Excelを使用してモバイル申請・承認ができるか

ワークフローシステムのなかには、スマホなどで稟議書の申請ができるタイプもあります。なかでもExcelフォーマットのままモバイル申請・承認できるタイプは、メールソフトと同様のシンプルな操作でスピーディな処理がどこでも可能です。

使いやすいワークフローシステムの条件に
Excelでのモバイル申請・承認が重要なのか

使い慣れたFAX、メールの稟議を踏襲できる

支店や営業所などの拠点を多く展開している企業では、離れた拠点と稟議書の処理を行う際、FAXやメールを使って行うことがほとんどです。持ち回りや郵送の手間は省くことができますが、決裁処理までに時間がかかるだけでなく、紛失や情報漏れのリスクも考えられます。

モバイル端末を活用してExcelファイルで申請が行えるワークフローシステムは、使い慣れたメール機能を活用するためシステム移行を行っても、現場に混乱が起きません。メールの送受信のみで完結するため、各拠点にシステムを導入するための初期費用を省くことも可能です。

Excelフォーマットを変えることなくメール申請・承認できる

モバイル申請・承認ができる機能を持つワークフローシステムであっても、新たにアプリケーションをダウンロードしたり、新規書式作成が必要であったりすると業務負担が増します。

Excelフォーマットをそのまま使用してモバイル申請・承認できるシステムであれば、使い慣れたExcel形式を変更することなく、ビューワー機能で表示することが可能です。メールには関係書類の添付をすることもでき、ロックをかけたZIPファイル設定もできるため、セキュリティ対策も万全です。

メールソフト、Excelともに担当者が使い慣れているため、社内に浸透しやすいというメリットもあります。

Excelでのモバイル申請・承認の重要性を
社内の立場別に考える

管理側としてのメリット

モバイル端末でメールを使った申請・承認業務となるため、システムの導入やメンテナンス面での費用や手間を省くことができます。管理者側のサーバーでは、申請・承認メールの受信が可能であるとともに、ビューワー機能を稼働することも可能。

また、データは一元管理することができ、ワークフロー全体の制御も行えます。メールに添付するファイルにはロックをかけることができるため、個人情報のやりとりがあっても情報が洩れる心配もないでしょう。

申請側としてのメリット

メールソフトを使用するのと同様の感覚で申請業務を行うことができます。依頼メールや修正依頼などもビューワーで一覧表示をして確認することが可能です。使い慣れているExcelフォーマットで申請書をメール送信した後は、申請完了メールを受信することで確認できます。

また、最終承認時には承認完了通知を受信できるため、一連の処理を出張先で全て終えることも可能です。モバイル端末からでも、Webアプリケーションを通じて申請の進捗状況を確認することもできます。

承認側としてのメリット

メールチェックは普段から行っている習慣のようなものであり、何の抵抗もなく申請者からの承認依頼メールを確認することができます。モバイル端末を持ち歩いていれば、長期出張中であっても承認業務が遅滞することはありません。メールを受信したら添付ファイルを開いて申請内容を確認するだけ。見慣れたExcelフォーマットなのでチェックも容易にできます。件名に差し戻しを追記してメール送信すれば、修正依頼も可能です。

Excel稟議書の問題解決に Excelを使用してモバイル申請ができるシステム
様々な申請環境を想定して
機能の設定ができる
ワークフローEX
イメージ
引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)

外出先や出張先からでもリアルタイムに承認業務を処理することが可能。最終承認がなされた文書には、受領完了メールが自動的に配信されるため、個別に完了の連絡を行う必要もありません。