承認できるため最短での処理が可能

紙だと申請から決裁まで1週間~2週間かかっていたのが1日遅くても2日で処理されるようになりましたし、申請から1時間で承認が下りることもあります。外出が多い社長も副社長もSVも、みんな出先からiPadでどんどん承認できるので、本当に早くなりました。コラボフローを入れてからは出先でサッと承認できるので大いに助かっています。承認者側のリソースを有効に活用する意味でもワークフローはぜひ導入するべきだと実感しました。

参照元:コラボフロー公式サイト(https://www.collabo-style.co.jp/case/case013/)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。