不正な稟議・決裁の防止

ワークフローシステムを導入することで得られるメリットのひとつである「不正な稟議・決裁の防止」について説明します。紙帳票の稟議・決裁では、意図的な改ざんのほか、適切に承認ルートを設定できないなどの理由から、適正な稟議・決裁が行われない可能性が考えられます。ワークフローシステムを導入することによって、どのようなメリットがあるのか、具体的な事例とともに紹介します。

不正な稟議・決裁の防止に関わるメリット

不正な稟議・決裁の防止に関わるメリットイメージ

なぜワークフローを導入すると不正な稟議・決裁の防止ができるのか

最適化された承認経路を設定でき、不正な稟議、決裁を防ぐことができる

ワークフローシステムは、組織の規模や業務の実態、担当者の役割に応じた権限を設定して、適切なフローを構築することができます。

機能によっては、手入力で設定しなくてもアイコンをパズルのように並べるだけで承認ルートを設定することも可能です。そのため、内部統制の徹底を図りながら、書類の紛失や改ざんを防ぐことが可能となります。申請者が意図していなくても、手作業だとイレギュラーな承認処理の際、承認者を飛ばしてしまって適正な決裁が受けられないこともあります。

ワークフローシステムでは、条件付きの複雑な承認ルートも自動設定することができるため、業務に合った適切な稟議、決裁を行うことが可能です。

申請・承認ルールをシステム化することで、業務規則の遵守や履歴、アクセスの管理が可能

ワークフローシステムを導入すれば、組織や業務に最適な申請・承認ルールをシステム化することができるため、個人のミスや意図的な不正を防ぐことができます。正規の承認フローから逸脱した申請や承認は事前にシステムが警告してくれるため、誤ったまま処理することがありません。

また、履歴、アクアス、ログの管理も可能であるため、「誰が、いつ、どのように関与したのか」を可視化するとともに記録に残して管理することもできます。故意、または決裁ルールに関する知識不足やケアレスミスなどで不正な稟議・決裁が行われることを防止することができるため、会社全体の内部統制の徹底に寄与するといえるでしょう。

ワークフローシステム導入による業務改善事例

各タイミングで履歴ファイルが残り、改ざん防止が可能
(富士ソフト株式会社/情報サービス)

導入前の問題点

全国展開を行う同社にとってロケーションを意識せずに業務を可能とする電子帳票化とワークフロー化は 必要不可欠。同社には承認を必要とする書類が約240種類あり、書類フォームそのものは電子化されていたものの、起案・承認・決裁プロセスはペーパーベースで行われていました。

導入後の変化

ワークフローEXには、回覧ごとの各タイミングで履歴ファイルが残る、各タイミングのExcelワークシートも閲覧可能であるため、改ざんのチェックが可能であるなどの機能が備わっています。

導入にあたっては、さらに高い内部統制を目指すため、入力者、承認者が扱えるExcelシートの制限機能の付加を要望し、ナルボ社は積極的に対応してくれました。まず、内部統制観点から、決められた業務プロセスをシステム化により確実に運用できると言うこと。そして大幅なセキュリティ向上が実現しました。

ペーパーベースの帳票では紛失や、想定されていない人物に閲覧される潜在リスクが存在しましたが、それがシステム化により大きく低減し、システム制御により改ざん防止を行っている安心感もあります。

理想的な承認ルートの設定で必要な者のみ情報共有
(株式会社ZUU/インターネットメディア)

参考元:ジョブカンワークフロー(https://wf.jobcan.ne.jp/case/case9/

導入前の問題点

従来はチャットツールや口頭、スプレッドシートなどで申請、承認業務を行っていました。しかし、こうした方法では申請の証跡や履歴が確認しにくいという課題がありました。社内の申請方法を一つにまとめるため、ワークフローシステムの導入を検討することになりました。

導入後の変化

承認経路については「ユーザ指定」や「直属の上長」など色々な設定方法があり、理想的な環境を整えることができました。システムの導入と並行して社内規定の整備・変更を行っていたので、申請書や承認経路を柔軟に変えられるのも大きなメリットです。システムを導入したことで、申請状況が一目で分かるようになりました。

また、情報は適切な人だけに共有することができるため、情報管理においても安心。さらに、申請書の承認履歴は、監査法人とやり取りする際に必要な内部統制用の資料として利用できることも魅力です。

Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
イメージ
引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。