OSに依存せずシステム利用ができるか

専用アプリやOS、ブラウザが限定されていると、PCによってはワークフローシステムが利用できないこともあります。OSやモバイル機器など、機種を選ばないワークフローシステムは、いつでも、どこでも申請・承認処理ができて便利です。

使いやすいワークフローシステムの条件に
OSに依存せずシステム利用が重要なのか

OS、ブラウザを選ばずに申請・承認業務が可能となる

OSに依存しないワークフローシステムであれば、独自のビューワーを活用することで、Windows、iOSやAndroidなどさまざまなPCやタブレット端末から申請、承認、回覧作業を行うことができます。Webブラウザも限定されていないため、初期設定をすることなく簡単に使用することが可能です。

専用アプリやOS、ブラウザなどに縛られることがないため、申請者、承認者ともにいつでも、どこでも申請・承認業務を処理することができます。申請待ち、承認待ちなどで業務フローが停滞することがないため、業務全体の効率化・迅速化を図ることができるでしょう。

メールを活用した申請・承認業務ができる

OSやブラウザに限定されないワークフローシステムは、独自のビューワーでExcelシートをそのまま活用できるだけでなく、メールによる業務処理も可能となります。使い慣れているメールの送受信だけで申請や承認の業務を処理することができるため、誰でも使いこなせます。

メールソフトや添付ファイルが扱える環境であれば、パソコンだけでなくモバイル端末からの申請、承認も可能です。ビューワー機能を活用すれば、申請者、承認者ともに承認フローの進捗状態を確認することもできます。承認者は承認だけでなく差し戻しも行えるため、臨機応変で適正な対応が可能となります。

OSに依存せずシステム利用の重要性を
社内の立場別に考える

管理側としてのメリット

専用のアプリケーションソフトやOS、システム環境に限定されていないため、初期費用を大幅に抑えることが可能です。OSや使用できる機種が限定されていると、メンテナンスやバージョンアップの対応にも費用や手間がかかります。

また、サーバーサイドで申請・承認の情報を権限を通して処理、一元管理することも可能。パスワード付きのファイルで保護することができれば、情報漏洩を防ぐこともできます。さらに、Excelドキュメントとして蓄積されたデータは出力したり、他の業務システムと連携したりすることも可能です。

申請側としてのメリット

OSやブラウザが限定されないワークフローシステムでは、独自のビューワーを活用することで日頃から使い慣れているExcelをHTMLでドキュメント表示することが可能です。

スマホやタブレットなどのモバイル端末にExcelがインストールされていなくても、内容の参照、編集ができるため、どこでも申請業務を処理することができます。Microsoft EdgeやInternet Explorer、Chromeなど、様々なブラウザに対応しているため、システム環境を気にする必要もありません。

承認側としてのメリット

OSに依存しないワークフローシステムなら、タブレット決済を導入することにより、iPadなどのタブレット端末から承認・決裁業務を行うことができます。

WindowsやAndroidなど、OSを選ばないため、どこでも稟議書の承認状態を確認、そのまま承認処理を行うことが可能です。出張が多くいつもタブレット端末しか持ち歩かないという承認者であっても、リアルタイムで稟議書の確認、決裁が可能となります。

機能によってはドキュメントビューワーを混在させることで、オフィスの中と外で使い分けることも可能です。

Excel稟議書の問題解決に OSに依存せずシステム利用ができる3選
Excelの稟議書と
同じ感覚で使用ができる
ワークフローEX
イメージ
引用元:ワークフローEX公式サイト(https://www.workflow-ex.jp/)

Excelファイルをそのまま稟議書として活用できるワークフローEX。Excelで作成した紙の稟議書の使用感をそのままに、システム上で申請・承認ができるため、システム導入による社員の負担が軽減できます。

大規模企業ならではの
煩わしいフローを削減
AgileWorks
AgileWorksのキャプチャ
引用元:AgileWorks公式サイト(https://www.atled.jp/agileworks/)

大規模企業向けのワークフローシステム「AgileWorks」。旧態依然の傾向が強い大企業の経理関連の負担を軽減させるための配慮がなされています。社内業務のフローを全て可視化できるため、ミスや不正防止にもつながります。

小規模向けシステムならではの
使い勝手の良さ
X-point Cloud
X-point Cloudのキャプチャ
引用元:X-point Cloud公式サイト(https://www.atled.jp/xpoint_cloud/)

同社製品である「AgileWorks」に対し、小規模なワークフローシステム構築に向いている「X-point Cloud」。小規模向けだからこそ、シンプルでストレスフリーな活用ができる工夫がされています。