ペーパーレス化事例集
ペーパーレス化をすると業務はどのように変化するのでしょうか。この記事では実際にペーパーレス化した事例をいくつか紹介します。
ペーパーレス化に成功した3つの事例
イズミ物流株式会社の事例
同社では以前、毎日100件近い稟議書をメールやFAX、紙で受け取っていたため、書類の見落としや紛失が多く発生していました。また膨大な量の書類があるため、承認者が承認したかどうかわからなくなってしまうという問題も抱えていました。取引先への支払い書類や社会保険の加入書類といった重要な書類が迷子になることも多く、取引先に迷惑をかけてしまうなんてことも。
会社全体でペーパーレス化を導入したところ、稟議書類の紛失や「〇〇さんで止まってます」というがなくなり業務がスムーズに行えるようになりました。また、過去の稟議書との比較がしやすくなったため、経理部門が検証機関としての役割も果たせるようになったのも大きな収穫です。
参照元HP：Streamline
https://streamline.mitori.co.jp/work/izumi/
菊池建設株式会社の事例
紙書類に捺印した書類の郵送は紛失の恐れがあるため、拠点間で書類を移動するときは必ず社員が手持ちで書類を運んでいました。しかし定期的に書類を運ぶ担当者がいないため、誰も行かない日が何日か続くと大量に書類が溜まってしまっていました。
ペーパーレス化を導入した今、拠点間で書類を移動する手間がなくなったのはもちろんのこと、以前はちょっと会社に来ないともう見たくない量の書類が机に溜まっていましたが、今は全くなくなったので大変助かっています。
参照元HP：Streamline
https://streamline.mitori.co.jp/work/kikuchikensetsu/
社会福祉法人ことの海会の事例
各施設の請求業務を月初に集中して取り組んでいましたが、紙で管理している情報が多くイレギュラーな事情にも対応しきれないため、担当者の負担が大きくなり困っていました。また、紙の稟議書は承認までに時間がかかるため、なかなか業務がスムーズに進みませんでした。
ペーパーレス化後はデータ入力を自動化することによって年間550時間の業務時間を削減に成功。データ入力にかかる時間がなくなったことで、月初めの繁忙期にも余裕を持って仕事ができるようになりました。また2週間かかっていた決裁が3～4日で済むようになったのも大きなメリットです。
参照元HP：ドコモビジネス
https://www.ntt.com/business/case-studies/kotonoumikai.html?rdl=1
ペーパーレス化は様々なメリットがある
上記で紹介した3つの事例を見てみると、承認にかかる時間を短縮することで業務の効率化に成功しただけでなく、書類の紛失リスクを下げるなど、セキュリティ面でも多くの効果があったようです。
ぜひこの機会に書類のペーパーレス化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
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