Systemaflow

ワークフローシステムSystemaflowを紹介します。直感的な操作と多彩な承認・回覧機能で申請業務の効率化・迅速化・見える化を可能とするワークフローシステムです。システムの概要や基本的なスペック、メリットや口コミ評判などについてまとめました。

Systemaflowの概要

Systemaflow 引用元:みずほ情報総研Systemaflow公式サイト(https://www.mizuho-ir.co.jp/solution/corporation/backoffice/systemaflow/index.html)

Systemaflowは、紙の書類を用いたワークフローの課題を改善しながら申請業務を効率化することができるワークフローシステムです。直感的な操作で誰でも簡単に使用することができるだけでなく、回覧承認フローの機能が充実しているため利便性の高さが魅力。個人だけでなく役職や順不同での承認が可能で、リアルタイムで進捗状況を確認することも可能です。既存のシステムと連携させることでさらに業務効率を向上させることができます。

Systemaflowの基本的なスペック

稟議・経費精算/品質是正処置/在庫管理/問合せ業務/身上申請管理/個人別・部署別のルート指定/グループ設定・ルート指定/役職によるルート指定/複数承認者への同時申請/回覧途中のルート変更

立場別に見るSystemaflowの導入メリット

管理側としてのメリット

Systemaflowは業務プロセスごとに申請手続きを設定し、その組み合わせから業務フローが作成できます。複数の業務フローを統括管理できる自由度の高さが魅力です。テンプレートを使用した書類作成でミスが生じにくいため、管理側の再入力や訂正などの作業を大幅に軽減することが可能。複数の組織に対して並行して承認依頼を行うことが可能なので、業務効率を向上させることができます。

回覧途中での経路追加なども可能なので、経路設定の誤りによる手戻りなどの作業を防ぐことが可能。組織間で厳格な回覧順序がある場合は、事前閲覧を許可したうえで情報を共有できるため、組織間の円滑安合意形成を促すことができます。これにより、トータルで意思決定の迅速化、業務スリム化が可能となり、組織全体の働き方改革の推進にも寄与できるでしょう。

申請側としてのメリット

Systemaflowは、業務への適合をコンセプトとしているため、煩雑な業務であってもシステムの方が業務に合わせてくれます。業務ごとに異なる多様なフローをシステム化することで申請者の負担軽減が可能です。稟議書や申請書、経費計算書や在庫管理票など、幅広い業務をカバーするテンプレートが準備されているため、業務全体の効率的な運用を可能にしてくれます。

システム管理者が付属のデザインツールを活用して申請内容の設定を柔軟に変更することが可能。そのため、申請者は会社、業務に適した申請書をそのまま活用することができます。承認ルートは申請者側で作成、選択が可能であるとともに、承認・回覧者は個人名だけでなく、役職や任意グループで指定することも可能です。

承認側としてのメリット

Systemaflowを活用すれば紙帳票の回覧や郵送を必要としないため、承認者は申請書紛失のリスクがなく多拠点からでも即時承認が可能となります。案件は、承認待ちへの到着予定申請書表示やメール通知があるため、見落としリスクを軽減することが可能です。

申請者に対しては決裁だけでなく差戻メール送信や一家承認など、多様な処理ができます。溜まっている申請書の一括承認や代理承認などもできるため、承認処理が滞ることもないでしょう。さらに、業務フローは申請者とともに全体の進捗状況を一覧で確認することが可能。リアルタイムで様々な業務のプロセスごとの進捗を把握することができるため、承認・回覧の停滞に早期に気づき適切な対処ができます。

Systemaflowの口コミ評判

二重作業の削減により大幅な効率化が可能となった

かつて拠点では手作業で入力していたために履歴が残らず、お客さまから支払い期日に関する問い合わせを受けると、1件ずつ依頼票を手作業で探し、本社への問い合わせをするなど、大変な体力をかけていました。システムの導入後は、各拠点のPC上で振込みに至るまでのステータスが見られますから、本社に確認の連絡を入れる必要もなくなりました。

参照元:みずほ情報総研Systemaflow公式サイト(https://www.mizuho-ir.co.jp/case/user/hondacars.html)
導入説明を聞けば誰でも扱えるシステム

導入時に1週間に及ぶトレーニングを受けたのですが、導入の説明を聞けば誰でも扱えるシステムであると感じました。また、細かな部分を全て覚えていなくとも、マニュアルを確認したり、みずほ情報総研の担当者に連絡をとることで、解決できています。担当者のレスポンスが大変速いため、とても助かっています。また、使用した社員から、入力方法などで改善の要望が来ることもありますが、追加開発を行わずに社内で対応できてしまう部分も多く、運用しながらより使いやすいものになっていると実感しています。

参照元:みずほ情報総研Systemaflow公式サイト(https://www.mizuho-ir.co.jp/case/user/nihonshokken.html)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。