過去書類や帳票の管理・検索性の向上

ワークフローシステムを導入することで得られるメリットのひとつである「過去書類や帳票の管理・検索性の向上」について説明します。稟議書などを紙書類として扱うと起案ごとに手間がかかるだけでなく、かさばる保管や紛失しないための管理、検索などに手間と時間がかかります。ワークフローシステムを導入することによって、どのようなメリットがあるのか、具体的な事例とともに紹介します。

過去書類や帳票の管理・検索性の向上に関わるメリット

過去書類や帳票の管理・検索性の向上に関わるメリットイメージ

なぜワークフローを導入すると過去書類や帳票の管理・検索性の向上ができるのか

紙帳票を申請、出力、保管の必要がないため膨大な書類でも管理が容易

紙ベースの書類では、作成後印刷して印鑑をもらうために承認者を回らなければなりません。また、同様の書類でもいちいち作成しなければならないため申請業務に時間をとられてしまうこともあるでしょう。

ワークフローシステムを導入すれば、機能によりサンプルフォームやオリジナル申請フォームサポートを活用して作成できるだけでなく、過去に作成した書類であれば再利用することが可能。項目の修正や追加も簡単にできます。

また、データとして保存することができるため、度重なる起案でもデスク周りや棚が紙帳票であふれてしまうこともありません。

申請書類や決裁済書類はデータベース化され、管理、検索、二次利用が可能

ワークフローシステムを導入すれば、帳票の書式管理や処理後の文書管理の負担を大幅に軽減することができます。申請書式は変更する際にリアルタイムに反映、引継ぎが行われるため、新規書類の作成も簡単。自動でデータベース化された書類は、書類のファイリングや管理簿への記入作業も必要ありません。

電子化された保存されている書類は、決裁日や申請者名など、一部の項目を入力するだけで、簡単に検索することも可能。書類作成後の分析や二次利用、他のシステムとの連携など、全てスムーズに行うことができます。管理部門が社内一括管理する必要もないため、各部署単位で情報の管理、活用が可能です。

ワークフローシステム導入による業務改善事例

決裁後の文書はシステムに格納され検索や絞り込みが可能
(学校法人北里研究所/学校法人)

参考元:Create!Webフロー(https://www.createwebflow.jp/case/kitasato/detail.html

導入前の問題点

部門内の承認ルートまで含め、すべての承認ルートをあらかじめ設定するとなると、その設定時間と手間を取られてしまいます。

さらに、部門内の人事や組織の変更をすべて把握し、承認ルートのメンテナンスを行っていくのも現実的ではないと考えました。決裁が済めば終わりではなく、情報として共有・活用できるよう文書管理システムと連携ができることは必須要件でした。

導入後の変化

起案者が進捗状況を容易に確認できるようになったので、総務担当者や人事担当者に入る問い合わせや緊急対応などの要望が格段に減りました。そのため、職員の業務負荷が軽減され、本来取り組むべき業務に集中できるようになりました。

また、これまでは決裁書や報告書の内容を再入力したり、原本書類の保管や管理にも多くのリソースを割いていましたが、そのような作業も不要となりました。決裁書・報告書は、決裁後そのまま文書管理システムに格納されるので、これまで手作業で行っていた検索や絞り込みが容易にできるようになりました。

電子化することで既にあるデータを活用できる
(株式会社自然農園/広告・サービス)

参考元:コラボフロー(https://www.collabo-style.co.jp/case/case010/

導入前の問題点

各プロジェクト、営業回りの書類は案件が動くたびに申請が必要なので、書類提出はかなりの頻度となります。これまでは営業側がプロジェクトの情報をエクセルで管理、集計までしていました。

例えば請求書はプロジェクトを担当している担当が作成し、印刷した紙を社内確認に回し、控えをとってお客様にお送りするという流れで、大変負担が大きくなります。

導入後の変化

kintoneをデータソースとしkintoneのデータを使って申請を回し、決裁結果もkintoneに格納する、またkintoneへの入力ツールとしてもコラボフローを使う形を取っています。案件データやプロジェクトデータのインプット、請求書や発注書、プロジェクト管理表の帳票アウトプットなどを行う予定です。

案件つまりプロジェクトに関わる書類の方が圧倒的に多いので、こちらを中心に電子化を進めると効率化を図ることが可能です。他にも、プロジェクト管理表など、元々紙で運用しているものをワークフローで電子化する予定です。

紙での運用の際、各種段階で同じ数字や情報の転記が行われているので、電子化することで、既にあるデータを活用して無駄なインプット作業を極力削減し、申請関連作業の省力化が可能となります。

Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
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引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。