業務デザイナー

ワークフローシステム業務デザイナーを紹介します。パソコンの専門的な知識不要で、多種多様な業務を自社でシステム化できるワークフローシステムです。システムの概要や基本的なスペック、メリットや口コミ評判などについてまとめました。

業務デザイナーの概要

業務デザイナー 引用元:業務デザイナー公式サイト(https://www.utc-net.co.jp/bdtop/)

業務デザイナーは、簡易申請から複雑な申請まで、自社で簡単にワークフローを構築・編集することができるワークフローシステムです。外出先からでも情報にアクセスすることができるため、申請・承認業務の効率化を図ることができるとともにリアルタイムで情報を一元管理することができます。また、データ分析による二次活用や既存システムとの連携など、柔軟な運用ができることも魅力といえるでしょう。

業務デザイナーの基本的なスペック

ファイル添付/承認、代理、代行承認/承認ルート制御(合議・分岐)/検索、詳細検索/画像貼り付け、PDF出力/Eメール通知/他システム連携/シングルサインオン(AD連携)
/文書管理/

立場別に見る業務デザイナーの導入メリット

管理側としてのメリット

業務デザイナーは、業務を電子化することで個人的なミスや不正を軽減することができるとともに、帳票に捺印される印刷イメージや承認証跡などにより、内部統制もサポートしてくれます。

また、書類を抽出して再保存することでリアルタイムでデータを抽出して分析、グラフ化なども簡単に作成。稟議台帳の出力などのシンプルな業務から製品別・内容別問い合わせトレンドなど、複数の情報を組み合わせたデータの集約分析までできます。さらに、これまで使っていたグループウェアや他のシステムとも柔軟な連携ができるため、高機能のワークフローを手入力なしで運用することが可能です。

申請側としてのメリット

業務デザイナーは、ExcelやWordなどで作成していた帳票をそのままのイメージで電子化、システム化することができます。業務をシステムに合わせる必要がないため、申請業務に慣れるまでの時間が必要ありません。申請ルートもパズルを組み合わせる要領で柔軟に配置することが可能。パソコンの専門的な知識がなくても簡単に作成・運用できることが大きな魅力といえるでしょう。

標準テンプレートを基にレイアウトを作成し、入力用パーツを配置するだけで新規申請書類も簡単に作成できます。さらに、入力項目への着色や担当者名自動表示、必須チェックなど、充実した入力補助機能で業務の時間短縮も可能です。

承認側としてのメリット

業務デザイナーは、PCだけでなくモバイル端末での承認機能を持っているため、どこからでも承認が可能。決裁業務の停滞リスクがなく、広範囲からの情報のリアルタイムな一元化が実現します。申請、清算、営業報告、品質管理など、コストがかかる様々な業務の申請承認をいつでもどこでも行うことが可能です。

人工知能を活用したキーワード自動解析ツールを搭載しており、苦情発生フローや変更管理フローなどの帳票を頻出度の高いキーワードから自動取得できます。専用画面でいつでも確認できるので、過去の承認を確認したり、参考にしたりすることもできるでしょう。

業務デザイナーの口コミ評判

物理的な手間が省け、申請書の紛失、停滞がなくなった

これまでは、残業申請書の紛失や停滞が発生しており、担当の方への大きな負荷となっていました。また、全国各地の拠点から本社へ申請書が郵便で届くため、到着までの時間もかかっていました。「業務デザイナー」で残業申請をワークフロー化することで、物理的にも手間が省け、申請書の紛失や停滞もなくなり、担当者へ早く届くようになりました。残業チェック作業の際にも、申請書の一覧をボタン一つでリアルタイム集計して表示出来るため、チェックのスピード化を実現しました。

参照元:業務デザイナー公式サイト(https://www.utc-net.co.jp/bdtop/scene/?ca=1)
ワークフローにより交通費や経費支払い申請が簡素化

従来までは、営業担当が個別で申請を行い、かつフォーマットも決まっていないため、バラバラと申請されてくる内容を一つ一つ経路と料金が合っているのか確認しながらExcel台帳への転記を行っていました。ワークフローを活用することで、申請担当者はICカードからの情報で申請が完了し、経理担当者は経路情報を簡単に確認するだけで確認作業が完了します。従来かかっていた時間と手間を大幅に削減することが可能になり、台帳への二重登録から脱却しました。

参照元:業務デザイナー公式サイト(https://www.utc-net.co.jp/bdtop/scene/?ca=2)
リモートワークでも他部署との連携がスムーズ

今までも社内の作業依頼はワークフローシステム「業務デザイナー」を活用し、押印処理や経費処理、開発部門との連携を始めとした業務を行っていました。今期から試験的に営業部門から順次、在宅勤務が導入されましたが、既に他部署と進める業務もシステム化されていたので、物理的な距離を感じることなく自宅に居ながら業務を行えています。

参照元:業務デザイナー公式サイト(https://www.utc-net.co.jp/bdtop/scene/?ca=2)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。