SmartFlow

VeBuIn株式会社が提供するワークフローシステム「SmartFlow」は、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末などで、社内外の全ての申請書類を一元管理できるアプリケーションです。このページでは、SmartFlowの特徴や導入メリットについて解説します。

SmartFlowの概要

SmartFlow公式サイト画像 引用元:SmartFlow公式サイト
(https://smartflow.vebuin.com)

SmartFlowには80種類の豊富なテンプレートが用意されているため、申請フォームを一から作成する必要はありません。自社のワークフローに合わせて、テンプレートを自由に編集することも可能です。項目の追加や変更はドラッグ&ドロップという簡単操作。シンプルなデザインで直感的に操作できるため、ITに不慣れな人でも扱いやすいシステムといえるでしょう。永年無料で利用できるフリープランが用意されており、初期費用不要で導入しやすい点も魅力。また、新機能が次々と追加されるため、ITに慣れている人からの注目度も上がっています。使用中のクラウドシステムとのAPI連携が簡単に行える点も強みの一つです。

SmartFlowの基本的なスペック

テンプレート/承認経路保存/一括承認/代理承認/And・Or承認/条件分岐承認/コメント機能/自動承認先設定/モバイル/多言語対応/クラウド/通知機能/操作ログ/自動採番/外部システム連携/CSV・PDF出力

使いやすさの8項目に該当するか

  • クラウドとオンプレミスを選べるか:クラウドのみ
  • 既存Excelフォーマットがそのまま利用できるか:記載なし
  • 組織や帳簿などをExcelデータとして抽出できるか:〇
  • 組織編成の情報を事前に設定・一括変更できるか:記載なし
  • ローカル・オフライン環境でも稟議作成できるか:記載なし
  • 申請フローの途中で、書類の編集ができるか:記載なし
  • OSに依存せずシステム利用ができるか:〇
  • Excelを使用してモバイル申請・承認ができるか:記載なし

立場別に見るSmartFlowの導入メリット

管理側としてのメリット

紙の場合は量が多いほど管理も大変になりますが、それらを全てデジタル化することで格段に楽になります。SmartFlowはワークフローに特化したシステムで、マニュアルがなくても使えるほどシンプルな設計。導入後すぐに使いはじめられ、スムーズにワークフローが構築できます。初期費用が抑えられるため、試験的に導入できる点も大きなメリットといえるでしょう。本格的に導入する場合も、月々の運用コストは低めに設定されています。

申請側としてのメリット

出先での有給申請や、ICカードを読み込んで経費精算が可能。外出先でもスマホがあれば、申請作業が片手間でできます。申請者が承認者を選べる機能があり、個人情報や機密情報などを申請時に非表示にするといった設定も可能。承認先を所属する上司に自動で設定でき、申請時にコメントを残せるため、承認者とのコミュニケーションも円滑に行えます。

承認側としてのメリット

PCやタブレット端末だけでなく、スマホでも操作がしやすいデザインで、ネット環境さえあれば、出張先やリモートワークなど、場所・時間を問わず承認作業が行えます。承認依頼はメールやチャットを介して届けられるので、承認忘れを防ぐことも可能。SmartFlow内で行った申請・承認操作は全て履歴が残るため、不正防止にもつながります。

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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
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組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。