J-MOTTO

J-MOTTOワークフローは、稟議申請や承認業務といった社内手続きを効率化するクラウドサービスです。ここでは、J-MOTTOワークフローの特徴や導入メリットを解説しています。

J-MOTTOワークフローの概要

J-MOTTOワークフローHP画像 引用元:J-MOTTOワークフロー公式サイト
(https://www.j-motto.co.jp/00000000/service/workflow/feature/)

J-MOTTOワークフローは、導入実績4,000社超のクラウドサービス「J-MOTTO」が開発・提供している、ワークフローサービスです。J-MOTTOの業務支援ツール「グループウェア」をベースとして、ワークフロー機能に特化させたオプションシステムとなっており、J-MOTTOの各種サービスとスムーズに連携できる点も特徴です。

クラウドサービスであるため、専用サーバーを用意したり専用ソフト/アプリをインストールしたりする必要がなく、申込みから最短即日利用が可能な点も見逃せません。

J-MOTTOワークフローの基本的なスペック

申請機能(申請書テンプレート、過去申請書参照・再申請・コピーなど)/承認機能(申請書の種類ごとに承認フローを設定、フレキシブルな承認フロー設定、不在設定、承認印の自由設定、TOP画面が処理待ち一覧)/検索機能(検索条件設定、PDF一括印刷、CSVファイル一括ダウンロード、申請書の連番設定)

使いやすさの8項目に該当するか

  • クラウドとオンプレミスを選べるか:記載なし
  • 既存Excelフォーマットがそのまま利用できるか:〇(別途オプション)
  • 組織や帳簿などをExcelデータとして抽出できるか:〇
  • 組織編成の情報を事前に設定・一括変更できるか:記載なし
  • ローカル・オフライン環境でも稟議作成できるか:記載なし
  • 申請フローの途中で、書類の編集ができるか:記載なし
  • OSに依存せずシステム利用ができるか:記載なし
  • Excelを使用してモバイル申請・承認ができるか:〇(別途オプション)

立場別に見る
J-MOTTOワークフローの導入メリット

管理側としてのメリット

パソコンだけでなくスマートフォンにも対応したクラウドサービスであり、スピーディにワークフローを導入できる点はメリットです。さらに、申請書をPDFやCSVファイルとして一括ダウンロードできる上、申請書の種類ごとに連番設定もできるので、申請書の管理作業がスムーズになります。

サービス利用にはJ-MOTTO(基本サービス:グループウェア)への入会が必要なものの、1人あたり月額200円~という費用設定も、コストを抑えながらワークフローを導入したい企業にとってポイントです。また、2ヶ月間の無料トライアルも用意されています。

申請側としてのメリット

申請書の書式は各企業ニーズに合わせて自由にカスタマイズできる上、導入後すぐに利用できる申請書テンプレートも用意されています。また、新規に申請書を作成する場合、申請書名を選択するだけで申請書式や承認フローが自動的に連携されるため、申請書作成のたびに承認者や手順を選ぶ手間が必要ありません。

過去の申請書を検索条件を細かく設定して探せる上、内容を印刷したりコピーしたりできるため、過去の申請内容にもとづいた申請書作成も迅速に行えます。

承認側としてのメリット

申請書の種類ごとに承認フローを設定できるため、各ユーザーが承認フローを指定する手間を省略可能です。また、申請者が自ら承認フローを設定することも可能です。

さらに、社内で標準化されている印鑑画像などをスキャニングすることで、ワークフロー承認印を自由に設定することもできます。

その他、承認者が不在となる場合には代理承認者を設定できる点もメリットです。

J-MOTTOワークフローの口コミ評判

申請や承認に役立っています

グループウェアを導入することにより、業務のルール付け、指標ができたため役に立ったと考えています。またISMSを取得しておりますので、文書管理での文書変更など手順、エビデンスを残すことができるのが良いです。またASPのメリットとしては、社外にいてもどこからでもアクセスできる点。社外からワークフローの申請、承認ができる点で助かっています。

引用元:J-MOTTO公式サイト(https://www.j-motto.co.jp/00000000/case/chap23.html)
さまざまな効果を実感しています

タイムカード機能により勤怠管理がスムーズになった。/スケジュール機能により、社員間の時間調整などが容易になりコミュニケーションが良くなった。/インフォメーションで重要事項が共有でき、情報が統一化できた。

引用元:J-MOTTO公式サイト(https://www.j-motto.co.jp/00000000/case/chap21.html)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
イメージ
引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。