Findワークフロー

Findワークフローについて紹介します。Findワークフローは、情報の一元管理をし、文書管理を効率的に行えるシステムです。以下ではシステムの概要や基本的なスペック、メリットや口コミ評判などについてまとめました。

Findワークフローの概要

Findワークフロー 引用元:Find公式サイト(http://tcc-active.com/product/find-workflow/)

Findワークフローは、ワークフロー機能、文書管理機能、ポータル機能に加えてグが可能なフレキシブルシステムです。メールと似た感覚で承認状況を確かめることができ、帳票の管理が簡単に行えます。さらに、全文検索機能など優れた機能を複数備えており、文書管理の徹底が可能です。加えて、使用者の声を取り入れ、積極的に機能のバージョンアップを行っているので、日々進化を遂げているシステムでもります。

Findワークフローの基本的なスペック

ワークフロー機能/文書管理機能/ポータル機能/グローバル対応/外部システムとのデータ連携/説明書機能/全文検索機能/表示・非表示の自由設定/全17種類の承認ルート

使いやすさの8項目に該当するか

  • クラウドとオンプレミスを選べるか:記載なし
  • 既存Excelフォーマットがそのまま利用できるか:○
  • 組織や帳簿などをExcelデータとして抽出できるか:○
  • 組織編成の情報を事前に設定・一括変更できるか:○
  • ローカル・オフライン環境でも稟議作成できるか:記載なし
  • 申請フローの途中で、書類の編集ができるか:記載なし
  • OSに依存せずシステム利用ができるか:記載なし
  • Excelを使用してモバイル申請・承認ができるか:記載なし

立場別に見るFindワークフローの導入メリット

管理側としてのメリット

文書管理だけでなく、登録された情報の全文検索ができるワークフロー。キーワード検索は本文・添付物(EXCEL、WORD、PDF)の内容から可能で、情報の一元管理を目指します。帳票を変更・作成を管理者側で行えるので、修正費用を最小限に抑えることができるでしょう。

また、Findワークフローを導入すれば、約書の管理や契約種類に合わせた文書項目の作成が簡単になり、ワークフロー化する文書を管理者が追加できるので、計画を立てやすくなり、内部の統制の強化が図れます。加えて、有効期限管理機能を活用すれば、効率よく期限切れが迫った契約書を発見することも可能です。契約数が増えても、煩雑な契約書の管理に対応できるのが魅力です。

申請側としてのメリット

企業によっては、会社を複数回合併したり、組織変更したりしたことにより、ワークフローシステムの構築が困難になる場合もあるでしょう。しかし、会社の規模が拡大していく見込みがあれば、一刻も早くコンプライアンスを強化する必要があります。特に稟議書など、メールでやりとりを行いづらいものはワークフローシステムの構築に頼らざるを得ません。

また、向上や拠点を海外に展開している状況なども同様で、日本語専用の文書管理システムだけでは統制が追いつかないのが現状です。海外を含めたナレッジの活用や技術資料を管理する必要があり、既存の文書管理システムではなく、新たな観点から文書管理を行えるシステムが求められています。

情報の一元管理ができるFindワークフローを導入すれば、上記のような悩みを一気に解決することが可能です。そのような悩みを抱えている申請者にとって、Findワークフローは画期的なシステムであるといえるでしょう。

承認側としてのメリット

承認側のメリットとしては、データの移行が早いことや、SEを派遣し打ち合わせしながらシステムを使用できることなどがあります。

データの承認までに時間も郵送費用もかかってしまう、というのが従来のワークフローシステムの問題点でした。しかし、Findワークフローは上記の問題点を改善。業務精査により判明する投票の数は、膨大な数であることが多いですが、Findワークフローは権限別でのタブの表示や制御を可能にしたのです。

また、段階を追って導入できるため、使用者の対象を優先度順に振り分けることもできるでしょう。

Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。