Create!Webフロー

ワークフローシステムCreate!Webフローを紹介します。これまでの紙ベースの申請書の様式をそのまま電子化して申請、決裁することが可能。システムの概要やそれぞれの立場のメリット、基本的なスペックや口コミ評判などについてまとめました。

Create!Webフローの概要

Create!Webフロー 引用元:Create!Webフロー公式サイ(https://www.createwebflow.jp/)

Create!Webフローは、従来使用している申請書の様式を変えることなく、紙の申請書と同じ感覚で書類作成、稟議などができるワークフローシステムです。構築やメンテナンスがシンプルであるだけでなく、複雑な承認フローにも対応。紙による申請や決裁の流れをWeb上に再現することで、業務プロセスの可視化や効率化を実現することができます。

Create!Webフローの基本的なスペック

申請/承認・決裁/保管・検索/集計/ユーザー支援

立場別に見るCreate!Webフローの導入メリット

管理側としてのメリット

Create!Webフローは所属や役割、申請者との関係で承認者を指定できます。そのため、組織階層や役割権限に基づいて、条件分岐やグループ承認が必要となる複雑な承認フローにも柔軟に対応することが可能です。

また、組織の変更や人事異動の際には、ドラッグ&ドロップのみで設定が完了。ルート設定も申請者、承認者、決裁者をラインでつなぐだけの簡単そうだが魅力です。一方、システムを利用するためには、ログインIDとパスワードによるログイン認証が必要。組織の運用に適したパスワードポリシーを定義することで、セキュリティへの対応も可能となります。また、不要なユーザーにシステムを使用させたくない場合の切り替えも可能です。

申請側としてのメリット

紙の申請書の様式を全く変えることなくワークフローを電子化することができるため、パソコンに不慣れなスタッフがいても社内全体にシステムを浸透させることができます。様々な紙の申請書のデザインをそのまま再現できるため、従来と変わらない感覚で書類作成が可能です。テンプレートを活用するだけでなく、必要に応じでフォーマットを調整、修正することもできます。決裁後の申請書はPDF形式での出力、フォルダへの保管も可能です。

印影表示や日付印の設定もできるとともに、申請途中でもページの挿入や画像の挿入ができます。さらに、承認ルートやプロセスをいつでも確認することができるため、いちいち確認・催促の連絡の必要がなく、主業務に専念することができることも魅力といえるでしょう。

承認側としてのメリット

Create!Webフローは、クラウド版・パッケージ版が選べて誰にとっても使いやすいワークフローシステムです。また、iPhone/iPad/Android端末のスマホやタブレットに対応しているため、デスクを離れていても外出先からの承認が可能。処理状況はアニメーションアイコンで一目で確認できるため、承認漏れや承認フローの停滞を防ぐことができます。

承認者の指定方法は、所属指定や個人指定など、様々なパターンに対応しているため、上長不在や突発的な人事異動にも対応することが可能です。また、承認時にファイル添付やコメント記入ができるため、承認業務を通してスタッフのとのコミュニケーションを深めることができることも魅力といえるでしょう。

Create!Webフローの口コミ評判

保管まで紙出力はなし、承認状況もリアルタイムで確認できる

起案されてから決裁完了、登録・保管まで紙が出力されることは一切ありません。書類の保管に必要な手間やスペース(書庫)も不要となり、空いたスペースは会議室などに転用しています。それにより、大きなコスト削減効果が見込めます。また、決裁までの時間は旧来の約半分に短縮されました。起案者からは時間短縮に加えて、「承認状況がリアルタイムで確認でき、決裁後すぐにメールで連絡が来るので、よりスムーズに仕事ができるようになった」という声も聞いています。

参照元:Create!Webフロー公式サイト(https://www.createwebflow.jp/case/nittsushoji/detail.html)
煩雑な帳票処理がなくコア業務に集中して取り組める

紙の帳票や各種データによる煩雑な処理から解放され、入力ミスや漏れもなくなり、さらに、申請者からの問い合わせなども激減したことで、管理部門における担当者の負荷は大幅に軽減されました。コア業務に集中して取り組めるので、他の業務にも好影響が出始めています。また、トラブル情報などの伝達や共有もスピードアップされたので、従来よりも迅速に対応や対策を打ち出し、行動できる環境も整備されました。

参照元:Create!Webフロー公式サイト(https://www.createwebflow.jp/case/tjmdesign/detail.html)
承認進捗状況を確認できるとともに保管・管理業務もカット

起案者が進捗状況を容易に確認できるようになったので、総務担当者や人事担当者に入る問い合わせや緊急対応などの要望が格段に減りました。そのため、職員の業務負荷が軽減され、本来取り組むべき業務に集中できるようになりました。また、これまでは決裁書や報告書の内容を再入力したり、原本書類の保管や管理にも多くのリソースを割いていましたが、そのような作業も不要となりました。

参照元:Create!Webフロー公式サイト(https://www.createwebflow.jp/case/kitasato/detail.html)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。