ローカル・オフライン環境でも稟議作成できるか

オンラインのみでしか使用できないワークフローシステムでは、稟議書を作成できる環境が限定されるため業務に負担が生じることがあります。ローカル・オフライン環境で稟議書の申請・承認ができるワークフローシステムであれば、場所や接続環境を選ぶことなく、スムーズな処理が可能となります。

使いやすいワークフローシステムの条件に
ローカル環境で稟議作成できるかが重要なのか

業務環境に限定されずに稟議書を作成できる

稟議書作成がサーバーやWebとの接続を必須としている場合、その環境が整っていなければ業務を処理することができません。担当者は1日中デスクから離れられない状況となり、稟議書作成のみに集中しなければならなくなります。

オフラインやローカルネットワークで作成できれば、他の業務と並行しながら処理することも可能です。外出先で隙間時間を使って作成した稟議書をオンラインにした際に送信することもできます。稟議書を作成する場所や時間が限定されないため、業務残帯の効率が上がるでしょう。

個人情報や機密情報などの誤送信を防ぐことができる

Webブラウザやサーバーに常につながった状態で稟議書を作成することはスピーディな申請業務ができる反面、作成途中の下書き申請書を誤って送信する可能性もあるといえます。書類のなかには個人情報や機密情報も含まれているため、誤送信による情報漏洩のリスクも考えられるでしょう。

オフライン作業ができるワークフローシステムであれば、オフラインで正確な稟議書を作成したことを確認したうえで、オンラインで送信することが可能です。円滑な稟議申請作業をミスや情報漏洩リスクを回避しながら行うことができます。

ローカル環境でも稟議作成できる重要性を
社内の立場別に考える

管理側としてのメリット

申請、承認ともにオフラインで対応可能であれば、チェックアウト、チェックイン機能を使って、オフラインでも申請・承認ドキュメントの操作が可能となります。社外であっても、通信環境が整っていなくても業務を処理することができるため、業務全体の効率化を図ることが可能です。

また、オンライン、オフラインの切り替えや規定を管理者側で設定する必要もないため、メンテナンスの負担を軽減することも可能です。誤送信のリスクも軽減できることから、セキュリティ対策にもつながるでしょう。

申請側としてのメリット

ローカル・オフライン環境で稟議作成が可能となることは、申請者にとって最も大きなメリットとなります。常にWebシステムやサーバーにつなげていなければ申請書が作成できない状況では、いつでもどこでも申請書を作成することができません。サーバー接続が常に必要であれば、デスクから離れられなくなります。

また、モバイル端末に対応しているワークフローシステムであっても、接続状況が良くなければスムーズな作成、申請も難しくなるでしょう。オフライン対応なら、起案書を入力して保存しておき、オンライン状態にした際にまとめて送信することも可能です。

承認側としてのメリット

ワークフローシステムのなかには、モバイル端末に対応しているため外部からでも承認処理ができるものもあります。

しかし、それには申請者からの稟議書が上がってくる必要があり、申請者の作業環境が原因で申請が遅れれば、それだけ承認業務も停滞することになるでしょう。ローカル・オフライン環境でも稟議書作成ができれば、承認依頼もスムーズに行われるため、申請書が溜まってしまうリスクを回避することができます。

また、システムによっては承認ドキュメントをチェックアウトし、オフラインで編集後にチェックインして復帰、回付処理することも可能です。

Excel稟議書の問題解決に ローカル・オフライン環境でも稟議作成ができる3選
Excelの稟議書と
同じ感覚で使用ができる
ワークフローEX
イメージ
引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)

Excelファイルをそのまま稟議書として活用できるワークフローEX。Excelで作成した紙の稟議書の使用感をそのままに、システム上で申請・承認ができるため、システム導入による社員の負担が軽減できます。

大規模企業ならではの
煩わしいフローを削減
AgileWorks
AgileWorksのキャプチャ
引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)

大規模企業向けのワークフローシステム「AgileWorks」。旧態依然の傾向が強い大企業の経理関連の負担を軽減させるための配慮がなされています。社内業務のフローを全て可視化できるため、ミスや不正防止にもつながります。

小規模向けシステムならではの
使い勝手の良さ
X-point Cloud
X-point Cloudのキャプチャ
引用元:X-point Cloud公式サイト(https://www.atled.jp/xpoint_cloud/)

同社製品である「AgileWorks」に対し、小規模なワークフローシステム構築に向いている「X-point Cloud」。小規模向けだからこそ、シンプルでストレスフリーな活用ができる工夫がされています。

使用環境を想定した
ワークフローシステムの選択

ワークフローシステムのローカル・オフライン環境での使用は、社員の出張が多い、店舗や工事現場など様々なシーンでの稟議作成が必要といった、様々な環境で稟議作成を行う可能性がある企業の助けになる機能です。どのような立場の社員が、どのような環境で、どういったタイミングで稟議書の申請を行うか、ワークフローシステムの導入前に想定しておくべきだといえます。

これに限らず、自社に最適なワークフローシステムを選ぶ際には、申請側・承認側・管理側、それぞれの使用シーンを想定し、各機能の要不要を洗い出すことが不可欠です。単純なスペックではなく、使用の際に関わってくる機能面を知ることで、ワークフローシステム選びのヒントとなります。

当サイトではストレスフリーな移行を実現する8つの機能を解説し、それぞれの条件を満たしているワークフローシステムをピックアップしています。ぜひ参考にしてください。