過去書類や帳票の管理・検索性の向上

紙ベースの書類では、作成後印刷して印鑑をもらうために承認者を回らなければなりません。また、同様の書類でもいちいち作成しなければならないため申請業務に時間をとられてしまうこともあるでしょう。

ワークフローシステムを導入すれば、機能によりサンプルフォームやオリジナル申請フォームサポートを活用して作成できるだけでなく、過去に作成した書類であれば再利用することが可能。項目の修正や追加も簡単にできます。

また、データとして保存することができるため、度重なる起案でもデスク周りや棚が紙帳票であふれてしまうこともありません。

ワークフローシステムを導入すれば、帳票の書式管理や処理後の文書管理の負担を大幅に軽減することができます。申請書式は変更する際にリアルタイムに反映、引継ぎが行われるため、新規書類の作成も簡単。自動でデータベース化された書類は、書類のファイリングや管理簿への記入作業も必要ありません。

電子化された保存されている書類は、決裁日や申請者名など、一部の項目を入力するだけで、簡単に検索することも可能。書類作成後の分析や二次利用、他のシステムとの連携など、全てスムーズに行うことができます。管理部門が社内一括管理する必要もないため、各部署単位で情報の管理、活用が可能です。

参考元：Create!Webフロー（https://www.createwebflow.jp/case/kitasato/detail.html）

部門内の承認ルートまで含め、すべての承認ルートをあらかじめ設定するとなると、その設定時間と手間を取られてしまいます。

さらに、部門内の人事や組織の変更をすべて把握し、承認ルートのメンテナンスを行っていくのも現実的ではないと考えました。決裁が済めば終わりではなく、情報として共有・活用できるよう文書管理システムと連携ができることは必須要件でした。

起案者が進捗状況を容易に確認できるようになったので、総務担当者や人事担当者に入る問い合わせや緊急対応などの要望が格段に減りました。そのため、職員の業務負荷が軽減され、本来取り組むべき業務に集中できるようになりました。

また、これまでは決裁書や報告書の内容を再入力したり、原本書類の保管や管理にも多くのリソースを割いていましたが、そのような作業も不要となりました。決裁書・報告書は、決裁後そのまま文書管理システムに格納されるので、これまで手作業で行っていた検索や絞り込みが容易にできるようになりました。

参考元：コラボフロー（https://www.collabo-style.co.jp/case/case010/）

各プロジェクト、営業回りの書類は案件が動くたびに申請が必要なので、書類提出はかなりの頻度となります。これまでは営業側がプロジェクトの情報をエクセルで管理、集計までしていました。

例えば請求書はプロジェクトを担当している担当が作成し、印刷した紙を社内確認に回し、控えをとってお客様にお送りするという流れで、大変負担が大きくなります。

kintoneをデータソースとしkintoneのデータを使って申請を回し、決裁結果もkintoneに格納する、またkintoneへの入力ツールとしてもコラボフローを使う形を取っています。案件データやプロジェクトデータのインプット、請求書や発注書、プロジェクト管理表の帳票アウトプットなどを行う予定です。

案件つまりプロジェクトに関わる書類の方が圧倒的に多いので、こちらを中心に電子化を進めると効率化を図ることが可能です。他にも、プロジェクト管理表など、元々紙で運用しているものをワークフローで電子化する予定です。

紙での運用の際、各種段階で同じ数字や情報の転記が行われているので、電子化することで、既にあるデータを活用して無駄なインプット作業を極力削減し、申請関連作業の省力化が可能となります。