WaWaFlow

ワークフローシステムWaWaFlowを紹介します。専用ソフトをインストールすることなく、Web上で申請、承認、出力などの作業を一括管理することが可能です。システムの概要や基本的なスペック、メリットや口コミ評判などについてまとめました。

WaWaFlowの概要

WaWaFlow 引用元:WaWaFlow公式サイト(https://www.wawaoffice.jp/product/workflow/)

WaWaFlowは、専用ソフトのインストールを必要とせず、申請・承認・出力などを一括管理することができるワークフローシステムです。ネット環境とWebブラウザさえあれば、いつでもどこでも導入することが可能。申請ルートや承認パターンを自由に設定することができるとともに、フリーフォームで書式を作成することができるため、簡易申請から複雑な申請まで対応することができます。

WaWaFlowの基本的なスペック

フリーフォーム作成/承認ルート作成/申請/申請書作成/承認/検索・閲覧/滞留防止/CSV出力/コメント/モバイル利用/クレーム報告/文書報告

立場別に見るWaWaFlowの導入メリット

管理側としてのメリット

WaWaFlowは、管理者が自由に申請書式を作成することができるため、簡易申請から複雑な承認経路が必要となる申請まで柔軟に対応することができます。ネット環境とWebブラウザさえあれば導入することができるため、営業所や支店間での活用も可能です。

また、ASP型なので会社だけでなく自宅や出張先からでも快適に利用できます。決裁された申請書類は総務や管理などの部署で確認することができ、決裁結果をCSVで経理システムに一括登録することも可能。決裁結果もCVS出力ができるため、エクセルで集計することもできます。承認経路は必要なルートパターンを管理者が自由に設定でき、業務に適した複数のルートパターンを登録することが可能です。

申請側としてのメリット

WaWaFlowは、新規申請ボタンからフォームを選択して必要事項を入力すればそのまま申請できるシンプルな工程が魅力です。元々社内で使用していた申請を参考にしながら作成することもできるため、申請業務の負担を軽減することも可能。一度申請した書式は次回からは引用申請ができるため、コピーで作業時間を省くこともできます。

また、文書や利用者ごとに承認ルートや承認者の設定ができるため、所属組織別の承認決裁や条件別の承認決裁も簡単。書式ごとにルートを設定してれば、誰に承認をとればよいか迷うことなく自動的に正しいルートで申請することが可能です。さらに、申請書類の進捗状況はすぐに確認できるとともに決裁がとれればお知らせ機能で知らせてくれます。

承認側としてのメリット

WaWaFlowは、携帯電話やスマホからの承認ができるため、承認決裁者に出張が多くても業務が停滞することがありません。申請者がワークフローから申請書類をあげると、指定メールアドレスにメールが届いて知らせてくれます。督促メール発信や滞留アラームの表記により、気づき漏れや承認漏れを防ぐことが可能。

申請内容の確認、決裁、却下などを選択することができるとともに、権限により承認者が修正できるかどうかも事前に設定可能です。さらに、代行設定も可能なので、承認者が対応できない場合には別の承認者により決裁ができます。

WaWaFlowの口コミ評判

会社間をまたがる処理が可能であったことが決め手

リロで使うワークフロー製品では、「リログループのような、 持株会社とグループ会社の集まりという形態でも使えること」が必須要件でした。 具体的には「グループ会社と持株会社を『またぐ形』で、稟議書の承認/否認/差し戻しという ワークフロー処理が可能であること」、「グループ会社Aからグループ会社Bへと社員が異動 した際に、稟議書のデータもスムーズに移動できること」などが必要でした。グループウエア、ワークフロー、SFAをまとめた、Webベースによるシングルサインオンの 業務ポータルが、自然にスムーズに確立できました。

参照元:WaWaFlow公式サイト(https://www.wawaoffice.jp/use/relo/)
いつでも、どこでも業務日報や連絡事項の確認ができる

回覧板機能は、誰がいつ確認したか、また未読かが明瞭であり、一斉に発信できる点が便利です。また、行き先案内板により他部署(特に営業部)の人の動きが100%ではありませんが把握できるようになった事も便利だと感じます。ワークフローに於いては稟議書や経費精算が楽になりました。それとインターネット上で使えるサービスという点から、自宅や携帯からも使えて承認もいつでもどこでもできる事や、休日・夜間に自宅でも業務日報や連絡事項の確認と打ち込みが出来るところが非常に便利です。

参照元:WaWaFlow公式サイト(https://www.wawaoffice.jp/use/denshoku/)
看護士間の申し送り、行事の調整、施設予約に利用

看護師に人気がありますね。 看護師同士の連絡事項や申し送りの注意事項などに利用しています。 電子カルテを導入したばかりなのもあって、「こういう指示が抜けやすいのでお願いします」などの連絡事項も多いのですが、 口頭連絡だけではその日に出勤している人にしか伝わらないので、出勤していないスタッフにはWaWaOfficeを使って連絡をしています。 その他にも行事の調整や施設予約にも利用していますし、外来当直表もWaWaOfficeに保存しています。 相談など個々のやり取りはローカルメールを利用していますし、ありとあらゆることにWaWaOfficeを利用しています。

参照元:WaWaFlow公式サイト(https://www.wawaoffice.jp/use/tamashimadaiiti/)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。