【PR】ワークフローにおける業務改善のポイント
「ペーパーレス化」や「IT統制強化」といった取り組みが注目されるなかで、ワークフローの整備が問われるケースも多いようです。ここでは、ワークフローに介在する具体的な課題と対策について解説します。
取材協力
ミトリ
製造加工業としての経験と、50年以上蓄積した生産管理システムのノウハウをもとに、お客様の業務改善～システム化をサポート。経営の迅速な決断を実現する業務の電子化、データ化を提案します。
自社でワンストップ開発できる体制を持っており、高品質・適正価格でのシステム開発を実現できる点が大きな強みのひとつ。オーダーメイドシステムの開発から、クラウドサービスにいたるまで、ユーザー目線のシステム開発・拡張性を見据えた設計を目指します。
ワークフローに介在する主な課題とは？
意思決定スピードに関わる問題としては、「紙の申請書のために進捗が分からなくなる」「会社にいる人の承認しか受けられないため申請～完了に時間がかかる」「過去の書類から、目的の書類を探し出すのに時間がかかる」といったことなどが挙げられます。特に複数拠点を持つ企業の場合では、拠点を跨ぐ回付の時間コストが問題になり、社内便のタイミングに間に合わないと1日ロスすることもあるようです。
その他、「回付中に紛失が生じる」「メール添付で申請を回している場合、他のメールに紛れてしまう」といった、セキュリティに関わるリスクもあります。企業によっては、意思決定ルールが存在しない、整備されていないことにより、「決済などの判断基準が人によってブレる」という問題も切実です。コロナ禍においては、紙のやりとりが発生することによる「接触・感染リスク」も想定されるでしょう。
ワークフローの諸問題を放置するとどうなる？
意思決定が遅れることで、競合優位性を失い、ひいてはビジネスチャンスを逃すことに繋がります。また、ワークフローの整備に関わる問題として、意思決定ルールが存在しないケースでは、判断が属人的になることで、他方の従業員にとっては非効率で働きづらい環境になってしまう可能性もあります。こういった諸問題が複雑に絡んだ結果、組織全体の生産性が落ちる要因になるといっても大げさではありません。
ワークフローを見直す際のポイントとは？
まずは決済規定を見直すこと。ない場合は、これを作成することに尽きます。ポイントとしては、無駄な回覧、承認者を減らすこと。つまり責任者を明確にして、迅速な意思決定ができるようにするということです。その際、「72時間以内に最終承認完了すること」といった、申請から完了までの具体的なタイムリミットを設定することがポイントになります。
こうしてワークフローを改善し、今まで決裁を取得するまでに要していた時間を短縮することによって、顧客に対する迅速な応答や、組織内の機動性向上に繋がるでしょう。
ミトリのワークフロー改善ソリューション
ワークフローを改善するために、クラウド型ワークフローシステムの導入が有用です。インターネットに接続する環境とブラウザの搭載された端末（PCやスマホ）があれば即日利用開始できる点、と設備投資が不要な点、安価な点が大きなメリットになります。
ミトリのクラウド型ワークフローシステム「Streamline」では、現在使っている紙の書式をイメージ化して取り込み、項目をドラッグ＆ドロップで配置するだけで簡単に書式を作成可能。承認ルートも直観的かつ柔軟に設定できるため、本来の承認者が不在の場合や、途中で決裁者を追加したい場合などでも、業務を止めることなく意思決定を進めることができます。
現場と管理者の負担を最小限にしながら、まずは電子化の入口としてワークフローシステムを導入したいという企業におすすめです。
ミトリのワークフローシステム導入事例
CASE1：3～4日かかっていた稟議が最短1日に！
以前は毎日100件近くの稟議書類がメールやFAX、紙で送られてきていて見落としや紛失が多く発生。さらに、膨大な量の書類があるので、承認者自身が承認したかどうかわからなくなるほど煩雑でした。営業所では稟議書を承認者全員にメールで一斉配信していたりFAXで送ったりと申請ルールもばらばら。そんな状況だったので、取引先への支払い書類や、社会保険の加入書類といった重要な書類が迷子になることもありました。
そんな状況だったので、まず稟議フローの整理と申請ルールを徹底するためにワークフローの導入を決定。「現場が直感で操作できそうなもの」という観点で、Streamlineを選定しました。結果、稟議書との照合から支払いにいたるまでの時間が大幅に短縮。今まで3～4日かかっていた稟議が、タイミングよく行けば最短1日もかからずに完了するようになりました。今後は、稟議書のフォーマットを改良・集約して、種類を減らしていこうと思っています。
CASE2：「現場に馴染みのある書式」を使えるのがポイント
東京支店を拡張して、本社機能の大部分が東京支店に移ることになったことから、本来本社だけで完結していた稟議書や捺印請求といった書類が、本社と支店を行き来するように。当時は「今日本社に行く人いますか～？」という感じで、移動する人にお願いしていました。ただ、誰も行かない日が何日か続くと書類が大量に溜まってしまうので、その時は仕方なく事務の方に運んでもらっていました。この様な状況だったので、電子ワークフローの導入は急務でした。
今使っている書式と全くかけ離れてしまうと、拒否反応が出てしまう恐れがあると思ったので、既存の紙の書式を当てはめて運用できるStreamlineを選びました。比較した他社の製品よりも使い易く、その上価格も安かったので、ほとんど迷わず即決でした。導入前は、机の上に紙の書類が30cmくらいの高さほどあって、外出など、ちょっと会社を空けると、もう見たくない状況なっていました（笑）。それだけ溜まっていた書類が、今は全くなくなったので大変助かっています。