ワークフローEX

ワークフローシステム「ワークフローEX」を紹介します。ExcelやWordなど、使い慣れているファイルをそのまま稟議書や申請書に活用し、複雑な承認ルートでも自動設定が可能となるワークフローシステムです。システムの概要や基本的なスペック、メリットや口コミ評判などまとめました。

ワークフローEXの概要

ワークフローEX 引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)

ワークフローEXは、ExcelやWord、PowerPoint及びPDFの文書ファイルをそのまま稟議書や申請書などに活用することができる、ドキュメントワークフローシステムです。

社内だけでなく取引先ともメールを使って申請・承認業務を行うことができ、電子捺印機能などを通して決裁フローをペーパーレス化することが可能です。複数の承認者による承認や金額による自動分岐など、組織に合わせた多様な承認ルートを設定できることも大きな魅力といえるでしょう。

ワークフローEXの基本的なスペック

ワークフロー機能/ステップにおける並行処理/申請(起票)処理のサポート/ワークフロー状態の確認/承認者の変更/代理承認/メール通知/経路の分岐/テンプレート間の引き継ぎ/ワークフローの履歴/ドキュメントの検索/ドキュメントの閲覧/ドキュメントの編集制御/コミュニケーションログ/ドキュメントの採番/ドキュメントへの署名/ドキュメントファイルのフォルダ出力/CSVファイル出力/マスタデータの引用

立場別に見るワークフローEXの導入メリット

管理側としてのメリット

ワークフローEXは、稟議書に入力された金額を自動的に判断して決裁ルートを自動的に変更します。手入力ではミスが多い処理が自動的に選択され、承認者も指定してくれるため、管理者による訂正や差戻しの手間を省くことができるでしょう。また、人事データは有効期間を設定することができるため、組織変更前に設定して、スムーズな人事異動に対応ができます。

さらに、所属部署情報のセットをステージという単位で複数管理することができ、他のシステムの人事データと連携させることも可能です。一方、電子化されたファイルは的確な暗号化が行われているため、内容が流出するリスクを回避することができるとともに社内外の人間による文書改ざんを防止することが可能です。

回覧ごとに履歴ファイルが残るので、いつでも改善チェックをすることも可能です。また、電子化されたファイルであるため、文章単体で簡単にバックアップを残しておくこともできます。

申請側としてのメリット

紙ベースの文書が非効率であることがわかっていても、承認・決裁処理をいきなり変更してシステム化することに抵抗を覚える人は少なくありません。ワークフローEXは、日頃からなじみの深いExcelやWordなどで作成した文書を申請書、稟議書として、そのままワークフローにのせることができる画期的なワークフローシステムです。

ワークフローEXは、作成に慣れているExcelファイルをそのまま使い、電子捺印によって申請することが可能なので、特別なスキルや知識なしで誰でも使用することができます。Excelワークシートなので申請項目の修正もExcelの機能をそのまま利用して処理することが可能です。メールソフトのようなメイン画面から、テンプレートを開くだけでExcel画面を立ち上げることができます。後は、必要事項を記入、捺印して申請ボタンを押せば完了です。

承認側としてのメリット

ワークフローEXは、金額による分岐や複数の承認者による愛岐など、多彩な決裁ルートを装備しています。

文書タイプや部署、役職などのテキストによる分岐も可能なので、間違った文書が回ってきて承認処理が煩雑になるということもありません。承認者になっている稟議書の承認プロセスは、どこで停滞しているか、自分が適切な処理をしているかをソフト上で確認することができるため、承認業務の遅滞を防ぐこともできます。

また、スマホやタブレットなどのモバイル端末にも対応しているため、外出先や出張先からでもリアルタイムに承認業務を処理することが可能です。最終承認がなされた文書には、受領完了メールが自動的に配信されるため、個別に完了の連絡を行う必要もありません。

ワークフローEXの口コミ評判

申請承認業務は確実に洗練度が高まり時間短縮につながった

 「ワークフローEX」の導入によって、申請承認業務は確実に洗練度が高まった。社員がバインダーを持って走り回る風景は見られなくなったし、ビジネスグローバル化で経営幹部の海外出張の機会が増えているが、iPhoneによるメール承認によって決裁までの時間短縮も実現した。

また、承認ステータスが「ワークフローEX」上で把握できるようになったことで、申請者がピンポイントで承認担当者に電話をかけ、承認 を催促することも可能になった。

参照元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2019/07/wfex-case0010.pdf)
機能制限から解放されたワークフローシステム

起案者は、承認ルートを一つ一つ画面上で選択しなくても、『ワーク フローEX』上にあらかじめ設定したパターンを選べばいいだけになりました。ワンアクションですむ上に設定ミスがなくなりました。また、どういう種類のワークフローかもシステム上で自動補完してくれるので、起案者は過去の実績を自分で調べる必要がありません。必要なファイルを容量無制限で添付できるようになり、容量を削減する付加作業がなくなったため、総務部でのワークフローチェックにかかる時間が1件 あたり5分程度になり、大きく負荷が軽減しています。

参照元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2019/07/wfex-case0008.pdf)
稟議・決裁完了まで時間単位で効率化を図ることができた

決裁手続きは確実にスピードアップしました。決裁完了までのタイムスパンが、従来は日にち単位だったものが時間単位になっています。今朝も1件稟議申請書を提出したのですが、午前中の3時間で最終承認者である上長の決裁をいただくことができました。上長の一人は午後から出張の予定で、紙ベースだったらたぶん来週までいただくことは難しかったと思います。本当にありがたいシステムで、もう紙の時代には戻れないですね。

参照元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/wp-content/uploads/2019/07/wfex-case0011.pdf)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。