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ペーパーレス化のノウハウ

ペーパーレス化は取引先とのやりとりを迅速化するだけでなく、申請書類や稟議書のファイリングや廃棄などの管理の手間が省ける、社内での情報共有がしやすくなるなど、さまざまなメリットがあります。

ここではペーパーレス化をするためのツールの選び方やペーパーレス化の具体的な手順、注意すべき点、実際の成功事例などを紹介しています。

ペーパーレス化におすすめのツールシステム

ペーパーレス化を実現するには、ワークフローシステム・文書管理システム・オンラインストレージ・表計算ソフトなど、様々なツールがありますが、一体どのツールを選んだらいいのでしょうか。

文書作成、文書管理、情報共有や、取引先とのやり取りなど、各業務に適したツールと、得られるメリットを解説。

この記事では、目的別にあわせたおすすめのツールを紹介しています。

ペーパーレス化の方法

ペーパーレス化を円滑に進めるためには、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。

実はペーパーレス化は一度に進めるのではなく、少しずつ範囲を広げながら取り組むのが成功のコツです。

この記事では,スキャニング、ワークフローシステム、電子契約システムの3つの方法を紹介し、ペーパーレス化の手順だけでなく、ペーパーレス化を推進する際に気をつけたいポイントをまとめました。

ペーパーレス化事例集

上手く活用すると、業務の効率化や承認・決裁のスピードアップ、紛失や書類改ざんなどのリスクを回避できると言われているペーパーレス化ですが、実際にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは実際にペーパーレス化に取り組み、ペーパーレス化に成功した企業の具体的な事例を3つ紹介します。
物流、建設、社会福祉法人、業種の異なる企業の事例と、自社の現状を比較してみましょう。

脱ハンコのメリット

脱ハンコには、ペーパーレスの実現でコストの削減ができるだけでなく、ハンコをもらうために出社する「ハンコ出社」などの無駄を減らすことができます。また書類保管スペースを確保できるのも魅力のひとつです。

この記事では、そんな脱ハンコのメリットと注意点、脱ハンコをするためのおすすめツールを紹介しています。

「目的別」
ワークフローシステム3選

「ワークフローの電子化」「IT統制の強化」「業務プロセスのデジタル化」の3つの視点から、目的別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな?と検討している場合はぜひ参考にしてください。

業務フローのペーパレス化
Streamline
Streamline
引用元:Streamline公式HP (https://streamline.mitori.co.jp/)
こんな企業にオススメ
これから稟議書・申請書をペーパーレス化したい
  • 紙のイメージで使える
  • 業界最安⽔準で利⽤可能※
IT統制の強化
Gluegent Flow
Gluegent Flow
引用元:glugent-flow公式HP(https://www.gluegent.com/)
こんな企業にオススメ
グループウェアに組み入れIT統制を高めたい
  • グループウェアとして使用
  • 電子契約サービスと連携
業務プロセスの自動化
intra-mart
intra-mart
引用元:intra-mart公式HP(https://www.intra-mart.jp/)
こんな企業にオススメ
業務プロセスを自動化して業務改善を実現したい
  • 幅広い業務プロセスや既存システムと連携
  • 作り変え可のローコード開発
【選定基準】googleで「ワークフロー」で検索上位30社の中で
Streamline…紙のフォーマットを電子化できるクラウド型ワークフローサービスのうち、月額費用が最も安いシステム(2022年3月公式サイト調査時点)
Gluegent Flow…Google Workplace / Microsoft365のアプリとして使えるワークフローとして最安(2022年3月公式サイト調査時点)
Intra-mart…グローバルを含めた全社規模の統一基板となるワークフローシステムとしてシェアNo.1※

(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元:intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)

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