ワークフローシステム導入によるメリットとその事例

ワークフローシステムを導入することで得られるメリットを具体的な事例とともにまとめました。紙ベースの稟議書、申請書には、決裁までの工数や時間や事務処理上の負担、管理や検索、不正な稟議・決裁、コスト、セキュリティなど、様々な問題がみられます。ワークフローシステムを導入することで、具体的にどのようなメリットがあるのか、事例も交えて紹介します。

稟議・決済手続きの工数削減

稟議・決済手続きの工数削減イメージ

ワークフローシステムを導入することで「稟議・決裁手続きの工数削減」ができるメリットについて紹介しています。紙ベースの稟議書は手回しや郵送による決裁業務が必要となるため、時間や手間がかかります。

ワークフローシステムを導入することで、申請・決裁業務をWeb上で完結することができるため、大幅な時間短縮が可能です。また、外出先からでも承認業務を処理することができるとともに、申請者、承認者ともに承認フローの進捗状況を確認することも可能となります。

過去書類や帳票の管理・検索性の向上

過去書類や帳票の管理・検索性の向上イメージ

ワークフローシステムを導入することで実現できる「稟議書や過去書類などの帳票の管理・検索性の向上」について紹介しています。紙ベースの稟議書には、作成ごとの起案、印刷が必要でファイリングや保管スペースの問題などがあります。

一方、ワークフローシステムを導入することにより、自動的に電子化されたデータの保管、管理が可能。過去の申請書式を再利用したり、データベース化された書類データを簡単に検索したりすることができます。

事務処理の軽減による効率化

事務処理の軽減による効率化イメージ

ワークフローシステムを導入することで得られるメリットのひとつである「事務処理の軽減による効率化」について紹介しています。紙帳票の申請・決裁業務では、作成に時間がかかり、承認者不在などにより決裁までの時間が長くなってしまう可能性があります。

ワークフローシステムを導入すれば、Web上で申請、承認、進捗状況の確認ができるため、事務量を大幅にカットすることができます。また、申請書作成や承認経路設定もサポートしてくれるため、事務業務負担を軽減して効率化を図ることが可能です。

不正な稟議・決裁の防止

不正な稟議・決裁の防止

ワークフローシステムを導入することで得られるメリットのひとつである「不正な稟議・決裁の防止」について紹介しています。紙帳票の稟議では、意図的な改ざんや知識不足、ケアレスミスによる不適切な承認ルートの設定など、様々な問題が考えられます。

ワークフローシステムを導入すると、複雑な承認ルートでも簡単に設定することができ、承認者と飛ばしたり不適切な承認ルートを排除したりすることが可能。稟議の履歴やアクセス・ログ情報もデータとして残るので、透明性のある承認フローを実現することができます。

申請書類の一元化による内部監査業務の効率化

申請書類の一元化による内部監査業務の効率化イメージ

ワークフローシステムを導入することで得られるメリットのひとつである「申請書類の一元化による内部監査業務の効率化」について紹介しています。紙帳票の申請書類は申請・決裁業務だけでなく、保管や検索などにも労力や時間がかかるもの。

ワークフローシステムを導入すれば、効率的な申請・決裁業務ができるだけでなく、決裁プロセスを可視化するとともに申請に関わる証跡を記録することが可能。データベース化された書類は内部監査報告書としてスピーディな検索、作成ができます。

ペーパーレス化による経費削減・社会貢献

ペーパーレス化による経費削減・社会貢献イメージ

ワークフローシステムを導入することで得られるメリットのひとつである稟議書の「ペーパーレス化による経費削減・社会貢献」について紹介しています。紙帳票で稟議書の申請をする際には決裁業務だけでなく、書類のファイリングや保管手間や時間がかかります。

ワークフローシステムを導入すれば、全ての業務はシステム上で完結できるとともに、決裁まで紙媒体への出力を必要としません。ペーパーレス化によって、用紙代やインク代などを大幅に削減することができ、資源保護の観点から社会貢献にもつながります。

承認経路の可視化による決裁の権限の明確化

承認経路の可視化による決裁の権限の明確化イメージ

ワークフローシステムを導入することで得られるメリットのひとつである「承認経路の可視化による決裁の権限の明確化」について紹介しています。紙媒体の申請書では、業務内容、社内業務規則に則って適切に承認者や決裁者を選定しているのかが見えにくいという課題があります。

また、承認フロー全体を把握することも難しいでしょう。ワークフローシステムを導入すれば、複雑な条件であっても自動分岐などの機能により、適切な承認経路が設定されるとともに、承認フローをシステム上で可視化することが可能です。

文書管理におけるセキュリティの強化

文書管理におけるセキュリティの強化イメージ

ワークフローシステムを導入することで得られるメリットのひとつである「文書管理におけるセキュリティの強化」について紹介しています。紙媒体の書類は、社内規則を逸脱した決裁や改ざん、紛失や持ちだしなど、様々な問題をはらんでいます。

ワークフローシステムを導入すれば、権限管理を適切に行いながら、アクセスや文書へのアクションを制限することが可能。また、操作ログや閲覧ログを記録、管理することで万が一、セキュリティ面での問題が生じても早急な原因究明が期待できるでしょう。

Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。