ワークフローシステムを導入することで得られるメリットのひとつである「文書管理におけるセキュリティの強化」について説明します。紙帳票の申請書は、閲覧や改ざん、紛失や持ちだしなどのリスクがあり、セキュリティを強化した文書管理が難しいという問題があります。ワークフローシステムを導入することによって、どのようなメリットがあるのか、具体的な事例とともに紹介します。
どんな企業であっても統括管理者でなければ、全ての情報にアクセスできないのが一般的です。各担当者には、必要な情報以外は閲覧させない、修正をさせないことが基本であり、簡単に情報にアクセスさせないことが大切です。業務に関係のない情報にアクセスさせないことが情報漏洩を防ぐための重要なポイントとなります。
ワークフローシステムを導入すれば、「閲覧のみ可能」「閲覧・修正が可能」など、権限によってアクセスを制限することが可能。システム上のデータであるため、改ざんだけでなく紛失のリスクもありません。機能によってはUSBなどの記録媒体の使用も制限できるため、徹底したセキュリティ管理が可能となります。
万が一、セキュリティ上の何らかの問題が生じた場合に備えて操作ログや閲覧ログを記録、管理しておくことがとても重要なことです。ワークフローシステムを導入すれば、誰が、いつ、どんな情報にアクセスし、どのようなアクションを行ったのかを把握することが可能となります。
金融機関などの機密情報を扱う企業だけでなく、個人情報などを扱うフローでも、操作や閲覧のログの保管、管理は大切です。一方、決裁後の書類は全てデータベース化され保存されているため、内部監査などの要求に安全かつ迅速に対応することもできます。
当社の役員層は経費節約のため、会議で使用される会議資料は紙で出力させず、会議中も電子ファイルを閲覧します。しかし、それが現場にまで徹底されていないのが現実でした。電子ファイルを確認のために紙出力したり、承認に回す書類を万一のためにコピーしたり。
オフィスが分散しているので仕方がない面もあるのですが、何とかこの習慣を変えて、セキュリティの強化、業務効率を向上させたいという思いがありました。
まず内部統制観点から、決められた業務プロセスをシステム化により確実に運用できるということ。 そして大幅なセキュリティ向上が実現しました。ペーパーベースの帳票では紛失や、想定されていない人物に閲覧される潜在リスクが存在しましたが、それがシステム化により大きく低減し、システム制御により改ざん防止を行っている安心感もあります。
「ワークフローEX」は、回覧ごとの各タイミングで履歴ファイルが残る、各タイミングのExcelワークシートも閲覧可能であるため、改ざんのチェックが可能であるなどの機能が備わっており、これを評価しました。
参考元：X-point Cloud（https://www.atled.jp/xpoint_cloud/case/bookoff/）
以前は、店舗から本部にFAXで申請書類を送付したり、表計算ソフトやワープロのデータをメールに添付して送信したりしていました。そのため、稟議・申請業務をシステム化・電子化することで、必要な承認者を飛ばして決裁処理されてしまうような「イレギュラーな処理」を防ぐことができるのではと考えました。それにより、申請書類を紛失してしまったり、決裁を失念してしまったりというミスやムダも防ぐことができます。
FAXや表計算データだと、紙に出力する際に誰でも内容を見ることができます。申請書や稟議書には、人事情報や個人情報、機密情報なども含まれている場合があります。セキュリティを確保し情報漏洩などを未然に防ぐ環境を実現するためにも、ワークフローの導入は有効だと評価しました。
申請・決裁業務の確実性が高まり、コンプライアンスの強化・徹底にもつながりました。さらに、監査の際、クエリ機能により2･3年前の書類でも迅速に提出できるようになったことやペーパーレス化なども導入効果として実感しています。
※サイト内に掲載しているワークフローシステムの内、Excelと互換性があり、当サイトで定めた8つの項目をクリアしている数が多いものを選出。