組織編制の情報を事前に設定・一括変更できるか

組織改編や人事異動は業務フローに大きな変更をもたらします。ワークフローシステムは人事情報と密接な関係があることから、組織改編の影響を強く受けるシステムです。そのため、ユーザーや役職、グループ情報などを基に組織編制の事前設定や一括変更ができるシステムであれば、管理者の事務処理の負担を軽減しながら、迅速で効率的な業務フローの変更が可能となります。

使いやすいワークフローシステムの条件に
組織編制を事前に設定できるかが重要なのか

業務に停滞や空白の期間を生じることがない

組織改編や定期異動などにより組織に変更が生じる際には、業務フローを変更しなくてはならないため場合によっては数日間メンテナンスのためワークグローシステムが使用できないこともあります。その場合、業務に数日間の空白期間が生じるため、業務に大きな支障を与える可能性もあるでしょう。

組織編制情報を事前に設定、一括変換ができるワークフローシステムであれば、空白の期間を生じることもなく、業務が停滞せずに済みます。また、管理者側が膨大な時間と労力をかけて変更作業をする必要もないため、業務負担の軽減にもつながるでしょう。

管理者の業務負担を大幅に削減することができる

ワークフローシステムは人事情報と密接な関係であることから、組織改編の影響を大きく受けます。組織改編や人事異動の際には業務フローの変更が必ず生じるため、人事情報に合わせてユーザー、役職、部署ごとに変更設定をすることは管理者側にとってとても大きな負担です。

事前にデータを編集、保存することができれば、有効期間を設けたうえで一括変更することが可能。新体制初日から業務フローを自動的に切り替えることができすぐに業務をスタートすることができます。役職やグループにかかわらず、申請・承認業務があらかじめ設定された承認経路に則って行われるため、各担当者が混乱することもないでしょう。

組織編制を事前に設定できる重要性を
社内の立場別に考える

管理側としてのメリット

組織改編時に新しい組織図に沿ったユーザー登録、役職、グループ作成などが事前に設定できたり、一括変更できたりすることで、空白の時間を生むことなく迅速に新体制の業務をスタートすることができます。

大規模な組織の設定もカスタマイズなしで対応できるワークフローシステムであれば、管理者に負担を強いることなく申請・承認フローを最適化することができるでしょう。人事システムと連携できるタイプであれば、組織の構造、ユーザーの所属に有効期間を設定しながらスムーズな人事異動を可能としてくれます。

申請側としてのメリット

人事異動や組織改編により、部署や役職が変わっても自ら面倒な設定や新規申請書フォームの作成をすることなく、すぐに業務をスタートすることができます。

新しい組織に即した申請・承認フローが、自動的に設定されているため、担当が変わった部署であっても、複雑な条件設定で新規に承認ルートを設定する必要もありません。これまでとほとんど変わらない業務量で申請業務を行うことができるため、新しく決まった主たる業務に専念することが可能となります。

承認側としてのメリット

組織編制の情報の事前設定、一括変更に対応するワークフローシステムであれば、人事データとなる部署、役職、ユーザー、グループ、および所属部署情報はCSVファイルからそれぞれインポート可能なので、承認者として新規設定する必要がありません。

新体制に必要となる適切な承認ルートも自動的に設定されているため、昇格により初めて承認者となった人でも抵抗なく、承認・決裁業務を行うことができるでしょう。複数の部署、役職を持つ兼務の設定が可能なシステムもあり、複雑な設定なしに承認業務を行うことが可能です。

Excel稟議書の問題解決に 組織編制の情報を事前に設定・一括変更できる3選
組織編制を何代にも渡って
保存・管理できる
ワークフローEX
イメージ
引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)

Excelファイルをそのまま稟議書として活用できるワークフローEXは、組織編制のデータもCSVデータとしてインポート・エクスポート可能です。世代ごとの情報を外部環境で保存・管理できるため、以前の組織表に戻す、一括で変更するといった対応ができます。

個人業務の変更から大規模な
組織改編まで対応
AgileWorks
AgileWorksのキャプチャ
引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)

大規模企業向けのワークフローシステムとして知られる「AgileWorks」。世代管理された組織情報により、個人単位から大規模な組織改編まで対応が可能です。さらに、人事システムとの連携も可能なため、人材の動き・評価・ワークフローの動きを一括管理できます。

根回しや条件分岐などの
細かな設定が得意
楽々WorkflowII
楽々WorkflowIIのキャプチャ
引用元:楽々WorkflowII公式サイト(https://www.sei-info.co.jp/workflow/)

組織の規模によって最適なシステムが選択できる「楽々WorkflowII」。組織編制の情報を事前に設定でき、さらに根回しや条件分岐などの設定に注力したシステムとなっているため、複雑な稟議フローの設定が求められる企業に適しています。

業務にタイムロスを発生させない
ワークフローシステムを選ぶ

組織編制の事前処理、もしくは一括での反映ができないワークフローシステムを導入してしまうと、業務に大きなタイムロスを発生させてしまいます。費用が安いシンプルなワークフローシステムを安易に選んでしまうと、後々になってから扱いにくさが発覚する可能性があるのです。

実際にワークフローシステムを導入した企業が、どういったポイントに利便性を感じているのかは、選定時にしっかりと確認しておくべき事項です。特に現段階では比較検討の項目として挙がっていなかった機能が、どのように業務へ貢献しているのかは、知識として持っておいたほうがいいでしょう。

このサイトではそういった見落としがちだけれども、使いやすさのために実は重要な項目で各ワークフローシステムを比較しています。導入のための参考になれば幸いです。