既存Excelフォーマットがそのまま利用できるか

稟議書は種類によりテンプレート化されていることも多く、Excelフォーマットが主流です。Excelを活用できるワークフローシステムは少なくありませんが、その全てで既存のフォーマットをそのまま活用できるわけではありません。面倒な設定や新規作成なしで、既存のExcelフォーマットをそのまま利用できるかどうかは、使いやすいワークフローシステムの重要な条件となります。

使いやすいワークフローシステムの条件に
既存Excelを利用できるかが重要なのか

ワークフローシステムに合わせて変更する必要がない

稟議書には、物品購入申請書や経費報告書など、金額を記入することが多いため自動計算機能があるExcelシートをテンプレートとしていることが少なくありません。

Excelを活用できるワークフローシステムは数多くありますが、システムに限定されたフォーマットのみ、あるいはシステムの互換性を整えたうえでのみ使用できるタイプがあります。このような場合は、システムやプログラミング言語などを理解しておく必要があるため、ワークフローシステムの導入と同時に担当者に混乱を与えてしまうとともに、稟議書作成に時間がかかってしまう可能性もあるでしょう。

既存のExcelフォーマットがそのまま利用できれば、システムに合わせた大幅な変更をせずに済みます。

使い慣れたExcelシートをそのまま電子化できる

既存Excelフォーマットをそのまま利用できれば、使い慣れたExcelシートで作成した稟議書を電子化することで、ペーパーレス化が可能となりコスト削減にもつながります。面倒な設定が必要ないだけでなく、新規に申請書フォーマットを作成する手間も省けるため、担当者の業務負担も軽減できるでしょう。

さらに、承認・決裁業務もWeb上で従来に大幅な変更もなく処理できるため、決裁処理が停滞することを防ぐことにもつながります。申請項目の修正も簡単にできるため、自社の業務内容に合ったオリジナルフォーマットもスピーディに作成可能です。

既存Excelを利用できる重要性を
社内の立場別に考える

管理側としてのメリット

従来のExcelフォーマットをそのまま活用できるため、パソコンやプログラミングに精通していない人でも簡単に稟議文書をワークフローにのせることができます。慣れ親しんだ方法なので、ワークフローシステム導入後に混乱が生じることはなく、業務の効率化を図ることが可能です。

機能によっては、ドキュメントビューワーを導入することで、スマホやタブレットなどからの申請もできるようになります。任意のデータを任意のセルに設定することで、申請シートへのデータ引用が可能となる場合もあるでしょう。

申請側としてのメリット

従来のExcelフォーマットをそのまま活用できるため、パソコンやプログラミングに精通していない人でも簡単に稟議文書をワークフローにのせることができます。慣れ親しんだ方法なので、ワークフローシステム導入後に混乱が生じることはなく、業務の効率化を図ることが可能です。

機能によっては、ドキュメントビューワーを導入することで、スマホやタブレットなどからの申請もできるようになります。任意のデータを任意のセルに設定することで、申請シートへのデータ引用が可能となる場合もあるでしょう。

承認側としてのメリット

従来使い慣れているExcelファイルの稟議書に、電子捺印によって承認することが可能となります。紙帳票では1枚、1枚捺印が必要でしたが、その手間も省くことができるとともにペーパーレス化が可能。

また、Excelシートの会陰偽書をHTMLで表示しながら、セル値の設定をする機能を活用することもできます。Excelがインストールされていないスマホやタブレットでも承認処理ができるため、時間や場所を選ぶことなく承認・決裁業務を行うことができます。

Excel稟議書の問題解決に 既存Excelフォーマットがそのまま利用できる2選
様々な申請環境を想定して
機能の設定ができる
ワークフローEX
イメージ
引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)

ExcelやWord、PDFの文書ファイルをそのまま稟議書として活用できるワークフローEX。会社の規模に合わせたクラウド・オンプレイミスの選択はもちろん、オフライン環境での稟議作成など、業務シーンに合わせたシステム構築が可能です。

ExcelをWeb化することなく
そのまま活用
羅針盤ワークフロー
羅針盤ワークフローのキャプチャ
引用元:羅針盤ワークフロー公式サイト(https://products.system-exe.co.jp/product/exex/cps/workflow/)

Excelをベースとして申請やフォームの追加、編集まで対応ができます。承認側も個人だけでなく、グループによる承認機能を備えており、コメント入力や代理承認もも可能です。

Excel稟議書からの移行を
よりスムーズにするには

既存のExcelフォーマットをそのまま使用できるシステムは、申請側・承認側・管理側すべての視点から見て、導入ストレスを緩和させる大きなポイントだといっても過言ではありません。様々な形式のExcel稟議フォーマットを使用しているのならば、この機能を重要視して問題ないでしょう。

上記の機能を兼ね備えた上で、より使いやすさ・スムーズなシステムへの移行を考えたワークフローシステム選びのためには、組織や帳簿などをExcelデータとして抽出できるか、OSに依存せずシステム利用ができるかなど、多角的に判断する必要があります。

Excel稟議書からのワークフローシステム導入のために押さえておきたい8つの項目を、各システムに照らし合わせた結果を掲載していますので、ぜひ参考にしてください。