申請書類の一元化による内部監査業務の効率化

ワークフローシステムを導入することで得られるメリットのひとつである「申請書類の一元化による内部監査業務の効率化」について説明します。紙帳票の申請書類は、決裁、保管、検索のどれをとっても作業に膨大な時間と手間がかかります。ワークフローシステムを導入することによって、どのようなメリットがあるのか、具体的な事例とともに紹介します。

申請書類の一元化による内部監査業務の効率化に関わるメリット

申請書類の一元化による内部監査業務の効率化に関わるメリットイメージ

なぜワークフローを導入すると申請書類の一元化による内部監査業務の効率化ができるのか

書類を一元管理できることから承認フローや証跡を保存できる

ワークフローシステムを導入することにより、電子化された申請書類はシステムで申請・承認・決裁を行うことができるとともに、決裁済みの書類は自動的に保存されるため一元管理が可能となります。そのため、紙書類をキャビネットにファイリングしたり、必要な際に取り出したりする労力を必要としません。

また、申請、承認などのログや紐づけされる書類など、全ての証跡を保存することができるため、業務プロセスの透明性を確保できるだけでなく、いつでも開示することができます。紙帳票のように個人的な改ざんがなされるリスクを回避しながら効率的な管理が可能です。

申請書類の一元管理により監査報告書を迅速に提出できる

内部監査は定期的なものに加えて抜き打ち的に行われるものもあります。そのため、監査報告書は迅速な提出が重要となります。いつでもデータにアクセスでき、必要とする情報をピックアップできることが何よりも大切です。

紙帳票の場合、過去の申請書を探す際には、1件1件手作業で探す必要があるため、膨大な労力と時間が必要。ワークフローシステムを導入していれば、項目や決裁日、業務内容など、一部の情報を入力するだけで、紐づけされた関係書類とともにスピーディに検索することができます。

監査をする側、受ける側ともに人事異動があった際でも、システム化されていればいつでも同様な対応が可能となるでしょう。

ワークフローシステム導入による業務改善事例

一元的な管理で監査情報の提供もスムーズになった
(小田急電鉄株式会社/交通・インフラ)

参考元:Create!Webフロー(https://www.createwebflow.jp/case/odakyu/detail.html

導入前の問題点

内部統制およびISMS対応の一環として「経理関連システムのシステム変更管理」がワークフローを導入した第一の目的となります。また、ワークフローの基盤を利用して、「申請業務を効率化・標準化」することが第二の目的となります。システム変更の手続きをワークフロー化することで、業務のプロセスを効率化・標準化し、業務負荷を最小限に抑えた中で証跡を残すようにしたいと考えました。

導入後の変化

システム変更管理に関して、プロセスが効率化・標準化され、手間をかけず厳密に証跡を管理できるようになりました。また、作業の起案から、実際の開発、本番環境への適用までの進捗を一元的に管理できるようになりました。

監査などで情報の提供が求められる際にも、期間などの条件を指定して、必要なデータを容易に抽出・検索できるようになったことも、システム導入による効果だと実感しています。

同様に、申請業務に関しても作業が効率化・標準化され、申請情報の保管や検索に手間やリソースを奪われることがなくなりました。

監査業務の効率化と正確性の向上がみられた
(株式会社明光商会/製造・販売)

導入前の問題点

従来、稟議書や決裁申請書・個人の経費精算などは、複写式の専用用紙に手書きしていました。この方法では、決裁までに時間がかかるだけではなく、書類の紛失やどの承認者で書類が止まっているのか把握するのが困難等の問題がありました。

さらに過去の決裁済み書類を探すのも手間でした。紙の稟議書は、各拠点からFAXなどで送られ、その多くは経営トップの承認を待つことになります。結果として、決裁者は帰社すると、膨大な書類の承認作業に追われていました。

導入後の変化

決裁のスピードが非常に早くなりました。申請者は稟議書の流れをリアルタイムで確認できる様になり、決裁の迅速化に加えて、正確性や透明性も増しました。導入当初、多くの部署からワークフローシステム導入による感謝の声をたくさんもらいました。

また意外だったのは、監査部門からの高い評価です。ワークフローの電子化は、過去の決裁案件のデータベース化にもつながり、監査業務の効率化と正確性が増して、会社全体としての内部統制のレベルも上がりました。

Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
イメージ
引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。