ペーパーレス化による経費削減・社会貢献

ワークフローシステムを導入することで得られるメリットのひとつである稟議書の「ペーパーレス化による経費削減・社会貢献」について説明します。紙帳票の申請書は起案するたびに印刷して手回しまたは郵送などによる決裁が必要。保管や管理、検索に労力、スペースも必要です。ワークフローシステムを導入することによって、どのようなメリットがあるのか、具体的な事例とともに紹介します。

ペーパーレス化による経費削減・社会貢献に関わるメリット

ペーパーレス化による経費削減・社会貢献に関わるメリットイメージ

なぜワークフローを導入するとペーパーレス化による経費削減・社会貢献ができるのか

システム上で申請から決裁までの業務を完結できるため、紙に出力する必要がない

ワークフローシステムは電子上の手続きのみで申請から決裁までの業務を完結することができ、途中で紙媒体に出力する必要がありません。さらに、データの二次利用、他システムとの連携まで可能となります。

また、ペーパーレスを実現できるため、紙代や印刷代、プリンター費用などを大幅に削減することが可能です。一方、紙帳票のようにファイリングやキャビネットなどへの文書保管も必要ないため、業務負担の軽減や快適な業務環境の実現も可能。稟議書や報告書が全て電子化されることで、業務の効率化にもつながります。

また、ペーパーレス化によって、文書の途中改ざんや紛失の防止も可能です。

消耗品費を大幅に削減することができ、資源保護の観点から社会貢献できる

ワークフローシステムを導入すると承認フローの進捗状況もシステム上で確認できるため、いちいち紙媒体に出力する必要がありません。

従来は、様々なプロセスの担当者がプリンターを使って印刷して稟議する必要がありましたが、その作業が不要となるため、用紙代や印刷代、プリンタメンテナンス費用などを大幅に削減することができます。紙やインクなどの資源の無駄使いを抑えることができることにより、エコ企業として社会貢献することも可能。

また、ペーパーレス化は在宅勤務や査定ライト勤務など、働き方改革の推進にも貢献できます。

ワークフローシステム導入による業務改善事例

紙を含めて無駄を大幅に改善することができた
(TBS/メディア)

参考元:aipo workflow(https://aipo.com/case/tbs_announcer/

導入前の問題点

アナウンサーはシフト制で休みもバラバラ。アナウンサーやデスク同士の連絡・連携も取りにくく、「誰がどこで何をしているのか」ということも、アナウンス部に足を運び台帳を見て確認しなければ分かりませんでした。

アナウンス業務の空白時間や移動時間にそうした作業をできるようなれば、フットワークも増すと思っていました。デスクをデスク(机)から開放したかったという思いが強かったのです。

導入後の変化

まず紙が減りました。これまでは紙とペンでデスクがアナウンサーごとに1日1枚書いていたので、紙を使う量が大幅に減りました。

また、従前は必ず一人は電話番を残す必要があったのですが、その間もちろん電話番はアナウンス業務ができません。紙も含めて無駄を大幅に改善できましたし、面倒な仕事から一気に解放されました。

全アナウンサーのスケジュールを一目で立体的に確認できるので、仕事の発注から判断までのスピードが大幅にアップしました。

ペーパーレス化だけでなく移動や待機のストレスから解放された
(株式会社アトレ/ビル開発・運営)

参考元:羅針盤ワークフロー(https://products.system-exe.co.jp/case/exexcps-atr/

導入前の問題点

数年前よりペーパーレス化を推進しており、その一環で全社員にタブレット端末を支給し、業務改善も同時に目指していました。ペーパーレス化は、当時の代表(現会長)からの厳命であり、最も重要なプロジェクトでもあったのです。

タブレット端末を支給して、ペーパーレス化の推進を実施しましたが、統計を取ったところ目標値には遠いことが判明しました。そこで、決裁時間の短縮を通じた働き方改革とペーパーレス化をさらに推進するべく、総合企画部と総務部が主体となり「ペーパーレスPT(Project Team)」が発足しました。

導入後の変化

導入間もないため、紙の使用量が減ったという実績はまだないのが本音です。しかし、ワークフローシステムを導入してみて、最初は大変でも慣れてしまえば業務効率が上がるという実感はあります。

これまでは、承認者が不在の場合は戻ってくるまで待つという非効率なことが常態化していましたが、今は社内にいなくても承認依頼がメール通知されるので、通知が来たらなるべく早めにチェックするよう徹底することで効率は上がっています。

2月から本格的に利用を始めたので社員からの意見を集約できていませんが、申請書類を本社まで持参しなくても承認され、移動や待機などの時間的なストレスから解放されたと実感しています。

Excel稟議書の問題解決に 導入の負担がかからない
ワークフローシステム3選
Excelフォーマットをそのまま使用!感覚的に使えるシステム
ワークフローEX
イメージ
引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない
Excelモバイル申請
使い慣れた画面レイアウトや機能で稟議書の作成・編集が可能
AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)
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引用元:AppRemo(旧:羅針盤ワークフロー)公式サイト(https://solutions.system-exe.co.jp/appremo)
クラウド&オンプレミス
既存フォーマット利用
Excelデータ抽出
ローカル環境対応
組織変更の事前設定
紙のようなインターフェースで簡単に書類申請ができる
AgileWorks
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引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)
Excelデータ抽出
組織変更の事前設定
承認フロー途中の編集
OS依存がない

※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。