脱ハンコのメリット
多くの企業が実践し、話題となっている「脱ハンコ」。脱ハンコにはどのようなメリットがあるのでしょうか。この記事では、脱ハンコのメリットや注意点、脱ハンコを実現するための便利なサービスなどを紹介します。
脱ハンコで期待できる業務改善
ビジネスの生産性を向上させる
脱ハンコを利用する最大の特徴として、生産性の向上が挙げられます。「上司や取引先から捺印をもらわないと業務が先に進まない」「テレワークでも捺印もらうために会社に行く必要がある」「郵送でのやり取りが必要になる」など、無駄な時間を削減することができます。
ハンコが不要になることで、その時間を業務に充てることができ、ビジネスの生産性が大きく向上します。
テレワークの推進に役立つ
いくらテレワークで業務を行っていても、会社に「ハンコ不要」の仕組みがなければ、「ハンコを押すためだけに出社する」というケースが発生してしまいます。脱ハンコはそうした「ハンコ出社」を回避することができ、スムーズにテレワークを推進することができます。
コストの削減
契約書をプリンターで印刷し、製本し、ハンコを押すという作業が不要になることで、目に見えにくいコストを削減することができます。また書類を保管するスペースが不要になることも大きなメリットです。
紛失・改ざんのリスク低減
書類の紛失や改ざんのリスクを抑えられるのも脱ハンコの特徴です。紙の書類の場合、管理体制の不備による書類の紛失や破棄のリスクがあります。また、人目につかないようにこっそりと書類を改ざんするといったこともあるでしょう。
しかし脱ハンコでは全ての書類を電子データとして保管するため、書類の紛失や改ざんのリスクを未然に防ぐことができます。また、社員が誤って契約書を持ち帰ってしまうといったことも防げます。
脱ハンコの注意点
脱ハンコの注意点として、人によっては脱ハンコに心理的な抵抗を感じることがあげられます。ハンコの文化は長年日本に根付いているため、長い間続いてきたものを突然変えることに抵抗を感じる人もいるでしょう。また脱ハンコに伴った業務フローの見直しも必要となります。
しかし生産性の向上やセキュリティ対策と思えば必要なことではないでしょうか。
脱ハンコを実現する便利なサービス
脱ハンコを行うために、ワークフローシステムを取り入れるのがおすすめです。ワークフローシステムには社内の業務を管理する仕組みが備わっているため、申請から承認まで全てシステム上で完結することができます。これまで紙に捺印していた書類を電子化できるため、上司の承認が必要な業務が多い場合や、承認ルートが多く複雑な場合にも有効です。また、業務を効率的に行えるだけでなく、ペーパーレス化によるコスト削減も期待できます。
ぜひこの機会にワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステムの導入を検討する際は、導入の前後で自社の業務をどう改善したいのか、目的に合う機能で製品を選びましょう。
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