組織や帳簿などをExcelデータとして抽出できるか

Excelシートの活用だけでなくデータそのものを抽出し、Excelデータとしてそのまま反映できるワークフローシステムはそれほど多くありません。組織や帳簿などをExcelデータとして様々な形で反映できれば、データの再利用やスムーズな人事異動が可能となります。

使いやすいワークフローシステムの条件に
Excelデータとして抽出できるかが重要なのか

抽出したデータの抽出、管理だけでなくそのままExcelに反映

電子化された稟議書や帳簿などは、紙帳票のようにファイリングやかさばる保管に悩まされることはありません。また、Excelとしてワークフローシステムに反映できるだけでなく、抽出したデータを管理しながらそのままExcelに反映することができる機能を備えていれば、様々な業務負担を軽減することにつながります。

蓄積された申請・承認データを他のシステムと連携することで、回収、集計することができるため、分析や二次活用にも便利です。Excelそのままに反映されるため、CSVやターンテーブルのデータとして活用することも可能となります。

人事データにインポートすることでデータ管理、修復もできる

ワークフローシステムは、稟議書の電子化で事務負担を軽減できるだけでなく、組織編制の際にも機能を発揮することができます。定期的な人事異動や組織改編などで役職や担当部署が変わる場合、手作業で再設定をするためには相当な時間と労力が必要です。

しかし、組織情報をExcelデータとして抽出することができれば、新体制の準備も迅速に行うことができます。また、データ管理、修復も手を煩わすことなく行うことが可能です。人事情報をCVSからインポートし、有効期間を事前に設定すれば、節目を迎えても滞りなく業務をスタートすることができるでしょう。

Excelデータとして抽出できる重要性を
社内の立場別に考える

管理側としてのメリット

ワークフローシステムでは、申請・承認データは紐付きの関係書類データや人事データなどと関連付けて保存することが可能です。Excelデータとして抽出が可能なシステムであれば、サーバーサイドでCSVファイルへの出力やデータベース化した保存が可能。後で外のシステムに受け渡すことも可能となります。

人事データをCSVファイルからインポートすることができるため、スムーズな人事異動をサポート。組織変更などの事前設定が可能なため、定期異動や急な退職などの際に慌てる必要がありません。

申請側としてのメリット

申請者が作成した申請・承認データはExcelシートのデータからCSV変換することで、他のシステムとの連携が可能となり、集計、分析をすることができます。帳票の内容はDBデータ連携アダプタを使って、帳票データテーブルの1レコードとして追記することができるため、迅速な処理が可能です。

CSV形式のファイルに変換されたデータは、経費や交通費などのデータの集計のサポートもしてくれます。既存のグループウェアとの連携も可能となるので、1つのデータを何通りに活用することが可能です。

承認側としてのメリット

承認済みのデータも他のシステムとの連携により集計が可能となります。蓄積されたデータに条件を設定して、Excelデータの内容をCSVで回収したり、出力したりすることも可能です。追記処理が可能なワークフローシステムであれば、帳票内容で同じレコードの更新もできます。

また、所属部署内の情報はひとつの塊のセットとして、複数管理することができ、部署内の切り替え時に並行運用することにも対応できます。

Excel稟議書の問題解決に 組織や帳簿などをExcelデータとして抽出できる3選
Excelとの互換性に優れた
ワークフローシステム
ワークフローEX
イメージ
引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)

Excelファイルをそのまま稟議書として活用できるワークフローEX。組織編制などをCSVデータとしてインポート・エクスポートできるなど、Excelとの互換性という点では、一つ頭が飛び抜けているシステムです。

決裁後の帳票は自動で
PDF・CSV化して格納
AgileWorks
AgileWorksのキャプチャ
引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)

大規模企業向けのワークフローシステム「AgileWorks」。決裁後の帳票はPDF化/CSV化され、指定のストレージに自動保存されるなど、大量の書類管理の手間のかからない使用になっています。

構成やメンテナンスが
シンプルで使いやすい
Create!Webフロー
Create!Webフローのキャプチャ
引用元:Create!Webフロー公式サイト(https://www.createwebflow.jp/)

構成やメンテナンスがシンプルなCreate!Webフローは、決裁後のデータ保存もシンプル。申請書はPDF・CSV形式での出力が可能で、さらに印影表示や日付印の設定などにも対応しています、。

ワークフローシステム導入後の
利便性を意識した選択をするには

組織や帳簿などをExcelデータとして活用できるワークフローシステムの存在は、人事や経理など管理側の負担軽減に欠かせない機能です。特に組織図をExcelデータ(CSV形式)として保存しておけば、世代ごとの組織図を簡単に管理できるため、元の組織に戻る、何世代前のデータを反映させたいといった場合にも便利です。

単純な業務の電子化だけでなく、ワークフローシステムを最大限に活用し、様々なシーンでの業務効率化に繋げるためには、多角的な機能の見極めが必要となります。当サイトが提唱する「ストレスフリーな移行を実現する8項目」の内、自社に必ず必要な機能はどれか検討をした上で、導入を進めるようにしてください。