楽々WorkflowII

ワークフローシステム楽々WorkflowIIを紹介します。紙ベース感覚で申請、承認ができ、他のワークフローシステムとの連携により大規模なワークフローにも対応。システムの概要や基本的なスペック、メリットや口コミ評判などについてまとめました。

楽々WorkflowIIの概要

楽々WorkflowII 引用元:楽々WorkflowII公式サイト(https://www.sei-info.co.jp/workflow/)

楽々WorkflowIIは、規模の大きい本格的なワークフローも簡単、スピーディに実現することができる電子承認・電子決裁システム。オンプレミス版だけでなくクラウドサービスを選択することも可能です。簡易ワークフローから本格ワークフローまで幅広く対応しているため、会社の規模や予算に合わせて選択することができます。

楽々WorkflowIIの基本的なスペック

通知機能/文書管理/帳票出力/データ移行/自動督促機能/集計機能/代理申請/掲示板機能/マルチデバイス対応/多言語対応

立場別に見る楽々WorkflowIIの導入メリット

管理側としてのメリット

楽々WorkflowIIは、会社の規模が大きく多くの部門にまたがった複雑な経路のワークフローであっても簡単に定義することができます。ユーザー管理、組織管理ともにきめ細かなサポートがあるため、人事異動時のメンテナンスは各部門で対応が可能。ワークフローシステムのランニングコストも最小限に抑えることができます。

また、根回しや条件分岐など、日本の商習慣にった柔軟なワークフローの設定が可能であるとともに、申請・承認業務の電子化だけでなく既存システムと組み合わせることで、社内のあらゆるワークフローを一元化することができます。

申請側としてのメリット

紙ベース感覚で申請ができるため、初めて電子化を経験するスタッフがいても抵抗なく快適に使用することができます。特別なツールを使用することなく、マウス操作によるレイアウト編集だけでweb上に思い通りの画面を簡単に設定することが可能。これまで使い慣れてきたExcelフォームもそのまま取り込むこともできるため、イメージそのままに項目を動かすだけで自由に編集することができます。

よく使用する申請フォームは自動で生成できるので、起案のための時間を大幅にカットすることが可能です。さらに、条件や表示するエラーメッセージ、計算式などをあらかじめ設定するだけで、自動計算やエラーチェックにより入力ミスを防ぐことができます。

承認側としてのメリット

楽々WorkflowIIは、スマホやタブレットにも対応しているため、いつでも、どこでも、誰からでもアクセスが可能。承認だけでなく申請業務も外出先から行えるため、外勤、内勤、出張を問わずに文書作成、承認ができます。

また、グローバル対応となっているため、標準で英語、中国語に対応。メッセージやタイトル、ボタンの表示で使用する言語の切り替えが可能。申請は中国語、承認は英語、最終決裁は日本語といった、グローバルな企業にうってつけ。追加機能を活用すればタイ語、韓国語、スペイン語、フランス語など多言語への対応も可能です。使用するデバイスに最適なインターフェースに自動的に切替てくれるため、どんなシーンでもスムーズな操作で承認業務ができることも魅力といえるでしょう。

楽々WorkflowIIの口コミ評判

差し戻し機能により再申請が減り業務効率化が進んでいる

従来のワークフローシステムにはなかった差し戻しの機能により再申請が少なくなる、自動経路選択や条件分岐によりユーザーが決裁ルートを調べる手間が減るなど、効率化は少しずつ進んでいますし、今後の改善・改修によりさらなる効率化を目指していけると思います。操作がわかりやすいので、申請フォームの作成や設定もしやすいです。楽々WorkflowIIには管理するデータをエクスポート・インポートする機能がありますので、検証環境から本番環境への移行も容易です。

参照元:楽々WorkflowII公式サイト(https://www.sei-info.co.jp/workflow/cases/mcj.html)
進捗状況が確認でき、閲覧権限を制限することも可能

二つの携帯ショップで情報を共有するには、メールで複数人に情報を送るより、ワークフローシステムで申請・承認した方が、進捗情報も確認でき、両ショップの店長を含めた情報共有に必要な人に漏れなく情報を送ることができます。承認された報告書もワークフローシステム内で確認することもできます。また、閲覧権限を制限し、関係者のみが情報共有できるような設定にしています。これは、他部署間での情報共有にワークフローシステムを使用したいというユーザ部門からの要望が実現したものです。

参照元:楽々WorkflowII公式サイト(https://www.sei-info.co.jp/workflow/cases/itcnetwork.html)
決裁業務の迅速化だけでなく働き方改革にも貢献

決裁業務は確実にスピードアップしています。従来、紙の決裁書類が机の上に山積みになっている状態では、承認が後回しになりがちでした。今は、承認者に決裁してくださいというメールがきて、メール内のリンクをクリックするとワークフローが立ち上がります。もし忘れてしまっても督促のメールがきます。また承認者は外出先からスマートフォンで承認することも可能です。ペーパーレス化とともに働き方改革の観点でも大きく貢献しています。

参照元:楽々WorkflowII公式サイト(https://www.sei-info.co.jp/workflow/cases/nssmc-eng.html)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。