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ペーパーレス化におすすめのツールシステム

一口にペーパーレス化といっても、目的に応じてさまざまなツールやシステムがあります。この記事では目的別におすすめのペーパーレス化のツール・システムをご紹介します。

目的別!おすすめのペーパーレス化のツール

文書作成のペーパーレス化

書類作成を電子化することで、手書きで行っていた書類作成の作業負担を軽減し、業務の効率化を図ることができます。書類の再提出の際も、新しい用紙に書き直す必要はなく、修正箇所のみを修正することが可能です。

そんな文書作成のペーパーレス化には「表計算ソフト」「ワークフローシステム」がおすすめです。表計算ソフトの代表格であるExcelは多くの企業で導入されているため、そのままメールに添付して送ることができます。また、従来と同じ申請書を記入する場合はファイルを複製すればかんたんに書類を作成することができます。

文書管理のペーパーレス化

文書管理をペーパーレス化すると、ファイリングや破棄といった手間がなくなり管理にかかる工数を削減することができます。また、文書を保管するスペースを縮小できるのも大きな特徴です。

そんな文書管理のペーパーレス化には「文書管理システム」「ワークフローシステム」がおすすめです。文書管理システムでは紙の文書をスキャンしてデジタル化することができます。一方、ワークフローシステムでは申請書類の作成から決裁までを電子化し、一括して管理・保管・検索することができます。

情報の共有化

文書を電子データ化することによって、社員がいつでもどこでも必要な情報にアクセスが可能になります。また、情報を共有できるため、統制がとれるようになるのもメリットのひとつです。

そんな情報の共有化には「オンラインストレージ」「ワークフローシステム」がおすすめです。インターネット上にデータを保存するオンラインストレージは、外出先からでも情報にアクセスすることができます。ワークフローシステムは、外出先から書類を確認できるだけでなく、回覧された書類に印鑑を押したり、承認日時を確認したりすることができます。

取引先とのやりとりの迅速化

取引先との契約書をすべて電子化することで、FAXや郵送の手間を省くことができます。また、契約書の作成にかかる時間やコストを削減できることも大きなメリットです。

そんな取引先とのやりとりの迅速化には「電子契約システム」「EDI」がおすすめです。電子契約システムは従来必要だった書面への押印や署名をデジタルで行うため、契約の締結を素早く行うことができます。EDIでは企業間における「受発注」「見積もり」「決済」「出入荷」などのやり取りをデジタル化できるため、取引データの管理にも役立つでしょう。

社内での申請~決裁までの手続きの迅速化

社内の申請書類の決裁を電子化すると外出先でも申請や承認作業が行えるため、決裁までにかかる時間を短縮することができます。

社内での申請〜決裁までの手続きの迅速化には「ワークフローシステム」がおすすめです。外出先でも社内の手続きができるだけでなく、回付状況も把握できるので「〇〇さんで止まっている」と確認することができます。また、承認日時などのデータも残せるのが大きな特徴です。

まとめ

ただやみくもにペーパーレス化を目指すのではなく、しっかりとペーパーレス化の目的を明確にすることが重要です。上手に活用すれば業務の効率や書類管理がぐんとラクになるので、ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

「目的別」
ワークフローシステム3選

「ワークフローの電子化」「IT統制の強化」「業務プロセスのデジタル化」の3つの視点から、目的別に応じたおすすめのワークフローシステムを厳選して紹介します。
各ワークフローシステムの特徴をわかりやすくまとめたので、これからワークフローシステムを導入しようかな?と検討している場合はぜひ参考にしてください。

業務フローのペーパレス化
Streamline
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引用元:Streamline公式HP (https://streamline.mitori.co.jp/)
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これから稟議書・申請書をペーパーレス化したい
  • 紙のイメージで使える
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IT統制の強化
Gluegent Flow
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引用元:glugent-flow公式HP(https://www.gluegent.com/)
こんな企業にオススメ
グループウェアに組み入れIT統制を高めたい
  • グループウェアとして使用
  • 電子契約サービスと連携
業務プロセスの自動化
intra-mart
intra-mart
引用元:intra-mart公式HP(https://www.intra-mart.jp/)
こんな企業にオススメ
業務プロセスを自動化して業務改善を実現したい
  • 幅広い業務プロセスや既存システムと連携
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(※2022年3月公式サイト調査時点 参照元:intra-mart公式HP
https://www.intra-mart.jp/topics/006454.html)

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