Global Flow

ワークフローシステムGlobal Flowを紹介します。社内の様々な申請書類を電子化して意思決定のスピードアップを図ることができるワークフローシステムで、文書システムとの連携により一元管理が可能。システムの概要や基本的なスペック、メリットや口コミ評判などについてまとめました。

Global Flowの概要

Global Flow 引用元:Global Flow公式サイト(https://www.panasonic.com/jp/business/its/globalflow.html)

Global Flowは、出張費や交通費、立替積算などの経費申請や稟議書の回覧など、様々な社内申請書類の電子化を可能とするワークフローシステムです。複雑な承認経路でも視覚化することができ、ビジネスの意思決定の迅速化が可能。文書システムと連携させることにより、セキュリティ対策をしながら申請・承認・保管までを一元管理することができます。

Global Flowの基本的なスペック

Webブラウザー上からの起案・申請/承認経路設定/メール通知/一元管理/既存システムとの連携/印影作成/入力チェック/履歴管理/書類監視/セキュリティ/進捗状況確認/シングルサインオン

立場別に見るGlobal Flowの導入メリット

管理側としてのメリット

Global Flowは、文書管理システム「Global Doc」と連携させることで、承認完了した書類の一元管理が可能となります。Global Doc に保管された書類はセキュリティ機能により機密保持が可能となるため、不正アクセスや改ざんを防ぎながら、権限に応じた参照や検索ができることも魅力といえるでしょう。

Global Flowはオンプレス版とクラウド版を提供しているため、規模や利用形態に合わせたライセンス体系や構成を選択することができるとともに運用後の切り替えにも対応しています。業務に特化した設定や運用を希望する場合は、2020年6月現在100社以上の導入実績で経験を積んだワークフロー専門SEが開発プロジェクトへ参画することも可能です。

申請側としてのメリット

Global Flowは、Webブラウザ上から必要な書類テンプレートを選んで必要事項を入力するだけで簡単に申請書類を作成することができます。テンプレートの種類によって利用権限が制限されているため、起案や申請のミスを防ぐことも可能です。また、申請時に添付ファイルやコメントを付加することができるため、コミュニケーションをとりながら様々な申請業務に対応することができます。

さらに、承認経路は、組織形態に合わせて柔軟な設定が可能。入力した金額に応じて自動的に承認経路を分岐・結合してくれるため、手動によるミスを防ぐこともできるでしょう。

承認側としてのメリット

Global Flowには、入力チェック機能があるため、項目の記入漏れや入力文字のミスなどで、承認者が余計な差戻をする手間を省くことができます。文書が起案・申請された際には、承認者へ電子メールで自動通知されるため見過ごすこともありません。また、承認者はメール本文のURLをクリックするだけで、承認画面を表示して処理することができます。

iPadやiPhoneからもワークフローの確認、承認処理が行えるため、出張先や遠隔地からでも遅滞なく処理が可能。不在時には権限委託により代理承認をしてもらうこともできます。起案や承認、完了などの操作履歴に加えて、ログイン・ログアウト、承認経路の登録・更新・削除なども全て履歴の取得が可能です。

Global Flowの口コミ評判

メンテナンスコスト削減と保管、事後検索が容易

現在では、融資関係の主要な決裁業務を電子化する一方で、社内の多くの申請業務も『Global Flow』を用いて電子化しています。 『Global Flow』では、各部門の担当者が必要な電子帳票を比較的容易に作成し、承認プロセスを設定できるので、メンテナンスコストを削減できて います。また、承認された文書は『Global Doc』に保存されるようにしているので、保管や事後の検索が容易になっています。

参照元:パナソニックGlobal Flow公式サイト(https://www.panasonic.com/jp/business/its/globaldoc/case_jfc.html)
ワークフロー化にはルール決めが必要であることを痛感

ドキュメントの一元管理の土台が固まってきたところで、次に取り組んでいるのが、社内申請業務の電子決裁化です。まずは、交通費精算や社内規則の改定などについて、ワークフロー化を行います。承認プロセスを設定する上で、たとえば、承認者が不在の場合は、代理承認を許可してよいのかなど、紙面での申請業務ではあいまいになっていたルール決めが必要であることを感じています。こういった運用面でのノウハウの提供もパナソニックさんに期待しております。

参照元:パナソニックGlobal Flow公式サイト(https://www.panasonic.com/jp/business/its/globaldoc/case_mhiasl.html)
システムの組み合わせにより利用者権限を細かく区分

研究テーマごとに作成している「研究月報」「研究報告書」については、ワークフロー「Global Flow」、文書管理「Global Doc」、高速ファイルビューワ「Brava! for Global Doc」を組み合わせて使うことで利用者の権限を細かく区分している。同じお客様に複数のカンパニーの社員が訪問することもありますので、営業活動の見える化という観点で誰がどこに行ったか、という最低限の情報共有は必要です。帳票上に押印が表示されると、どこまで承認が進んでいるのか一目瞭然でいいですね。

参照元:パナソニックGlobal Flow公式サイト(https://www.panasonic.com/jp/business/its/globaldoc/case-mitsubishigasu-1.html)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
イメージ
引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。