ワークフローシステムを導入することで得られるメリットのひとつである「承認経路の可視化による決裁の権限の明確化」について説明します。紙媒体の申請書では、承認者や決裁者が社内ルールに則った適正な担当者なのか、どのような承認ルートでプロセスはどうなっているのかを確認することは容易ではありません。ワークフローシステムを導入することによって、どのようなメリットがあるのか、具体的な事例とともに紹介します。
ワークフローシステムを導入すると、条件分岐が必要となる複雑な承認経路であっても、特別なスキルやプログラミング言語に関する知識がなくても、申請者が簡単に設定することができます。
機能によっては、業務内容に応じた承認ルートが自動的に選択されるため、申請書を作成してボタンを押すだけで業務を遂行することが可能。一度設定すれば、何度でも同じ承認ルートを選ぶことができます。
また、承認フローはWeb上で一覧として可視化することができるため、承認者や決裁者が状況を簡単に把握することが可能。申請書がどこで停滞しているかも一目瞭然です。
企業では社内規定により、決裁内容や決済金額によって承認者や決裁者が細かく定められています。例えば、100万円未満であれば課長決裁、100万円以上1,000万円未満なら部長決裁となっていれば、105万円の決裁であれば部長を決裁者とする必要があります。
しかし、申請者が手作業で業務を行うと、決裁ルールに関する知識不足やうっかりミスで課長決裁としてしまい、適正な決裁処理が行われないこともあるでしょう。ワークフローシステムを導入すれば決裁ルールをシステム化できるため、人為的なミスを防ぐとともに、業務規則の遵守が可能になります。
社内各種申請承認業務は、そのほとんどが紙ベースで行われていました。そのため進捗状況の把握が難しく、申請者が電話で書類の所在を探し回るなどということも珍しくありませんでした。
特に、経営幹部は業務で外出することが多く、社内にいないことが多いため、経営幹部が社に戻るやいなや、社員が決裁待ちのバインダーを抱えて後を追いかけるという光景がよく見られていました。
承認ステータスが「ワークフローEX」上で把握できるようになったことで、申請者がピンポイントで承認担当者に電話をかけ、承認を催促することも可能になりました。差し戻しという機能は、なぜ申請が戻ってきたかを申請者に考えさせる機会となっています。
今後はどこにいても申請承認業務が行えることが理想。具体的にはマルチデバイス、マルチクライアント対応が希望です。このシステムにできないことはないと確信しているので、今後の進化を楽しみにしています。
参考元：AgileWorks（https://www.atled.jp/agileworks/case/scsk/）
社内における意思決定は、業務ドキュメントの承認権者への回付、承認（否認）の形で処理されます。回付される業務ドキュメントは「審査」、「起案」、「承認」、「人事」の四種類に分類されます。意思決定のプロセスにおいて、だれが、何を考え、どう行動・発言し、どう意思決定したかを記録すること。
そのプロセスにおいて業務牽制や相互認証が適切に機能していること。すなわち全社の意思決定プロセスが、適切に証跡化（見える化）され、かつ適切に運用されている状態を求めました。
ある起案がそろそろ自分の所まで上がってくるはずなのに、いっこうに上がってこない。どこで止まっているのかとシステム上で確認すると自分の手前の承認者まで来ているけれど、そこでNGをもらっていることがわかりました。
そのため、「この起案については少し静観しておこう」と、そんな生きた判断をシステムを通じて下すことができます。「意思決定のデータベース」であるシステムを覗けば、その時その時の会社活動の縮図が見えるのです。
「内部統制への対応」についても、大型案件の見積もり、契約などの重要な意思決定が、会社の方針通り、正しい部署の正しい承認者・決裁者が適正に関与できているかどうかを、常にチェックできる体制が整いました。
※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。