ExchangeUSE

ワークフローシステムExchangeUSEを紹介します。プログラミングやマニュアル習得の必要がなく、Excelを活用して誰でも申請業務を行うことができるワークフローシステムです。システムの概要や基本的なスペック、メリットや口コミ評判などについてまとめました。

ExchangeUSEの概要

ExchangeUSE 引用元:ExchangeUSE公式サイト(https://www.exchangeuse.com/)

ExchangeUSEは、特別なスキルやプログラミングに関する専門的な知識を必要とせず、申請業務を簡単に電子化することができるワークフローシステムです。申請書は画面設計ツールで作成するWebフォームとExcelをそのまま活用できる2種類から選択可能。ルート制御やデータ連携により会社独自の業務用件に対応可能なワークフローを生成することができます。人的ミスの防止や意思決定のスピードアップ、内部統制の強化や働き方改革に寄与することが可能です

ExchangeUSEの基本的なスペック

自動起票/部門宛先指定/期日アラート管理/バーコード一括処理/宛先変更/タイムアウト処理/案件処理スキップ/みなし承認

立場別に見るExchangeUSEの導入メリット

管理側としてのメリット

ExchangeUSEでは、フリースタイルワークフローとナビゲートオプションを活用することで提出が必要な申請書を社員に知らせるナビゲーションを作成することができます。申請者が事象を選択して「はい・いいえ」で答えていくだけで必要な申請書を自動選択することができるため、管理者への問い合わせを軽減することが可能です。

自動選択された申請書な一時保存できることから、申請書提出漏れも防止することができます。複数の会社で共通のワークフローを利用するだけでなく、組織マスタは各社ごとに設定することも可能です。組織マスタは世代別に保持しているため、前期、後期に分けて関係する役職者に承認フローを回すことができます。

申請側としてのメリット

ExchangeUSEは専門的な知識を必要としないので、パソコンに不慣れな人でも簡単に申請書を作成することができます。承認ルートは、専用ツールのマス目に処理や分岐などのアイコンをマウスを使って配置するだけ。どんなに複雑な経路であってもパズル感覚で設定することができます。

一度設定した経路は保存できるため、申請の度に経路設定をする必要もありません。選択分岐や修正承認、AND承認など、必要な処理に応じて業務に合った承認フローを設定することが可能。フリースタイルワークフローでは、ひとつの申請書が承認された後に関連した申請が連続する場合、前に作成した申請内容を引き継いだ申請書を自動で準備してくれるため、作業効率が格段にアップします。

承認側としてのメリット

一人の承認者だけでなく、担当する部門ごと宛先として指定できるのもExchangeUSEの魅力です。部門に宛先指定された申請書は所属するメンバー全員での確認が可能となります。また、申請者は申請時に承認期日を設定することができるため、承認者は「本日・今週・超過」のステータスから優先度を判断して承認業務を処理することが可能です。

さらに、タイムアウト処理や案件処理スキップ、みなし承認など、自動承認の機能も充実しているので、承認業務の停滞を回避することができます。一方、承認件数が多い場合には、紙ベースでチェックしたものをバーコードリーダーでスキャンすることで一括承認することも可能です。

ExchangeUSEの口コミ評価

検索機能やテンプレート作成機能で申請業務が効率化

現場部門からは、システム化によって決裁が早くなったと好評です。稟議のスピードアップを実現するため、決裁用のiPadを一部上位職に配布したのですが、ExchangeUSEの使い方よりも、iPadのネットワーク接続や操作方法などの問い合わせの方が多かったくらいで、ExchangeUSEについてはかなりスムーズに利用者に浸透した印象です。富士電機にも協力いただき運用マニュアルを作成したり、申請承認業務の操作説明会を実施したことも奏功して、9カ月経った現在はほとんど問い合わせもありません。

参照元:ExchangeUSE公式サイト(https://www.exchangeuse.com/case/case_tokyometoro.html)
書類の印刷、配布、チェックが不要により担当者の負担軽減

人事での導入に続いて、経費精算にも「ExchangeUSE」を展開しました。経費精算の情報が各社員のPCに直接届くため、毎回紙を印刷・配布する手間がなくなりました。さらに、ワークフロー化を機に承認フローを見直し、上長2名の承認で決裁できるよう大幅な改善を行いました。フローを格段にシンプル化できたうえ、経費精算も「誰かに言われてやる」のではなく自発的に起票しなければならないという意識が徐々に社内に根付いてきました。

参照元:ExchangeUSE公式サイト(https://www.exchangeuse.com/case/case_sankei.html)
膨大な紙書類の集中を解消し、スマートな稟議が実現

迅速化と効率化で違うことに時間が使えるようになり、生産性も向上しました。また、抜け漏れなくチェックできるのでガバナンスの強化にもつながっています。今まで使っていた紙の書式イメージをそのままに、稟議書フォームが容易にできました。ITの知識やスキルに不安のある社員も、今までの紙と画面が同じという安心感から極力、導入の混乱が抑えられると思いました。

参照元:ExchangeUSE公式サイト(https://www.exchangeuse.com/case/case_astomos-r.html)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。