【使いやすさにこだわる】自社に最適なワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムには、稟議書のペーパーレス化、申請・承認業務の効率化・視覚化など、業務改善のためのメリットが数多くあります。様々な特徴や機能を備えたシステムがありますが、自社の組織規模や業務内容、システム環境などに合ったものを選ぶことが重要です。そこで、使い勝手にこだわったワークフローシステムの選び方のポイントを紹介します。

クラウドとオンプレミスを選べるワークフローシステムか

ワークフローシステムの導入では、ITリソースを全て自前で準備するか、他社が提供するものに依存するかによって、初期費用やランニングコスト、使用できる機能やセキュリティ対策などに違いがあります。クラウド、オンプレミスそれぞれにメリット、デメリットがあるため、組織の規模や業務内容、システム環境などに応じて自由に選択できるワークフローシステムを選ぶことが大切です。

既存Excelフォーマットがそのまま利用できるワークフローシステムか

Excelシートで作成した稟議書を活用できるワークフローシステムは少なくありません。しかし、なかにはシステムやプログラミングに関する知識が必要で、設定や新規作成に手間がかかるものもあります。従来の稟議書作成に大幅な変更を与えることなく、既存Excelフォーマットをそのまま利用できるかどうかは、ワークフローシステム選びの重要な条件のひとつといえるでしょう。

組織や帳簿などをExcelデータとして抽出できるワークフローシステムか

ワークフローシステムでは、面倒な設定や新規作成をしなくても既存のExcelシートを使用することができる場合もあります。また、それだけでなく、Excelデータとして、抽出、管理、反映ができるタイプであれば、他のシステムやソフトウェアとの連携によるデータの集計、二次利用も可能です。さらに、人事データをインポートできるタイプであれば、人事異動の前に有効期限を設定してスムーズな切り替えが可能となります。

組織編制の情報を事前に設定・一括変更できるワークフローシステムか

企業では定期異動や組織改編により、業務フローに大きな変更が必要となることがあります。しかし、ユーザー、役職、グループなどの新しい人事情報を業務フローに反映させるための事務処理は膨大なものです。組織編制情報を事前に編集、保存して有効期間を設定して一括変更できるワークフローシステムであれば、管理者の業務負担を軽減できるとともに業務の停滞を招くことなくスムーズな業務が可能となります。

ローカル・オフライン環境でも稟議書作成できるワークフローシステムか

オンラインのみに限定されたワークフローシステムは、常にサーバーやWebシステムへの接続環境が必要となります。稟議書の作成場所や接続環境が限定されるため、スムーズな申請・承認業務に支障が生じる可能性もあるといえるでしょう。ローカル・オフライン環境で稟議書を作成、保存してオンラインで送信できれば、効率的な処理ができるだけでなく誤送信や入力ミスを防ぐことにもつながります。

申請フローの途中で、書類の編集ができるワークフローシステムか

稟議書や各種申請書類は、申請後に入力ミスや追記に気づいても、承認者からの差し戻しを待って再度作成しなくてはならないため、時間も労力もかかります。申請フローの途中で自由に修正、追記などの編集ができるワークフローシステムであれば、ミスが減り申請・承認フローの停滞も招かないため、業務全体の効率化にもつながるといえるでしょう。

OSに依存せずシステム利用ができるワークフローシステムか

OSやブラウザが限定されているワークフローシステムは、パソコンだけでなくモバイル端末でも対応していなければシステムを利用することができません。逆に、OS、ブラウザ、機種を選ばないシステムであれば、スマホやタブレットを使って、外出先でも申請・承認業務を処理することが可能です。なかには、ExcelフォーマットをHTMLにドキュメント表示して、快適に操作することができるものもあります。

Excelを使用してスマホ申請・承認ができるワークフローシステムか

パソコンだけでなくスマホやタブレットなどのモバイル端末を使って稟議書の申請・承認業務ができるワークフローシステムは便利です。なかでも、Excelフォーマットのままメールの添付ファイルで申請・承認ができるシステムは、シンプルな操作性とスピーディな処理で業務の効率化を図ることができます。Webアプリケーション上で申請者、承認者ともに、業務フローの進捗状況を確認できることも魅力といえるでしょう。