ソフトウェア資産管理(SAM)

ワークフローシステムソフトウェア資産管理(SAM)を紹介します。PC、ソフトウェアの利用申請や承認をWeb上で管理することができるワークフローシステムです。システムの概要や基本的なスペック、メリットや口コミ評判などについてまとめました。

ソフトウェア資産管理(SAM)の概要

ソフトウェア資産管理(SAM)公式サイト 引用元:ソフトウェア資産管理(SAM)公式サイト(https://www.skyseaclientview.net/product/function/sam/)

ソフトウェア資産管理(SAM)は、情報セキュリティ対策や働き方改革などに効果が期待されている「SKYSEA Client View」が提供する機能のひとつ。ソフトウェア、PCの利用申請や承認をWeb上のシステムで管理できることが最大の魅力です。IT資産保護を目的としているため、その利用申請をシステム化することによって、業務の効率化とともに大切な資産を守ることができます。毎年バージョンアップされるため、最新の更新や自動処理でIT資産情報を管理台帳に反映することが可能です。

ソフトウェア資産管理(SAM)の基本的なスペック

申請・承認/承認状況、履歴の確認/承認者直接指定/残業管理

立場別に見るソフトウェア資産管理(SAM)の導入メリット

管理側としてのメリット

ソフトウェア資産管理(SAM)では、申請画面に、利用や移動、廃棄などの必要事項を入力して申請するまで、1次承認者から最終承認者まで一括メール通知が可能です。入力ミスや連絡漏れを防ぐことができるため管理業務の軽減につながります。

USBデバイスやメディアの使用はネットワークのセグメントごとに使用制限をかけることが可能。使用範囲を限定することで、個人情報保護やデータの不用な持ち出しを防ぐことができます。また、複数のマスターサーバーを運用する場合は、連動させた検索、リストア不要で過去操作ログの閲覧、利用も可能です。

申請側としてのメリット

どんなに高機能、多機能であっても操作に手間取ることがあれば運用に役立つことはありません。ソフトウェア資産管理機能を持つSKYSEA Client Viewのメニューバーは、シンプルなアイコンでわかりやすく整理されているため、直感的なインターフェースで快適に使用できます。

また、各機能をわかりやすく解説する「ふきだしヒント」を搭載しているため、初めて使用する機能でも、マニュアルを見ることなく機能解説を確認することが可能です。日頃からよく使用する機能メニューはカスタマイズすることによって、さらに利便性を向上させることができます。さらに、申請者が直接承認者を指定することができるため、業務個別の承認ルートを確保することも可能です。

承認側としてのメリット

ソフトウェア資産管理(SAM)では、承認者はシステム管理者ではなく、申請者が申請時に直接指定できるため、業務内容によって承認者が明確となります。ユーザーからの申請書は一覧で管理でき、承認状況の確認や履歴管理も可能。承認後の書類はそのまま資産台帳に反映されるため、承認者の業務を軽減することにもつながります。

承認者はチームリーダーや課長など、小単位の組織を束ねる役割を担うことも多いため、長時間労働の是正への取組が求められることも珍しくありません。このシステムは、残業の申請・承認状況を一覧で確認したり、帰宅や残業申請を促すメッセージを表示したりする機能を搭載。長期間勤務の改善も期待できます。

ソフトウェア資産管理(SAM)の口コミ評判

各PCから自動収集される情報によりクライアント対応がスムーズ

PCの故障でメーカーに問い合わせをする際は、個体を識別する製造番号などが必要になります。「SKYSEA Client View」の導入後は、それら情報が各PCから自動で収集されるようになり、問い合わせの前にメモを取る必要がなくなりました。また、問い合わせの際に必要な番号についても、資産管理画面のメモ欄に入力し、一緒に管理しています。必要な情報がすべて一覧画面で確認できるので、以前より対応がスムーズになりました。

参照元:ソフトウェア資産管理(SAM)公式サイト(https://www.skyseaclientview.net/case/report/case130.html)
セキュリティ対策や資産管理に時間を充てられるようになった

導入後はIT機器の台帳管理にも活用しています。例えばIPアドレスの管理については、営業事務所や店舗での使用状況を自動で集約し、管理画面上で確認しています。作業を自動化することで担当者の負荷も下がり、本来の目的である情報セキュリティ対策や資産管理に時間を割けるようになりました。社員には「今後の情報セキュリティ対策に役立てたい」と伝えることで、前向きに協力してもらえる体制作りを心がけています。

参照元:ソフトウェア資産管理(SAM)公式サイト(https://www.skyseaclientview.net/case/report/case129.html)
リモート操作で社内ヘルプデスク業務も軽減した

社内ヘルプデスク業務では、リモート操作の活用が特に多く、社員にも「トラブルがあれば、リモート操作で対応してもらえる」という意識が定着しているほど、頼りにしている機能の一つです。リモート操作中、社員に見せたくない作業を端末機から閲覧できないようにする「リモート操作カーテン」の機能など、これまで10年以上使用してきたなかで、さまざまな機能が追加・改善されてきたので、今後もさらに便利に活用していけると期待しています。

参照元:ソフトウェア資産管理(SAM)公式サイト(https://www.skyseaclientview.net/case/report/case121.html)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。