申請フローの途中で、書類の編集ができるか

書類の申請後に修正や追記が必要であることがわかっても、差し戻しが必要となり手間がかかることが少なくありません。申請フローの途中で編集、追記などができるワークフローシステムは、業務フローの停滞を最小限にとどめることが可能となります。

使いやすいワークフローシステムの条件に
申請途中で書類編集できるかが重要なのか

誤った申請書を差し戻す必要がなくなる

せっかく申請書を作成したのに、入力内容に誤りや内容項目の追加が生じた際には最終決裁直前であっても申請者に差し戻しされることになります。途中編集に対応していないワークフローシステムであれば、承認ルートに乗せた直後にミスに気付いても差し戻しされるまで無駄な時間を過ごすことになってしまうでしょう。

申請フローの途中で書類の訂正、追記ができれば承認ルートから外れることなく、そのまま処理を継続することが可能です。申請者だけでなく、承認者にとっても無駄な処理をカットしてくれるため、業務の遅滞が生じにくくなります。

オフラインでの編集、修正、追記が可能となる

申請フローの途中でオフライン編集、修正、追記ができるワークフローシステムもあります。オフラインでのチェックアウト、チェックインが可能であれば、承認ルートから一度離れて稟議書を修正、追記した後に、チェックアウトした時点に戻って承認フローに回すことが可能です。

承認者には一時待機してもらうことにはなりますが、誤りのチェックや差し戻しの手間を省くことができるため、迷惑をかけずに済みます。また、管理者も申請・承認の差し戻しでシステムに負担をかけたり、業務指導を行ったりする手間を省くことができるでしょう。

申請途中で書類編集できる重要性を
社内の立場別に考える

管理側としてのメリット

ワークフローシステムは、ひとつの稟議書に「いつ、誰が、どのような関わり方をしたのか」を可視化することができます。管理側はシステムの適正な利用とともに、不正や社内規定に則っていない決裁処理などを簡単に発見することが可能です。

申請フローの途中で、申請者により書類の編集、修正などができれば、管理者の最終確認の段階において、事務処理負担を軽減することにもつながります。また、どのような内容で編集、追記などが行われたかも把握できることにより、社内業務改善にもつながるでしょう。

申請側としてのメリット

ワークフローシステムでは、申請フォームを新規に作成しなくても過去のデータを再利用して同様の書類を起案・申請することができます。マニュアル化・システム化された稟議書の作成はシンプルで作業負担を軽減するものですが、その一方で慣れによるミスや追記項目の見逃しなども生じることもあるでしょう。

申請途中でも書類の編集ができれば、差し戻しを待つことなく申請・承認業務を遅滞なく進めることが可能となります。

承認側としてのメリット

承認者は申請書の内容に誤りがないか、チェック役を担っています。入力ミスや記入項目の誤りが見つかれば、申請者に差し戻し、引き戻しをしなければなりません。承認処理だけでも負担になるため、差し戻しが多数発生すると他の業務へも影響を与えかねません。

オフラインで自由にチェックアウト、チェックインしてドキュメントを編集できるワークフローシステムであれば、承認前のチェックに時間がかからないだけでなく、コメントのみで修正を依頼し、差し戻しなく継続した承認処理を行うことができます。

Excel稟議書の問題解決に 申請フローの途中で、書類の編集ができる3選
Excelの稟議書と
同じ感覚で使用ができる
ワークフローEX
イメージ
引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)

Excelファイルをそのまま稟議書として活用できるワークフローEX。Excelで作成した紙の稟議書の使用感をそのままに、システム上で申請・承認ができるため、システム導入による社員の負担が軽減できます。

大規模企業ならではの
煩わしいフローを削減
AgileWorks
AgileWorksのキャプチャ
引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)

大規模企業向けのワークフローシステム「AgileWorks」。旧態依然の傾向が強い大企業の経理関連の負担を軽減させるための配慮がなされています。社内業務のフローを全て可視化できるため、ミスや不正防止にもつながります。

小規模向けシステムならではの
使い勝手の良さ
X-point Cloud
X-point Cloudのキャプチャ
引用元:X-point Cloud公式サイト(https://www.atled.jp/xpoint_cloud/)

同社製品である「AgileWorks」に対し、小規模なワークフローシステム構築に向いている「X-point Cloud」。小規模向けだからこそ、シンプルでストレスフリーな活用ができる工夫がされています。

紙の稟議書と同じ感覚で使用できる
ワークフローシステムを選ぶ

紙の稟議書の承認を行う際、小さなミスや注意書きの追加など、それぞれの立ち位置から行うことは少なくなかったでしょう。ワークフローシステムでも、以前の稟議書の承認と同様の利便性がなければ、申請側・承認側の不満につながりかねません。「ワークフローシステムを使用すると手間がかかる」と感じさせないためにも、こういった機能が搭載されたワークフローシステムを選ぶ必要があるといえます。

ワークフローシステムに限らず、社内に新しいシステムを導入する際の大きな問題点の1つが、大きなフロー変更によって依然とはことなる対応を強いられる社員のストレス、それにより膨れ上がる不満です。できる限りストレスフリーなシステム導入を目指すために、チェックすべき項目を洗い出すようにしてください。