クラウドとオンプレミスを選べるか

ワークフローシステムの導入では、オンプレミスとクラウドの2つのタイプから選択することになります。それぞれにメリット、デメリットがあるため、会社の組織の規模や業務内容、システム環境などによって適切に選ぶことが必要。そのためには、クラウド、オンプレミス、どちらでも選べるワークフローシステムであることが重要であるといえるでしょう。

ワークフローシステムにおける
クラウドとオンプレミスの違いとは

クラウドとオンプレミスのどちらかを選択する前に、それぞれにどんな違いがあるかを理解しておく必要があります。クラウドは、クラウドベンダーが提供するITリソースをネットワーク越しに利用するもので、利用料に応じた料金が発生します。サーバーやパッケージソフトを自社で保有する必要がないため、初期費用やメンテナンスの手間を抑えることが可能です。

一方、オンプレミスはサーバーなどのITリソースを自社内に設置して、自社管理運用をするもの。資産を保有しながらサービスを利用することができる反面、初期費用やメンテナンスの面で課題があります。

クラウドとオンプレミスそれぞれのメリットを知ろう

クラウド、オンプレミスは、それぞれにメリット、デメリットがあるため、どちらが最適であるかは一概に言えません。会社の規模やIT環境などによって適切に選択する必要があります。

クラウドは、自社で資産を購入、管理する必要がないため、初期費用を抑えることができ、運用やメンテナンスに手間がかかりません。その一方で、自社でハードウェアを直接管理できないため、カスタマイズが難しく利用できる機能に制限があります。

一方、オンプレミスは、自社で直接占有できることから、カスタマイズの自由度が高く、高機能で他のシステムとの連携が容易であるというメリットがあります。一方、初期費用や管理、新機能の導入やセキュリティ対策などの問題があるといえるでしょう。

クラウドとオンプレミスを選べる重要性を
社内の立場別に考える

管理側としてのメリット

ワークフローシステムの導入には、コストをいかに抑えるかも重要な条件となります。オンプレミスはITリソースを自社で全て準備しなければならないため、そのための初期費用が必要です。一方、Web上でリソースを起動できるクラウドは、データ利用料のみで活用が可能。

ただし、使用できる機能や他システムとの連携、メンテナンスなどの問題もあるため、会社の実情に合わせて自由に選べることが大切です。また、オンプレミスはセキュリティ対策を自前で行わなければなりませんが、クラウドでは一般的なセキュリティ機能は基本機能として搭載されています。

しかし、オンプレミスならより高度なセキュリティ対策を講じることも可能。やはり、会社や業務内容に合わせて選択できることが大切といえるでしょう。

申請側としてのメリット

オンプレミスのワークフローシステムは、1から自社で構築する方式なので、システムを柔軟にカスタマイズすることが可能。多くの申請書フォームやサンプルなどを参考にしながら、組織や業務内容に合ったオリジナルの書式を作成することが可能。

また、複雑な承認経路の設定も簡単にできます。一方、クラウドは初期設定や運用開始に時間がかからないため、すぐに申請処理をスタートすることが可能。ネット環境があれば、スマホやタブレットなどのモバイル端末から申請業務を処理することができるため、場所や時間を選ばないというメリットがあります。

承認側としてのメリット

オンプレミスは、システムに接続可能な自社のLAN・WAN環境内に限定されるため、社内で申請依頼を確認できる状況であれば、承認処理が可能です。

一方、クラウドは、ネット環境があれば、時間や場所を問わずいつでも承認処理ができるため、承認・決裁業務の停滞を回避することが可能。通知や一括処理など、外出先で効率的に処理するためのアシスト機能も充実しています。

ただし、機密内容や個人情報を取り扱うことが多い企業であれば、より高度なセキュリティ対策のため、オンプレミスでの承認処理が望ましいでしょう。

Excel稟議書の問題解決に クラウドとオンプレミスを選べるワークフローシステム3選
様々な申請環境を想定して
機能の設定ができる
ワークフローEX
イメージ
引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)

ExcelやWord、PDFの文書ファイルをそのまま稟議書として活用できるワークフローEX。会社の規模に合わせたクラウド・オンプレイミスの選択はもちろん、オフライン環境での稟議作成など、業務シーンに合わせたシステム構築が可能です。

手軽なフォーマット機能で
800種類以上の帳簿作成が可能
X-point Cloud
X-point Cloudのキャプチャ
引用元:X-point Cloud公式サイト(https://www.atled.jp/xpoint_cloud/)

同社製品である大企業向けの「AgileWorks」と異なり、小規模なワークフローシステム構築のためにつくられたのが「X-point Cloud」です。場合によっては800種類以上の帳票作成にも対応しているなど、幅広いシーンで使用できます。

簡易版から本格ワークフロー
まで幅広く対応
楽々WorkflowII
楽々WorkflowIIのキャプチャ
引用元:楽々WorkflowII公式サイト(https://www.sei-info.co.jp/workflow/)

組織の規模によって最適なシステムが選択できるワークフローシステムの1つです。根回しや条件分岐といった、日本独特の商習慣に合った設定にできるなど、自社で必要な機能を柔軟に選択できます。

より自社に最適なワークフローシステムを選ぶ

初期費用が安価で気軽に導入ができ、柔軟性が高くメンテナンスもお任せのクラウド。サーバーなどのITリソースを自社内に設置することで、処理速度やセキュリティの面で優れたオンプレミス。会社規模や使用するシーンによって選択できるシステムであれば、機能面で希望する条件を満たしているのに、導入形式が合わないといった問題が発生しません。

ただ、当然ながらクラウドとオンプレミスが選べるかは、ワークフローシステムを決定する要素の1つに過ぎません。まず先に希望する機能を検討した上で、最終判断時に考えるべきポイントです。

例えば、Excel稟議書を使用している企業がワークフローシステムを選択するためには、他にも7項目のチェックポイントがあります。総合的な視点から見ておすすめしたいワークフローシステムを掲載していますので、ぜひ参考にしてください。