SMILE V eValue V ワークフロー

ワークフローシステムSMILE V eValue V ワークフローを紹介します。サンプルフォームやオリジナルフォーム作成サポート、柔軟な承認処理機能により、申請・承認業務を簡単に電子化できるワークフローシステムです。システムの概要や基本的なスペック、メリットや口コミ評判などについてまとめました。

SMILE V eValue V ワークフローの概要

SMILE V eValue V ワークフロー 引用元:SMILE V eValue V ワークフロー公式サイト(https://www.kk-osk.co.jp/products/evalue_v/workflow.html)

SMILE V eValue V ワークフローは申請・承認業務を電子化することにより決裁のスピードアップを図ることができるワークフローシステムです。サンプルフォームやオリジナル申請フォームを提供することで、パソコンに不慣れな人でも簡単に申請書を作成することが可能。複雑な承認ルートにも対応しており、内部統制に対応した業務プロセスの標準化をサポートしてくれます。

SMILE V eValue V ワークフローの基本的なスペック

簡単フォーム作成/承認プロセスを見える化/ICカード連携/組織一括設定・変換/蓄積データ活用/ドキュメント自動保管

立場別に見るSMILE V eValue V ワークフローの導入メリット

管理側としてのメリット

SMILE V eValue V ワークフローは、組織や部署、グループなどの人事情報をあらかじめ設定して指定した期日に自動運用することができるため、人事異動や組織改編時のメンテナンス工数を削減することができます。組織と同時にワークフローの承認ルートやフォームも設定できることから担当者の手間を大幅に軽減することが可能です。

ワークフローで申請した内容は、自動的にPDFに変換されてドキュメント管理に保存。蓄積されたデータを活用した集計作業を行うこともできます。また、ログ管理や印刷の可否、ログイン時間帯の制御などを個別に制限するセキュリティ機能が充実しているため、安心・安全な運用が可能となるでしょう。

申請側としてのメリット

SMILE V eValue V ワークフローには、あらかじめ40種類以上のサンプルフォームが標準搭載されています。旅費精算所や物品購入申請書など、使用頻度の高い申請書はほとんどこのサンプルフォームを使用して簡単に作成することが可能です。また、簡単なGUIでガイドに従いながらオリジナルの申請フォームを作成することもできます。

使いなれた紙帳票やExcelなどのイメージを背景にしながら、入力項目を配置するだけで申請書を作成可能。システム移行に抵抗を感じることはほとんどないでしょう。画面レイアウトだけでなく使用条件や承認ルートなども細かく設定できるので、複雑な承認経路であっても対応可能です。

承認側としてのメリット

SMILE V eValue V ワークフローは、複雑かつ組織改編などでも影響を受けにくい承認ルートを構築することができます。承認ルート上の中間承認者、最終承認者は申請者とともにいつでも決裁状況を共有することが可能です。承認処理が遅れている案件には催促メッセージを送ることもできるため、承認処理が遅滞することを防ぐことができます。

他者の意見を聴取できる相談機能や複数の意思を確認できる合議機能のほか、代理申請、代理承認など、日本ならではの承認フロー文化に合わせた処理への対応が可能です。さらに、モバイル端末を活用することにより、いつでもどこでもアクセスが可能であることから業務効率を大幅に向上することができるでしょう。

SMILE V eValue V ワークフローの口コミ評判

稟議申請の決裁と意思決定のスピードが大幅にアップ

決裁までの業務スピードが速くなり、承認過程の状況が把握しやすくなりました。さらに申請書の紛失も起こらなくなるなど、総務部門にとってはありがたいことです。同じ申請内容でも拠点によって承認ルートが違ったりするので、組織図に基づいて承認ルートが柔軟に設定できるところが一番の決め手になりました。そのうえ、ほかのシステムとも連携でき、拡張性がある点も大きな利点でした。

参照元:SMILE V eValue V ワークフロー公式サイト(https://www.otsuka-shokai.co.jp/erpnavi/product/evaluev-work/case.html?02=82_erpnavi_case_v-work)
オンプレミスでもリモートメンテナンスで手がかからない

『eValue』のサーバーはオンプレミスですが、ほとんど手が掛かっていません。困ったことがあれば、リモートメンテナンスで画面を見ながら回答してもらえるのですごく助かっています。充実したサポート体制も大塚商会さんを選んだ理由の一つです。マスター登録申請といった人の判断を介す必要がない承認は、バッチ処理で回してもいいと思います。ミスや漏れをなくすためにも、自動化を追求していきたいです。

参照元:SMILE V eValue V ワークフロー公式サイト(https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/case/matsuo-sangyo.html)
専門用語を理解できないスタッフへの充実したサポート

どんなに優れたシステムを導入しても、それを使いこなせなければ意味をなさないので、今後は、従業員一人ひとりがシステムを正しく活用できるように、マニュアルなどの整備も行っていきたいと考えています。大塚商会さんのサポートチームは、それぞれ専門的な知識が豊富で、皆さんとても熱心です。現場の社員の中には、難しい専門用語を理解できない人もいるので、今後も分かりやすい言葉で継続的にサポートしていただきたいです。

参照元:SMILE V eValue V ワークフロー公式サイト(https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/case/nambu-y.html)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。