X-point Cloud

ワークフローシステムX-point Cloudを紹介します。プログラミングなどの専門的な知識は不要で紙書類と同様の感覚で書類作成、稟議が可能。導入・運用の容易さと機能の柔軟性が魅力です。システムの概要やメリット、口コミ評判などについてまとめました。

X-point Cloudの概要

X-point Cloud 引用元:X-point Cloud公式サイト(https://www.atled.jp/xpoint_cloud/)

X-point Cloudは、導入実績3,000社以上を誇るワークフローシステムです。プログラミングに関する知識は不要でなので、総務部や経理部でも運用管理が可能。これまでの紙帳票や表計算ソフトなどのデータや書式をそのまま入力デザインに反映することができます。紙やExcelデータで行う業務をクラウド化することでワークフロー承認のスピード向上につながるでしょう。

X-point Cloudの基本的なスペック

フォーム作成機能/ワークフロー機能/ファインダー機能(申請・検索)/クエリ機能/一括承認・連続承認機能

立場別に見るX-point Cloudの導入メリット

管理側としてのメリット

ワークフローの承認が完了したタイミングで、残数の受入/払出など、残数管理が行えます。そのため、勤怠届を活用した有給休暇日数の計算や在庫の入庫・出庫管理、予算管理など、様々な業務での利用が可能です。人事異動への対応も強化されているため、人事異動や退職者が出た際に、提出されている書類の中から未承認者を探索して、後任者への一括変更もできます。

電子化しやすい業務から導入して、徐々に対象業務範囲を拡張することができることもX-point Cloudの魅力。最初から用途が制限されたシステムではないため、場合によっては800種類以上の帳票作成も可能となります。

申請側としてのメリット

従来使用してきた紙ベースの書式であってもそのまま入力デザインに反映させることができるため、手書き感覚でデータ入力への移行ができます。パソコンが不慣れな人でも抵抗なく使用できるため、キャリアや年齢層を問わず社内全体に浸透させることが可能です。

また、会社独自の帳票フォーマットをそのまま、入力フォームに移植して利用することができるため、システム側に寄せたフォーマットの変更をする必要もありません。必須入力箇所の指示や入力支援の機能を搭載しているため、ミスなく素早く書類作成をすることができます。さらに、勤怠届や稟議、経費精算など、社内の業務規程テンプレートをそのままwebシステムで試用することが可能です。

承認側としてのメリット

承認が必要な書類については承認者に通知されるので、見落としのリスクを軽減することが可能です。一般的によく使用する承認ルートをあらかじめ設定しておくことで、決められた承認フローに無駄なく回付することができるため、申請者の手間も省けるでしょう。

スマホやタブレットにも対応しているため、外出先からでも簡単に承認することが可能、ワンクリックだけで承認ができるため、多忙な承認者の業務軽減にもつながります。また、連続承認機能や一括承認機能があるため、効率的に処理することも可能です。さらに、代理承認機能があるため、上長不在でも承認業務が停滞することもありません。

X-point Cloudの口コミ評判

ワークフローシステムと基幹会計システムの連携が可能に

ワークフローシステムと基幹会計システムのシステム間を繋ぐデータ連携プログラムを通して、現場でワークフローシステムに投入した売上データや経費精算データ等を直接、基幹会計システムに連携出来る様になった事で、これまで本社経理課で一極集中していた膨大なオペレーション業務への時間と労力が大幅に削減され、月次決算の早期化を実現する事が出来ました。また『紙』から『Web』へ、書類管理の新しい形についても実現出来ているのではないかと思っています。

参照元:X-point Cloud公式サイト(https://www.atled.jp/xpoint_cloud/case/gion/)
コストの大幅な削減とともに書類保管スペースも芙不要に

毎月4000枚もの勤怠届の申請書類を受け取っていました。たとえると大型の辞書2冊分ほどの厚みになります。その紙とやり取りにかかわるコストがすべて削減されたと同時に、申請書類の保管スペースも不要になりました。合わせて入力作業も不要になりましたので、大幅なコスト削減と業務のスピードアップを図ることができました。また以前は、各店舗から総務部へと直接FAXで申請書類を送付してもらっていましたが、導入後は地域を管理するスーパーバイザーが承認した書類だけを総務部で受け取れるようになりました。

参照元:X-point Cloud公式サイト(https://www.atled.jp/xpoint_cloud/case/abcmart/)
直感的でシンプルな操作によりミスを防止できた

X-pointは画面や操作がわかりやすく、直感的に使えて設定のオペレーションミスも少なくなりました。サンプルフォームからイメージに近いフォームを選ぶことで利用部門にも完成形がイメージしやすく、仕様決めの打ち合わせもスムーズに行えます。これまではワークフローを追加する際にプログラムに精通した者しか対応できませんでしたが、X-pointは複雑なプログラム開発が不要であることで開発と運用手続きの引継ぎ工数も減り、属人化せずに部内に展開していける手応えを感じています。

参照元:X-point Cloud公式サイト(https://www.atled.jp/xpoint_cloud/case/kmbiologics/)
Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。